Parhaiten menestyvät yritykset ovat joustavia ja valmiita mukautumaan muuttuviin tilanteisiin. Samat kriteerit paljastavat, millainen on hyvä sähköisen taloushallinnon ohjelmisto.

Tämä opas auttaa sinua tunnistamaan oman yrityksesi taloushallinnon tarpeet ja kartoittamaan parhaat vaihtoehdot lukuisten taloushallinnon ohjelmien joukosta. Ensin saat tietää ohjelmistojen tyypillisimmistä eroista. Sen jälkeen pureudutaan itse ostoprojektiin tarkemmin. Tämä opas sopii erityisen hyvin PK-yritykselle, mutta sen vinkeistä on varmasti hyötyä jokaiselle järjestelmän hankintaa tai vaihtoa harkitsevalle.

Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin: 

1. Ominaisuuksien vertailu: Sähköisten taloushallinto-ohjelmistojen erot

  • Taloushallinto-ohjelman skaalautuvuus
  • Pilvipalvelu vai omalle palvelimelle asennettu ohjelmisto?
  • Lisenssihinta vai SaaS-palvelun kuukausimaksu?
  • Elinkaaren vaihe

2. Omien tarpeiden kartoittaminen ja vaihtoehtojen rajaaminen

  • Työnjako tilitoimiston kanssa
  • Kohdilleen budjetoitu hinta

3. Hankintaprojektista taloushallinto-ohjelman käyttöönottoon

  • Tarjouspyyntö, tarjousten vertailu ja sopimuksen teko
  • Taloushallinto-ohjelman käyttöönotto

1. Ominaisuuksien vertailu: Sähköisten taloushallinto-ohjelmistojen erot

Kun pystyt hoitamaan taloushallintoon liittyvät tehtävät sähköisesti, säästät sekä aikaa että kustannuksia. Yrityksen taloushallinnosta tulee reaaliaikaista, paperitonta sekä paikasta riippumatonta. Ostoksilla kannattaa kuitenkin olla tarkkana.

Yrityksen kannalta paras sähköisen taloushallinnon ohjelmisto ei ole pelkkä kirjanpito-ohjelma verkossa. Sen sijaan se antaa monipuolista tietoa johtamisen tueksi sekä helpottaa useita eri taloushallinnon prosesseja yhtä aikaa.

Kiinnitä erityistä huomiota siihen, miten monia eri toimintoja pystyt tuomaan samaan ohjelmaan. Myynti- ja ostoreskontrien lisäksi niitä voivat olla esimerkiksi viranomaisilmoitukset, matka- ja kululaskujen syöttäminen ja hyväksyminen, kuittien skannaus, palkanlaskenta sekä varastonhallinnan kaltaiset lisäarvoratkaisut. Jos ohjelmasta ei löydy valmiiksi jotakin ominaisuutta, voitko saada sen helposti käyttöösi integraatioiden avulla?

Taloushallinto-ohjelman skaalautuvuus

Yritykselläsi saattaa olla tällä hetkellä tarve vain muutamille perustoiminnoille. Tulevaisuuden kannalta on silti aina hyvä miettiä taloushallinto-ohjelman skaalautuvuutta eli sitä, miten hyvin järjestelmä on valmiina kasvamaan kanssasi. 

Yksi ohjelmisto saattaa olla hyvin suppea ja halpa, toinen taas laaja ja kallis pakettiratkaisu. Moduuleista muodostuvan taloushallinto-ohjelman kanssa et kompastu kumpaankaan ansaan: voit ottaa uusia ominaisuuksia käyttöösi sitä mukaa kun tarvitset, eikä käyttämättömistä toiminnallisuuksista tarvitse maksaa. 

Pilvipalvelu vai omalle palvelimelle asennettu ohjelmisto?

Taloushallinto-ohjelmiston valinta tarkoittaa myös teknisen käyttöympäristön valintaa. Halutaanko jatkossa käyttää pilvipalvelua vai sijaitseeko ohjelmisto yrityksen omalla palvelimella? Viime vuosina kehityksen suunta on kulkenut selvästi kohti pilvipohjaisia palveluita. Jos käytössäsi on kauan sitten hankittu, paikalleen asennettu ohjelmisto, saatat silti vielä pohtia käyttöympäristön vaihtamisen hyötyjä.

Suurin ero yksittäisen käyttäjän kannalta on se, käytetäänkö ohjelmistoa internetselaimella mistä tahansa vai ainoastaan omalta työkoneelta. Yrityksen kannalta suurin ero näiden vaihtoehtojen välillä on se, että paikalleen asennetuissa ohjelmistoissa tarvitaan yleensä laiteinvestointeja. Pilvipalvelun käyttöön riittää pelkkä internetyhteys.

Paikalleen asennetussa ohjelmistossa yrityksen tulee itse huolehtia myös ohjelmiston ylläpidosta. Pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja vastaa ohjelmiston ylläpidosta ja tukipalveluista. 

Lisenssihinta vai SaaS-palvelun kuukausimaksu?

Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto voidaan hankkia joko lisenssinä tai jatkuvana palveluna. Aiemmin, kun paikan päälle asennettavat ohjelmistot olivat vielä yleisiä, lisenssien yhteishinta ja suhteellisen korkea aloituskustannus muodostui sen mukaan, kuinka monelle koneelle ohjelma asennettiin.

Palveluna myytävät (Software-as-a-Service, SaaS) pilvipalvelut voi saada käyttöön hyvinkin pienillä aloituskustannuksilla. Kuukausimaksu on kiinteä, mikä tekee budjetoinnista helppoa. 

Elinkaaren vaihe

Jos hankit pitkään tarjolla olleen ohjelmiston, voit luottaa siihen, että tekijöillä on jo kokemusta taloushallinnon kommervenkeistä. Muista silti selvittää aina myös ohjelmiston teknisen elinkaaren vaihe: Miten innokkaasti tuotetta kehitetään parhaillaan? Millaisten uusien ominaisuuksien rakentamiseen panostetaan juuri nyt? Vai panostetaanko enää ollenkaan? Vastaus ei välttämättä riipu siitä, kuinka kauan taloushallinto-ohjelma on ollut markkinoilla. 


👉 Lue myös: Sähköinen taloushallinto – ohjelmistojen tuomat mahdollisuudet, riskit, hyödyt ja hinnat

Fivaldi_06-22-3_1920x820.jpg

2. Omien tarpeiden kartoittaminen ja vaihtoehtojen rajaaminen

Ihan kaikkien ohjelmistotoimittajien kilpailuttaminen ei usein ole tarkoituksenmukaista, sillä vertailuun voi hurahtaa älyttömän paljon työaikaa. 

Ensin kannattaakin muodostaa selkeä käsitys omien taloushallintoprosessien nykytilasta ja -käytännöistä. Sen jälkeen on helpompaa valita kärkikahinoihin ne oman yrityksen kannalta parhaat sähköisen taloushallinnon ohjelmistot.

Tässä tukikysymyksiä:

  • Mistä osa-alueista oman yrityksen taloushallintoprosessi tällä hetkellä koostuu?
  • Mitkä prosessin osat toimivat hyvin ja mitkä vaiheet vaativat eniten työtä? Entä mitkä ovat nykyprosessin suurimmat kipupisteet?
  • Ketkä ovat prosessin vastuuhenkilöt? Onko yrityksen taloushallinnon hoitaminen tällä hetkellä vain yhden henkilön osaamisen varassa? Mihin taloushallintoprosessin vaiheisiin kaivataan parannusta?
  • Millaista taloushallinnon osaamista yrityksen sisältä löytyy tällä hetkellä? Mitkä asiat yrityksen on kannattavaa hoitaa itse myös jatkossa?
  • Millaisesta taloushallinnon osaamisesta yrityksellä on puutetta? Mitkä asiat  kannattaisi jatkossa hoitaa ulkopuolisen palvelun avulla?

Työnjako tilitoimiston kanssa

Jos yrityksen taloushallinto on ulkoistettu osittain tai kokonaan tilitoimistolle, kuuluu sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valinta yhteisten keskustelujen ytimeen. Riippuu täysin yrityksen kiinnostuksesta ja resursseista, millaiseksi kuvio lopulta muodostuu:

  • Yhteinen, sähköinen taloushallinto-ohjelmisto tuo paljon uusia mahdollisuuksia tilitoimiston ja sen asiakkaiden yhteistyöhön ja työnjakoon. Tilitoimiston roolina voi olla esimerkiksi palkkojen laskeminen ja kirjanpidon tekeminen, mutta asiakas hoitaa yhteisessä näkymässä itse myynti- ja ostolaskunsa.
  • Jos taloushallinnon haluaa ulkoistaa mahdollisimman pitkälti tilitoimistolle, riittää, että tilitoimiston valitsema ohjelma tekee arjestasi mahdollisimman helppoa.
  • Jos yrityksessä on paljon omaa taloushallinto-osaamista, tilitoimistokumppanille saattaa olla uuden ohjelmiston myötä aiempaa vähemmän tarvetta.

Joka tapauksessa kannattaa satsata ohjelmistoon, jossa voit ottaa käyttöön juuri ne osiot, jotka tarvitset tukemaan talouden prosessejasi, ja joiden avulla voit jakaa työtä tilitoimiston kanssa haluamallasi tavalla.

👉 Lue myös: Eri taloushallinto-ohjelmistojen vertailu tilitoimiston näkökulmasta

Kohdilleen budjetoitu hinta

Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston hintaan vaikuttaa muun muassa se, kuinka moni henkilö tulee käyttämään ohjelmistoa, mikä on tilitoimiston rooli ja millainen tekninen käyttöympäristö ohjelmistolle halutaan. 

Kun etsit budjetin rajoja ja sopivaa hintaa, kokeile laskea, kuinka paljon työntekijän yksi työtunti kaikkine kuluineen maksaa yrityksellesi. Koska sähköinen taloushallinto tähtää ajansäästöön, voit asettaa ohjelmistoinvestoinnille selkeästi mitattavat tavoitteet.

💡 Kokeile taloushallinto-ohjelmien hintavertailulaskuria!

Toisinaan sähköisen taloushallinto-ohjelmiston käyttö sisältyy tilitoimiston palvelupakettiin. Joidenkin ohjelmistojen kohdalla yritys maksaa erillistä maksua suoraan ohjelmistoyhtiölle. Muista huomioida tämä, kun arvioit kokonaiskuluja.

fivaldi-sahkoinen-taloushallinto-topbanner.png

3. Hankintaprojektista taloushallinto-ohjelman käyttöönottoon 

Sähköisyyteen latautuu isoja odotuksia, joten hyvän taloushallinto-ohjelmiston valintaan kannattaa käyttää riittävästi aikaa.

Kokoa yrityksesi sisältä yhteen näkemyksiä eri taloushallinnon prosessien hoitamisesta. Lisäksi tarvitset yhden vastuuhenkilön, joka vie muutoksia eteenpäin käytännön tasolla ja pitää yhteyttä ohjelmistotoimittajaan. 

Tarjouspyyntö, tarjousten vertailu ja sopimuksen teko

Potentiaalisia ohjelmistotoimittajia kannattaa ensin kartoittaa netin, tilitoimiston ja kollegoiden vinkkien perusteella. Etsi referenssitarinoita ja pyydä toimittajia kertomaan, millaisia asiakkaita heillä on omalta toimialaltasi. Varsinainen tarjouspyyntö kannattaa lähettää vain muutamille ohjelmistotoimittajille, jotka tuntuvat omiin tarpeisiin sopivimmilta. 

Tarjouspyynnön pohja rakentuu näistä kysymyksistä:

  • Miten ohjelmiston ominaisuudet vastaavat yrityksesi nykytilaan ja tavoitteisiin?
  • Millainen on taloushallinto-ohjelmiston tietoturva?
  • Mitä käyttöönotto- ja koulutusvaihe pitää sisällään?
  • Millaista asiakastukea on jatkossa tarjolla?
  • Miten hinta muodostuu?

Laadukkaan tarjouksen tunnistaa siitä, että siinä on selkeästi ja ymmärrettävästi vastattu kaikkiin asiakkaan esittämiin kysymyksiin. Siinä kerrotaan avoimesti myös, mihin asiakkaan odotuksiin ohjelmisto ei pysty vastaamaan. 

Molemmille osapuolille täytyy muodostua yhtenäinen ymmärrys lopullisen sopimuksen sisällöstä. Jos jokin asia ehdotuksessa on epäselvä, pyydä toimittajalta selvennystä jo ennen sopimuksen allekirjoittamista. Valmiista sopimuspaperista tulisi löytyä yleisten ehtojen lisäksi kaikki tarvittavat kirjaukset yrityksesi erityistarpeista.

Taloushallinto-ohjelman käyttöönotto

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on yritykselle iso harppaus. Luotettava ohjelmistotoimittaja osaa kuvata selkeästi etukäteen, millainen käyttöönottoprojekti tulee olemaan ja millaisten vaiheiden kautta siinä on tarkoitus edetä. Voit tutustua esimerkiksi Visma Fivaldin käyttöönottoon askel askeleelta täällä!

Kun käynnissä on taloushallinto-ohjelmien vertailu, kysy ehdokkailta näitä:

  • Miten käyttöönottovaihe toteutetaan ja dokumentoidaan?
  • Kuinka paljon käyttöönotto vaatii yrityksen omia resursseja?
  • Kuinka paljon henkilöstölle tulee varata koulutuspäiviä?
  • Onnistuuko täydennyskoulutus tarvittaessa?

Jokaisesta seikasta on hyvää saada mustaa valkoisella, mutta kiinnitä huomiota myös siihen, miltä asiointi ohjelmistotoimittajan kanssa tuntuu jo hankintavaiheessa. Valitse kumppani, jonka kanssa on mukava tehdä yhteistyötä vuosien ajan.

🔷 Näin toimii suosittu Fivaldi – Varaa taloushallinto-ohjelmiston demo tästä

Tutustu Fivaldin ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin yhdessä asiantuntijan kanssa. Varaa maksuton etäesittely sinulle sopivana ajankohtana!

Varaa demoaika