Taloushallinto-ohjelmiston ostajan opas: sähköinen taloushallinnon järjestelmä yritykselle
Menestyvät yritykset ovat tyypillisesti joustavia ja valmiita mukautumaan muuttuviin tilanteisiin. Samat kriteerit paljastavat, millainen on hyvä sähköisen taloushallinnon ohjelmisto.
Tämä opas auttaa sinua tunnistamaan oman yrityksesi taloushallinnon tarpeet ja kartoittamaan parhaat vaihtoehdot lukuisten taloushallinnon ohjelmien joukosta.
Ensin saat tietää ohjelmistojen tyypillisimmistä eroista. Sen jälkeen pureudutaan itse ostoprojektiin tarkemmin.
Tämä opas sopii erityisen hyvin PK-yritykselle, mutta sen vinkeistä on varmasti hyötyä jokaiselle järjestelmän hankintaa tai vaihtoa harkitsevalle.
Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:
1. Ominaisuuksien vertailu: Sähköisten taloushallinto-ohjelmistojen erot
Taloushallinto-ohjelman skaalautuvuus
Taloushallinnon pilvipalvelu vai omalle palvelimelle asennettu ohjelmisto?
Lisenssihinta vai SaaS-palvelun kuukausimaksu?
Ohjelmiston elinkaaren vaihe
2. Yrityksesi tarpeiden kartoittaminen ja vaihtoehtojen rajaaminen
Työnjako tilitoimiston kanssa
Oikea ohjelmisto sopivalla hinnalla
Millainen on hyvä tarjous?
3. Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto ja sähköisen taloushallinnon aloittaminen
1. Ominaisuuksien vertailu: Sähköisten taloushallinto-ohjelmistojen erot
Kun pystyt hoitamaan taloushallintoon liittyvät tehtävät sähköisesti, säästät sekä aikaa että kustannuksia. Yrityksen taloushallinnosta tulee reaaliaikaista, paperitonta sekä paikasta riippumatonta. Ostoksilla kannattaa kuitenkin olla tarkkana.
Yrityksen kannalta paras sähköisen taloushallinnon ohjelmisto ei nimittäin ole pelkkä kirjanpito-ohjelma verkossa. Paras sähköinen taloushallinto-ohjelma helpottaa useita eri taloushallinnon prosesseja yhtä aikaa, ja antaa monipuolista tietoa johtamisen tueksi.
Kiinnitä erityistä huomiota siihen, miten monia eri toimintoja pystyt tuomaan samaan ohjelmaan. Myynti- ja ostoreskontrien lisäksi niitä voivat olla esimerkiksi viranomaisilmoitukset, matka- ja kululaskujen syöttäminen ja hyväksyminen, kuittien skannaus, palkanlaskenta sekä varastonhallinnan kaltaiset lisäarvoratkaisut. Jos ohjelmasta ei löydy valmiiksi jotakin ominaisuutta, voitko saada sen helposti käyttöösi integraatioiden avulla?
Taloushallinto-ohjelman skaalautuvuus
Yritykselläsi saattaa olla tällä hetkellä tarve vain muutamille perustoiminnoille. Tulevaisuuden kannalta on silti aina hyvä miettiä taloushallinto-ohjelman skaalautuvuutta eli sitä, miten hyvin järjestelmä on valmiina kasvamaan kanssasi.
Yksi ohjelmisto saattaa olla hyvin suppea ja halpa, toinen taas laaja ja kallis pakettiratkaisu. Moduuleista muodostuvan taloushallinto-ohjelman kanssa et kompastu kumpaankaan ansaan: voit ottaa uusia ominaisuuksia käyttöösi sitä mukaa kun tarvitset, eikä käyttämättömistä toiminnallisuuksista tarvitse maksaa.
Taloushallinnon pilvipalvelu vai omalle palvelimelle asennettu ohjelmisto?
Taloushallinto-ohjelmiston valinta tarkoittaa myös teknisen käyttöympäristön valintaa. Haluatko yrityksellesi pilvipalvelun, jota voi käyttää millä tahansa laitteella, vai ohjelmiston, joka asennetaan yrityksen omalle palvelimelle? Viime vuosina kehityksen suunta on kulkenut selvästi kohti pilvipohjaisia palveluita.
Suurin ero yksittäisen käyttäjän kannalta on se, käytetäänkö ohjelmistoa internetselaimella mistä tahansa, vai ainoastaan omalta työkoneelta. Yrityksen kannalta suurin ero näiden vaihtoehtojen välillä on se, että paikalleen asennetuissa ohjelmistoissa tarvitaan yleensä laiteinvestointeja ja ohjelmiston päivittäminen tulee muistaa, jottei siihen synny esimerkiksi tietoturva-aukkoja.
Pilvipalvelun käyttöön riittää pelkkä internetyhteys. Pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja vastaa ohjelmiston ylläpidosta ja tukipalveluista.
Lisenssihinta vai SaaS-palvelun kuukausimaksu?
Voit hankkia sähköisen taloushallinto-ohjelmiston joko lisenssinä tai jatkuvana palveluna. Aiemmin, kun paikan päälle asennettavat ohjelmistot olivat vielä yleisiä, lisenssien yhteishinta ja suhteellisen korkea aloituskustannus muodostuivat sen mukaan, kuinka monelle koneelle ohjelma asennettiin.
Palveluna myytävät (Software-as-a-Service, SaaS) pilvipalvelut voi saada käyttöön hyvinkin pienillä aloituskustannuksilla. Kuukausimaksu on kiinteä, mikä tekee budjetoinnista helppoa.
Ohjelmiston elinkaaren vaihe
Jos hankit pitkään tarjolla olleen ohjelmiston, voit luottaa siihen, että tekijöillä on jo kokemusta taloushallinnon kommervenkeistä. Muista silti selvittää aina myös ohjelmiston teknisen elinkaaren vaihe: Miten innokkaasti tuotetta kehitetään parhaillaan? Millaisten uusien ominaisuuksien rakentamiseen panostetaan juuri nyt? Vai panostetaanko enää ollenkaan? Vastaus ei välttämättä riipu siitä, kuinka kauan taloushallinto-ohjelma on ollut markkinoilla.
2. Yrityksesi tarpeiden kartoittaminen ja vaihtoehtojen rajaaminen
Kaikkien ohjelmistotoimittajien kilpailuttaminen ei usein ole järkevää, sillä vertailuun voi hurahtaa älyttömän paljon työaikaa.
Ensin kannattaakin muodostaa selkeä käsitys yrityksesi tarpeista ja siitä, miten yrityksen taloushallintoa tällä hetkellä hoidetaan. Sen jälkeen on helpompaa valita kärkikahinoihin ne oman yrityksen kannalta parhaat sähköisen taloushallinnon ohjelmistot.
Tässä tukikysymyksiä:
Millaisista rutiineista ja vastuualueista yrityksesi taloushallintoprosessi tällä hetkellä koostuu?
Mitkä asiat toimivat hyvin, ja mitkä vaiheet vaativat eniten työtä? Entä mitkä ovat nykyprosessin suurimmat kipupisteet?
Mihin taloushallintoprosessin vaiheisiin kaivataan parannusta?
Ketkä ovat prosessin vastuuhenkilöt? Onko yrityksen taloushallinnon hoitaminen tällä hetkellä vain yhden henkilön varassa?
Millaista taloushallinnon osaamista yrityksen sisältä löytyy tällä hetkellä?
Mitkä taloushallinnon asiat yrityksessä on kannattavaa hoitaa itse myös jatkossa?
Millaisesta taloushallinnon osaamisesta yrityksellä on puutetta?
Mitkä asiat kannattaisi jatkossa hoitaa ulkopuolisen palvelun avulla?
Työnjako tilitoimiston kanssa
Jos olet ulkoistanut yrityksesi taloushallintoa osittain tai kokonaan tilitoimistolle tai kirjanpitäjälle, kuuluu sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valinta yhteisten keskustelujenne ytimeen.
Yhteinen, sähköinen taloushallinto-ohjelmisto tuo paljon uusia mahdollisuuksia tilitoimiston ja yrityksen väliseen yhteistyöhön ja työnjakoon. Tilitoimiston roolina voi olla esimerkiksi palkkojen laskeminen ja kirjanpidon tekeminen, ja asiakas hoitaa samassa ohjelmistossa itse myynti- ja ostolaskunsa.
Jos taloushallinnon haluaa ulkoistaa mahdollisimman pitkälti tilitoimistolleen, riittää, että tilitoimiston valitsema ohjelma tekee arjestasi mahdollisimman helppoa. Omaksi tehtäväksesi voi jäädä esimerkiksi vain ostolaskujen hyväksyminen, tai myyntilaskujen tekeminen.
Joka tapauksessa kannattaa satsata ohjelmistoon, jossa voit ottaa käyttöön juuri ne osiot, jotka tarvitset, ja joiden avulla voit jakaa työtä tilitoimiston kanssa yhdessä sopimallanne tavalla.
🔷 Jos päätät ulkoistaa taloushallintosi tai etsiä uuden tilitoimiston sähköiseen taloushallintoon, löydät Fivaldi-tilitoimiston tai kirjanpitäjän täältä
👉 Lue myös: Eri taloushallinto-ohjelmistojen vertailu tilitoimiston näkökulmasta
Oikea ohjelmisto sopivalla hinnalla
Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston hintaan vaikuttaa muun muassa se, kuinka moni henkilö tulee käyttämään ohjelmistoa, millaisia ominaisuuksia ohjelma sisältää, ja millainen tekninen käyttöympäristö ohjelmistolle halutaan. Ohjelmistojen hinnoittelu myös vaihtelee: joissain ohjelmistoissa hintaan vaikuttaa yrityksesi liikevaihto ja joissain tositteiden määrä.
Kun etsit budjetin rajoja ja sopivaa hintaa, kokeile laskea, kuinka paljon yksi taloushallintoon käytetty työtunti kaikkine kuluineen maksaa yrityksellesi. Lisäksi voit laskea, paljonko tyypillisimmät taloushallinnon työt, kuten kuukausittainen kuittirumba tai ostolaskujen käsittely, vievät tyypillisesti aikaa.
Koska sähköinen taloushallinto tähtää ajansäästöön, voit asettaa ohjelmistoinvestoinnille selkeästi mitattavat tavoitteet.
💡 Paljonko eri taloushallintojärjestelmät maksavat? Kokeile taloushallinto-ohjelmien hintavertailulaskuria!
Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston käyttö voi sisältyä kirjanpitäjäsi tai tilitoimistosi tarjoamaan palvelupakettiin. Joidenkin ohjelmistojen kohdalla yritys puolestaan maksaa ohjelmiston kuukausimaksut suoraan ohjelmistoyhtiölle, vaikka ohjelmistoa käytettäisi yhdessä kirjanpitäjän kanssa.
Millainen on hyvä tarjous?
Jos etsit oikeaa taloushallinnon järjestelmää yhdessä tilitoimistosi kanssa, kuuntele kirjanpitäjäsi suosituksia herkällä korvalla. Hän osaa todennäköisesti suositella oikeanlaista ohjelmistopakettia, jonka ominaisuudet sopivat yrityksesi tarpeisiin. Jos tarjous sisältää osioita, joita et ymmärrä, kysy rohkeasti niiden sisällöstä ja roolista kokonaisuudessa.
Jos taas kilpailutat taloushallinto-ohjelmistoa yrityksellesi itsenäisesti, tunnistat laadukkaan ohjelmistotarjouksen siitä, että siinä on selkeästi ja ymmärrettävästi vastattu kaikkiin esittämiisi kysymyksiin. Hyvä ohjelmistotoimittaja kertoo avoimesti myös sen, millaisiin asioihin ohjelmisto ei pysty tai taivu.
Jos jokin asia ehdotuksessa on epäselvä, pyydä toimittajalta selvennystä jo ennen sopimuksen allekirjoittamista. Valmiista sopimuspaperista tulisi löytyä yleisten ehtojen lisäksi kaikki tarvittavat kirjaukset yrityksesi erityistarpeista, esimerkiksi sovituista rajapinnoista.
3. Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto ja sähköisen taloushallinnon aloittaminen
Jos yrityksesi taloushallinto on ulkoistettu kokonaan tai osittain, kannattaa taloushallinnon järjestelmän käyttöönotto tehdä yhdessä tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa. Silloin saat apua ohjelmiston käyttöön tutulta ihmiseltä, joka tuntee yrityksesi talouden rutiinit ja prosessit.
Jos hoidat taloushallintoa itse, on ohjelmistotoimittaja apunasi käyttöönotossa. Kokonaisuuteen kuuluuu tyypillisesti joko itse opiskeltava tai verkon yli tapahtuva käyttöönottokoulutus, jonka avulla saat perusasiat haltuun.
