Olit sitten vaihtamassa tilitoimistoa tai kasvava yritys, jolle laskentataulukot eivät enää riitä, löytyy taloushallinnon ulkoistamiseen monta eri vaihtoehtoa.

Tämän oppaan luettuasi tiedät, mitä taloushallinnon ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa, millaisia ovat tilitoimistojen palvelut ja millaisista elementeistä tilitoimiston hinnasto koostuu. Vinkkaamme myös, mitä asioita järjestelmien osalta kannattaa varmistaa, jotta varmasti saavutat tavoittelemasi hyödyt.

1. Miksi taloushallinnon ulkoistaminen on hyvä idea

Kannattaako osakeyhtiön, toiminimen tai minkä tahansa pienyrityksen kirjanpito hoitaa itse? Hyvä kysymys. Kun haet liiketoimintaan tehoa ja säästöjä, taloushallinto on yksi ensimmäisistä asioista, joka on järkevää ulkoistaa tilitoimistolle.

Ulkoistaminen liittyy yrityksen ydinosaamisen määrittelyyn. Jotta voit pärjätä muuttuvissa taloustilanteissa, kannattaa keskittyä asioihin, jotka osaat parhaiten. Kirjanpito ei ehkä ole suosikkijuttusi, eikä sen tarvitse sitä olla.

Jo pienen yrityksen kirjanpito kannattaa ulkoistaa tilitoimistolle, sillä:
  • Taloushallinnon tehtävät eivät välttämättä vaadi täyspäiväistä resurssia, eikä ole järkevää palkata henkilöä hoitamaan tehtävää osa-aikaisesti.
  • Taloushallinnon hoitaminen itse tuo omat vastuunsa ja niiden laiminlyönnistä tulee seuraamuksia. Lakimuutosten seuraaminen vie aikaa ja osaamisen ylläpitämisen hinta voi olla korkea.
  • Etenkin pienemmissä yrityksissä ohjelmistojen hankkiminen omaan käyttöön on yleensä kallista ja nopeasti kehittyvän teknologian perässä pysyminen haastavaa.
  • Henkilöstön vaihtuvuus voi olla nopeaa: mitä teet, jos työntekijä lähtee eikä kukaan muu tunne taloushallintoasi?
  • Hyvä kirjanpitäjä tuo asiakkaan prosesseihin tehokkuutta aina ajantasaisilla järjestelmillä ja asiantuntemuksellaan.
  • Yritys saa ajantasaista tietoa liiketoimintansa nykytilanteesta ja voi kehittää toimintaansa.

2. Sähköinen vai perinteinen prosessi?

Ennen kuin on aika tehdä toimeksiantosopimus tilitoimiston palveluista, mieti, mitkä taloushallinnon vaiheet tällä hetkellä vievät eniten aikaasi ja rahaasi. Prosessien avaamisen jälkeen näet, mitä taloushallinnon tehtäviä kannattaa ulkoistaa, mitä taas tehdä itse.

Eräs todella tärkeä kysymys vaikuttaa siihen, millaisia ovat tilitoimistosta saamasi palvelut: haluatko hoitaa taloushallintoa perinteisellä vai sähköisellä tavalla? 

Perinteisessä mappikirjanpidossa yksi tosite kiertää monella ihmisellä käsiteltävänä ja dokumentteja lähetellään tilitoimiston ja asiakkaan välillä. Sähköisyys sen sijaan vie yrityksen taloushallinnon kohti paperitonta aikaa. Tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä reaaliaikaisesti, ja tilitoimisto voi käyttää kanssasi yhteistä näkymää. Työnjako tilitoimiston kanssa muuttuu entistä joustavammaksi.

Fivaldi_06-22_5_1920x820.jpg

3. Tilitoimiston valinta

Tilastokeskuksen mukaan Suomessa toimii yli 4000 kirjanpito- ja tilinpäätöspalveluita tarjoavaa yritystä. Millä perusteella löydät juuri yrityksellesi sopivan tilitoimiston? Selvitä ensin, tarjoaako tilitoimisto kaikki ne palvelut, joita yrityksesi tarvitsee. Entä mistä kirjanpidon ja muiden taloushallinnon palveluiden hinta muodostuu? Palataan näihin kahteen tärkeään kysymykseen pian!

Erityisalojen ymmärryksestä voi olla hyötyä: tilitoimisto saattaa tarjota esimerkiksi asiakasrekisterien ylläpitoa tai rakennusalan raportointipalvelua. Toimisto saattaa olla erikoistunut vaikkapa urheilujoukkueiden tai paljon yritysostoja tekevien firmojen talouden hoitamiseen. Kysy referenssejä muista saman alan yrityksistä! 

Sijainnilla on väliä vain silloin, jos haluat pitää palavereja ehdottomasti kasvotusten tai kiikuttaa kuittisi suoraan kirjanpitäjän toimistoon. Sähköisten järjestelmien ja teknologian kehityksen myötä helsinkiläinen yritys voi hyvin ulkoistaa taloushallintonsa rovaniemeläiselle tilitoimistolle.

Tämän artikkelin lopusta löydät vinkit myös tilitoimiston käyttämän järjestelmän arviointiin. Etenkin, jos tarkoituksena on tehdä ulkoistus vain osittain ja hoitaa itse osa töistä, kannattaa ottaa selvää tilitoimiston käyttämästä ohjelmistosta.

Pitäisikö tilitoimiston sitten olla pieni vai suuri – se riippuu toiveistasi, tarpeistasi ja valitsemistasi palveluista.

 

hipsut.png  Pieni tilitoimisto on ketterä, asiakkaistaan riippuvainen ja toimii aina omilla kasvoillaan. Meillä ymmärretään hyvin yrittäjän arkea ja rahan tärkeyttä. Voimme joustaa yrittäjän tarpeen mukaan.

Anneli Rosenberg, WaraInvestment. 5 työntekijän tilitoimisto

 

hipsut.png  Mitä isommaksi tilitoimisto käy, sen laajempaa ja erikoistuneempaa palvelua on mahdollista saada. Mitä enemmän henkilökuntaa, sen parempi tavoitettavuus, eivätkä yhden henkilön poissaolot näy palvelun laadussa.

Jyrki Sirén, Talouskolmio. 19 työntekijän tilitoimisto

Tilitoimiston tarjoamat palvelut

1. Lakisääteinen kirjanpito ja tilinpäätös

Pieni yritys voi tehdä kirjanpidon ja tilinpäätöksen itse, mutta se vaatii aikaa ja jatkuvaa osaamisen ylläpitämistä. Yleensä kirjanpito, tilinpäätös, alv-raportit ja veroilmoitukset ovatkin ensimmäisiä asioita, joita lähdetään ulkoistamaan.

2. Myynti- ja ostoreskontrat

Yritys voi hoitaa laskujen hallinnoinnin itse tai ulkoistaa sen joko osittain tai kokonaan. Yritys voi esimerkiksi hoitaa yhteisessä järjestelmässä itse myyntilaskujen teon, mutta tilitoimisto seuraa myyntireskontraa, kohdistaa suoritukset ja hoitaa muistutuslaskut. Ostoreskontran puolella tilitoimisto voi esimerkiksi vastaanottaa laskut, siirtää ne yritykselle hyväksyttäväksi ja hoitaa sen jälkeen maksatuksen.

3. Palkanlaskenta

Palkanlaskenta palaa työpöydälle joka kuukausi. Siihen kuuluu raportointia eri viranomaisille ja vakuutusyhtiöille. Kun palkanlaskennan hoitaa ammattilainen, voit luottaa siihen että raha liikkuu ajallaan ja työehtosopimusten mukaisesti. 

4. Sähköinen raportointi ja arkistointi

Kirjanpitäjä arkistoi yrityksesi talouden dokumentit ja toimittaa yritykselle kuukausittain kirjanpidonraportit kuten tuloslaskelman ja taseraportin, sekä sovitusti myös muut raportit kuten talousennusteet, budjettivertailun tai kassavirtaraportin. Tilitoimiston kanssa jaetun järjestelmän avulla tunnet yrityksesi taloudellisen tilanteen reaaliajassa ja dokumentit ovat tallessa ja järjestyksessä yhdessä järjestelmässä.

5. Pankkiliikenne

Tilitoimiston ja pankin välisen yhteyssopimuksen ja valtakirjan avulla voit ulkoistaa koko pankkiliikenteen hoitamisen tilitoimistolle.

6. Matka- ja kululaskut

Kun matka- ja kululaskut hoidetaan sähköisesti suoraan tilitoimiston käsiteltäviksi, onnistuu kuittien tallentaminen käytännössä missä ja milloin vain, esimerkiksi reissun päältä älypuhelimella. 

7. Varastonhallinta

Varasto ja sen muutokset ovat osa yrityksen taloushallintaa ja näkyvät kirjanpidossa sekä taseessa että tuloslaskelmassa. Jos tilitoimiston käytössä olevaan järjestelmään pystyy kytkemään saumattomasti varastonhallinnan, varastosaldot päivittyvät automaattisesti laskutuksen mukaan. 

8. Sähköisen taloushallinnon käyttökoulutus ja asiakastuki

Taloushallintojärjestelmän käyttöönotto on melko yksinkertaista. Tietojen siirto voi tapahtua jopa päivässä. Monia mietityttää silti, osaako järjestelmästä ottaa kaiken hyödyn irti, ja varsinkin jatkuvasti päivittyvien ominaisuuksien kanssa kuka tahansa voi olla välillä ymmällään. Jos yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät yhteistä järjestelmää, nopea apu ja hyvät neuvot löytyvät omalta kirjanpitäjältä.

9. Budjetointi ja liiketoiminnan tulevaisuuden suunnittelu

Kun sähköistyminen vapauttaa aikaa rutiinitöiltä, tilitoimistot voi toimia yrittäjän strategisena neuvonantajana. 

Fivaldi_06-22_7_1920x820.jpg

4. Taloushallinnon ulkoistamisen hinta: kolme vaihtoehtoa

Mietit luultavasti jo, mitä pienen tai suuremman yrityksen kirjanpidon hoitaminen maksaa tilitoimistossa? Tilitoimiston hinnasto voi perustua tapahtumaperusteiseen tai tuntiperusteiseen hinnoitteluun tai kuukausiveloitukseen.
Näin ne toimivat:

Tapahtumaperusteinen hinnoittelu

Tilitoimisto veloittaa esimerkiksi tositteiden tai kausiveroilmoitusten määrän perusteella.
+ Sopii jos tapahtumia on kuukausittain todella vähän
- Kuukausittain vaihtelevaa hintaa ei voi ennakoida

Tuntiperusteinen hinnoittelu

Tilitoimisto veloittaa yritystä tehdyn työn mukaan.
+ Maksat täsmälleen tehdystä työstä
- Kuukausittain vaihtelevaa hintaa ei voi ennakoida
- Käytetyn ajan todentaminen on vaikeaa

Kuukausiveloitus

Yritykselle suunnitellaan sopiva paketti tai palvelu valitaan valmiista pakettivaihtoehdoista ja veloitetaan kiinteällä kuukausihinnalla.

+ Ei yllätyksiä, hinta on budjetoitavissa
+ Tiedät, mistä palveluista maksat
+ Jos paketti ei yksittäisinä kuukausina riitä, on mahdollista ostaa lisätyötä tuntihinnalla
- Jos liiketoiminta pienenee, voi kuukausiveloitus tuntua liian suurelta


❗ Muista varmistaa, sisältyykö sähköisen taloushallintojärjestelmän käyttö tilitoimistosi palveluhintoihin, vai joudutko maksamaan erillistä lisenssimaksua ohjelmiston toimittajalle.

5. Mahdollisimman tehokas järjestelmä taloushallinnon tueksi

Taloushallinnon ulkoistaminen maksaa itsensä takaisin, jos tilitoimisto pystyy palvelemaan yritystäsi mahdollisimman tehokkaasti. Se taas riippuu paljon siitä, mitä järjestelmiä tilitoimisto käyttää.

Nykyaikaisella sähköisen taloushallinnon järjestelmällä rutiinityöt automatisoituvat. Kirjanpitäjä ehtii perehtyä asiakkaan liiketoimintaan ja tarjota lisäarvoa tuovaa tietoa kehittämisen tueksi.

Hyvä sähköisen taloushallinnon järjestelmä sisältää kaikki tilitoimiston ja tilitoimiston asiakkaan tarvitsemat palvelut kirjanpidosta myynti- ja ostoreskontraan, palkanlaskentaan ja pankkiyhteyteen asti. Yhteen ohjelmistoon kuuluvia moduuleja voi silti ottaa käyttöön juuri oman yrityksen tarpeen mukaan. 

Erillisiä ohjelmia käyttävät tilitoimistot joutuvat tekemään paljon manuaalista työtä, kun tietoja täytyy siirrellä ohjelmistojen välillä. Tämä vie aikaa – ja työn tehottomuudesta maksaa yleensä asiakas.

Kiinnitä huomiota myös siihen, kumpi on vastuussa järjestelmän ajantasaisuudesta ja lisenssikuluista: sinä vai tilitoimistosi? Kun yhteinen järjestelmä tulee käyttöösi tilitoimiston kautta, tietoteknisiin asioihin tai päivityksiin ei tarvitse ottaa kantaa ja tuttu kirjanpitäjä neuvoo teknisissä pulmissa.

Näitä ovat tehokkaan taloushallintojärjestelmän tunnusmerkit:
  • Järjestelmä on joustava ja helposti eri tarpeisiin skaalautuva.
  • Järjestelmä toimii pilvessä, eli siitä saa reaaliaikaisen näkymän yrityksen talouteen paikasta ja ajasta riippumatta.
  • Järjestelmä tarjoaa tarvittavat moduulit perustoimintoihin.
  • Muiden järjestelmien integroiminen on helppoa.
  • Järjestelmän käyttöönotto on yksinkertaista ja käyttö on helppo oppia.
  • Tietoturva on kunnossa: tiedot varmistetaan ja asiakkaan tiedot on mahdollista siirtää järjestelmästä turvallisesti toiseen ympäristöön tai ohjelmistoon.
  • Tiedot tallentuvat tilitoimiston ja asiakkaan yhteiseen sähköiseen arkistoon.

Fivaldi_06-22_6_1920x820.jpg

6. Näin pääset alkuun taloushallinnon ulkoistamisessa

1. Kartoita taustatiedot ja tavoitetila

Toimita tilitoimistoehdokkaalle mahdollisimman tarkat tiedot nykytilanteesta. Kerro esimerkiksi osto- ja myyntilaskujen sekä palkansaajien määrästä. Jos olet vaihtamassa tilitoimistoa, kerro tämänhetkisestä työnjaosta. Mainitse myös olemassa olevista järjestelmistä, kuten kassajärjestelmästä tai verkkokaupasta. 

Avaa myös, mitä tavoitteita ja odotuksia sinulla on tulevaisuudelle. Onko liiketoiminta muuttumassa, tarvitseeko taloushallintoon integroida uusia järjestelmiä, kuten toiminnanohjausjärjestelmää tai työajanseurantaa? Näiden tietojen avulla tilitoimisto pystyy arvioimaan työmäärää ja fiksua palvelupakettia.

2. Pyydä tarjous ja laadi toimeksiantosopimus tilitoimiston palveluista

Antamiesi tietojen pohjalta tilitoimisto laatii tarjouksen. Kun tarjous on hyväksytty, laaditaan erillinen toimeksiantosopimus. Sopimuksessa on hyvä mainita selkeästi, mitkä tehtävät ovat kummankin vastuulla.

3. Sovi järjestelmän käyttöönotosta, koulutuksesta ja tuesta

Nykyaikaisen pilvipalvelun käyttöönotto ei vaadi isoja toimenpiteitä. Tilitoimisto perustaa yrityksen järjestelmäänsä ja lisää sinne tarvittavat perustiedot. Kun saat järjestelmän käyttöösi tilitoimiston kautta, myös tuki ja neuvot ovat aina lähellä.

💡 Vinkki: Taloushallinto-ohjelmien hintavertailulaskuri

Vertaile Suomen suosituimpien taloushallinto-ohjelmien hintoja. Ilmainen laskuri auttaa sinua hahmottamaan eri ohjelmistojen kustannuksia yrityksellesi.

Vertaile taloushallinto-ohjelmien hintoja