Sähköinen taloushallinto on Suomessa yhä suositumpaa. Aiemmin ankarasti säännellystä, vaihtoehtoisesta toimintamallista on pikku hiljaa tullut standardi: yhä useamman yrityksen taloushallinto ja kirjanpito tehdään ainakin osin digitaalisesti, ja yhä useampi tilitoimisto haluaa palvella asiakkaitaan sähköisesti. 

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen taloushallinnon rutiinityöt kuten kirjanpidon vaiheet, osto- ja myyntilaskut sekä raportointi hoidetaan tehokkaasti ja suoraviivaisesti yhdessä sähköisessä järjestelmässä.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hankkiminen onkin monelle tilitoimistolle ja yritykselle päätös, josta on kosolti hyötyä. Se nopeuttaa taloushallinnon rutiineja ja antaa reaaliaikaista tietoa yrityksen taloustilanteesta myös päätöksenteon tueksi.  

Muutokset aiheuttavat usein kuitenkin myös pientä päänvaivaa – eikä taloushallinnon digitalisoituminen ole poikkeus. Pienen yrityksen kirjanpito voi olla kannattavampaa tehdä osasähköisesti tai perinteisesti, joten etenkin moni tilitoimistoyrittäjä joutuu miettimään tarkkaan, millainen taloushallinnon ohjelmisto kannattaa ottaa käyttöön.

Tässä artikkelissa käymme läpi taloushallinnon digitalisointiin ja erilaisiin ohjelmistoihin liittyviä mahdollisuuksia ja kysymyksiä. Löydät jutusta apua ja vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin: 

fivaldi-sahkoinen-taloushallinto-kuvitus1.png

1. Sähköinen taloushallinto vuonna 2022: mitä uutta taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistoissa tapahtuu?

Taloushallinnon pilvipalveluiden suosio kasvaa entisestään vuonna 2022. Trendi on myös se, että yritysten talouden hoitaminen sähköistyy jatkuvasti: sähköinen tilitoimisto reaaliaikaisine palveluineen on yhä useamman yrittäjän toive. Ohjelmistotalot puolestaan haluavat palvella sähköistä kirjanpitoa ja taloushallintoa edistäviä tilitoimistoja, joten sähköisten järjestelmien kehitykseen panostetaan paljon.

Ja näinhän se on, että monet taloushallinnon ohjelmat ottavat paraikaa mittavia kehitysaskeleita: esimerkiksi Fivaldin tuotekehitysuutiset päivittyvät jatkuvasti.

Taloushallinnon automatisaatio kiihtyy entisestään

Erilaiset tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävät automaatiot ja tositteiden digitaalinen käsittely nopeuttavat tilitoimistojen rutiineja ja vapauttavat aikaa asiakkaiden auttamiseen. Koneoppivien teknologioiden kehittyessä ominaisuuksia saadaan myös yhä useampien tilitoimistojen ja pk-yritysten saataville. 

On kuitenkin tärkeää muistaa, että mikään taloushallinto-ohjelmisto ei toimi itsekseen – hyvä ja yritystä palveleva taloushallinto edellyttää kuskin paikalle ammattilaisia, jotka osaavat ratkoa ja selvittää esimerkiksi epäselviin tositteisiin liittyvät asiat ja rakentaa ohjelmistoon tarvittavat automaatiot.

📖 Haluatko lukea lisää sähköisen taloushallinnon kehityksestä ja siitä, mitä taloushallinnon sähköistämisessä tapahtuu? Tässä jutussa asiantuntijat keskustelevat taloushallinnon tulevaisuudesta!

fivaldi-sahkoinen-taloushallinto-kuvitus4.png

2. Sähköisen taloushallinnon hyödyt

Sähköisen taloushallinnon suurin hyöty on se, että se selkeyttää ja nopeuttaa taloushallinnon ja kirjanpidon rutiineja. Sähköinen taloushallinto auttaa vähentämään virheiden riskiä, ja jos jotain täytyy tarkistaa, ovat tositteet ja niiden käsittelyn polut helposti tarkistettavissa taloushallinnon ohjelmistossa. Tästä on hyötyä sekä tilitoimistoille että asiakasyrityksille.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt tilitoimistolle

Perinteinen kirjanpito vaatii kirjanpitäjältä paljon manuaalista työtä. Tositteiden kirjaaminen ja kohdistaminen on työlästä ja tarkkuutta vaativaa. Monipuolinen taloushallinnon ohjelmisto helpottaa ja tehostaa perinteisten asiakkaiden hoitamista, mutta tarjoaa mahdollisuuden myös sähköiseen kirjanpitoon. 

Toki myös sähköinenkin kirjanpito vaatii tarkkuutta. Sähköisen taloushallinnon ja helppokäyttöisen ohjelmiston avulla työtaakka kuitenkin vähenee, kun kaikista toimista jää automaattisesti jälki. Tositteita ei tarvitse pyörittää paperilla ja työtä voi tehdä mistä ja milloin vain. 

Taloushallinnon ohjelmistojen kehitys etenee harppauksin ja teknologia helpottaa arkea koko ajan enemmän. Koneoppimista voidaan jo nyt hyödyntää esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnissä. 

Sähköisen taloushallinnon hyödyt pk-yritykselle

Pk-yrityksen taloushallinto helpottuu sähköistämällä. Kun myynti- ja kululaskut kulkevat sähköisesti, eivät tositteet pääse hukkumaan eikä kirjauksia tarvitse tehdä moneen kertaan. Sekä myynti- että ostolaskuihin on helppo pureutua myös myöhemmin, eikä esimerkiksi yksittäisen laskun maksaminen ole koskaan ainoastaan muistin varassa.

Sähköinen kirjanpito on ajan tasalla aina – yrityksen taloustietoja voi siis tarkastella reaaliaikaisesti mistä ja milloin vain. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa myös tilitoimiston ja pk-yrityksen töiden jakamisen, eli yhteiskäytön.

Tilitoimiston ja yritysasiakkaan yhteiskäyttö

Kirjanpitäjän työ helpottuu, kun taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa tilitoimiston ja asiakkaan välisen yhteistyön. Ohjelmiston yhteiskäytössä asiakas ja kirjanpitäjä käyttävät samaa ohjelmistoa yhdessä.

Miksi tilitoimiston ja yrityksen yhteistyö samassa ohjelmistossa sitten kannattaa? Yhteiskäytön myötä tilitoimisto ja asiakas voivat sopia työnjaosta haluamallaan tavalla. Kun käytössä on yhteinen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto, voi asiakas hoitaa esimerkiksi myyntilaskutuksen itse ja tapahtumat kirjautuvat reaaliaikaisesti kirjanpitoon. Toinen tyypillinen yhteiskäytön muoto on ostolaskujen kierrätys, jossa asiakas tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut, ja kirjanpitäjä siirtää laskut maksuun saman ohjelmiston kautta. 

Taloushallinto-ohjelmiston yhteiskäyttö syventää asiakkaiden ja tilitoimiston asiakassuhdetta. Läpinäkyvyys ja itsepalvelumahdollisuuden tarjoaminen kasvattaa myös luottamusta!

fivaldi-sahkoinen-taloushallinto-kuvitus5.png

3. Sähköisen taloushallinnon tarjoamat mahdollisuudet ja riskit 

Sähköinen taloushallinto pk-yrityksille: tehoa ja tarkkuutta liiketoimintaan

Taloushallinto on tärkeä osa pk-yrityksen toimintaa, yrityksen alasta riippumatta. Siksi se kannattaa järjestää niin, että yrityksen taloustiedot pysyvät reaaliaikaisesti ajan tasalla ja yrittäjän sekä yrityksen toimivan johdon on helppo seurata tunnuslukujen kehitystä. 

Summaten voisikin sanoa, että reaaliaikainen, digitaalinen taloushallinto ja fiksu taloushallinnon ohjelmisto auttavat varmistamaan, että yrittäjän sormi pysyy talouden pulssilla helposti. 

Sähköisyys helpottaa ja nopeuttaa myös monia yrittäjän arjen rutiineja. Ostolasku- ja kuittirumba nopeutuu, kun taloushallinnon järjestelmä mahdollistaa kuittien ja tositteiden sähköisen skannauksen, arkistoinnin ja tiliöinnin. Kadonneita kuitteja ei tarvitse metsästää eikä tositteita siirtää fyysisesti paikasta toiseen. 

Digitaalinen taloushallinto mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työn. Moni taloushallinnon ammattilainen arvostaa sitä, että työtä voi tehdä mistä tahansa, ja kaikki tositteet ja niihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla sekä yrityksissä että tilitoimistoissa.

Sähköinen taloushallinto tilitoimistoille:  kasvua ja kehittyviä palveluita

Päivittäisten rutiinien helpottaminen, sähköinen tiedonsiirto jopa järjestelmästä toiseen, massa-ajot, automaattiset tiliöintiehdotukset ja laskujen digitaalinen kierrätys ovat esimerkkejä asioista, jotka eivät onnistu ilman sähköisen taloushallinnon järjestelmää. Sähköisyys ja reaaliaikainen tiedonsiirto nopeuttavat tilitoimiston arjen töitä ja mahdollistaa erilaisten asiakkaiden hoitamisen laadukkaasti ja tehokkaasti. 

Kun asiakas näkee taloutensa tilan reaaliaikaisesti ja voi seurata sitä ilman erillistä kuukausiraportointia, voi tilitoimisto keskittyä lukujen raportoinnin sijaan niiden analysoimiseen ja asiantuntijatiedon tarjoamiseen. 

Laadukkaan taloushallinto-ohjelman avulla tilitoimisto voi kehittää konsultointipalveluita ja tarjota "tositteiden syöttöpalvelun" sijaan asiakkaalle oikeasti arvoa tuottavaa asiantuntijuutta – kumppanuutta, josta sekä tilitoimisto että asiakas hyötyvät enemmän.

Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston avulla tilitoimisto voi myös hankkia uusia asiakkaita maantieteellisesti kauempaa. Yritystä ei tarvitse fyysisesti viedä asiakkaiden luo tai toimipaikkoja lisätä, kun digitaalisen taloushallinnon työkalujen avulla tilitoimiston palvelut ovat asiakkaiden ulottuvilla missä ja milloin vain.

Sähköinen taloushallinto – kokemuksia 

Eri toimijat etsivät taloushallinnon sähköistämisestä erilaisia etuja: millaista on esimerkiksi pienen yrityksen sähköinen taloushallinto, tai miten sähköinen järjestelmä auttaa esimerkiksi palkanlaskennan tai muiden taloushallinnon prosessien helpottamisesta. 

Tutustu tilitoimistojen kokemuksiin taloushallinnon sähköistämisestä

Lue PK-yritysten kokemuksia sähköisestä taloushallinnosta

Sähköisen taloushallinnon riskit – ja miten ne taklataan

Kuten lähes kaikissa digitalisointiin liittyvissä muutoshankkeissa, liittyvät sähköiseen taloushallintoon siirtymisen riskit valittuun teknologiaan ja ihmisiin: ohjelmiston on oltava tietoturvallinen ja ohjelmiston tulee myös täyttää kirjanpitoon ja talouden hallintaan liittyvät viranomaismääräykset. Sen lisäksi työntekijöiden tulee osata käyttää ohjelmistoa oikein.

Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston tietoturvariski on helppo väistää hankkimalla digitaalisen taloushallinnon ohjelmisto toimittajalta, jolla on näyttöjä ohjelmistojen kehittämisestä ja ylläpidosta. 

Markkinalla pitkään toimineet taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistojen toimittajayritykset tuntevat myös viranomaismääräykset ja ovat huolehtineet tietoturvan lisäksi esimerkiksi tietojen digitaalisesta arkistoinnista oikein. 

Tilitoimistoissa työskentelevien taloushallinnon ammattilaisten mielestä suurimmat riskit liittyvät osaamiseen ja työn resursointiin etenkin muutoksen aikana. Näihin riskeihin voi vastata valmistautumalla muutokseen huolellisesti ja huolehtimalla siitä, että tukea on tarjolla sekä käyttöönottoprosessin aikana että sen jälkeen.

fivaldi-sahkoinen-taloushallinto-kuvitus3.png

4. Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston hinta ja valinta – mitä huomioida? 

Kun valitset ohjelmistoa tilitoimistoon tai yritykseen, on kaikkein tärkeintä, että teet valinnan omilla ehdoillasi, omien tarpeidesi mukaan.

Tilitoimistoammattilaisena tunnet asiakkaasi ja tiedät parhaiten, millaista palvelua he odottavat. Paras ohjelmisto tilitoimistolle onkin se, jossa omien asiakkaiden hoitaminen onnistuu kätevimmin. Tästä jutusta löydät apua taloushallinnon ohjelmistojen vertailuun ja kysymyksiä, joita ohjelmistoa valitessasi kannattaa kysyä. 

Pk-yrittäjä taas osaa määritellä, millaista dataa tarvitaan yrityksen talouden fiksuun johtamiseen ja millaisia ominaisuuksia se ohjelmistolta edellyttää. Ohjelmisto valitaan usein tilitoimiston valinnan yhteydessä – tästä jutusta löydät apua tilitoimiston, kirjanpitäjän ja taloushallinnon ohjelmiston valintaan.

Taloushallinto-ohjelmiston hinta: näin vertailet 

Taloushallinto-ohjelmistojen hinnoissa ja hinnoitteluperusteissa on eroja. Saman ohjelmiston hinta voi vaihdella valitsemasi ohjelmistopaketin, ohjelmiston ominaisuuksien tai jopa kirjanpito-ohjelmalla tai taloushallinto-ohjelmalla tehtävien toimenpiteiden mukaan. Siksi onkin tärkeää selvittää, miten harkitsemasi ohjelman hinta muodostuu. 

Kiinnitä näihin asioihin huomiota, kun vertailet sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hintoja tilitoimistolle:

✅ Mitä ominaisuuksia valitsemasi ohjelmiston paketit sisältävät – voitko lisätä tai jättää toiminnallisuuksia pois tilitoimistosi tarpeiden mukaan niin, että se huomioidaan ohjelmiston hinnassa?

✅ Vaikuttaako asiakkaasi koko tai liikevaihto ohjelmiston hintaan?

✅ Onko taloushallinnon tapahtumia tai tositteita hinnoiteltu erikseen? Vaikuttaako niiden määrä ohjelmiston hintaan?

✅ Vaikuttaako hoidettavien asiakkaiden lukumäärä valitsemasi paketin hintaan tai siihen, minkä paketin voit valita?

Kun vertailet sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hintaa pk-yritykselle, kysy ainakin nämä kysymykset: 

✅ Montako käyttäjää tarjotun paketin hinta sisältää, ja mitä lisäkäyttäjien paikat maksavat?

✅ Millaiset integraatiomahdollisuudet ohjelmisto tarjoaa – onko yhdistettävyydessä rajoituksia ja millaisia avoimia rajapintoja ohjelmassa on valmiina?

✅ Kasvaako taloushallinto-ohjelma yrityksen mukana, eli kuinka helposti ohjelman käyttö on laajennettavissa muuttuviin tarpeisiin?

Askarruttaako sähköisen taloushallinnon hinta PK-yritykselle? Taloushallinto-ohjelmistojen hintalaskuri auttaa vertaamaan suosituimpien ohjelmistojen hintaa omalle yrityksellesi!

fivaldi-sahkoinen-taloushallinto-kuvitus2.png

5. Sähköisen taloushallinnon vaatimukset – mitä tarvitaan?

Taloushallinnon sähköistäminen sopii useimmille yrityksille, ainakin osittain. Saapuvat laskut ovat yhä useammin verkkolaskuja ja etenkin b2b-maailmassa yhä useampi yritys edellyttää myös myyntilaskuilta sähköisyyttä. Perusedellytykset sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon ovatkin useimmilla yrityksillä jo olemassa. 

Ensimmäinen askel kohti sähköistä, älykästä taloushallintoa on kuitenkin selvittää yrityksen nykytila. Pk-yrityksissä tämä tarkoittaa ennen kaikkea kipupisteiden kirkastamista: mitkä ovat ne kirjanpidon ja taloushallinnon tilanteet, jotka vievät aikaa tai aiheuttavat haasteita. 

Muutokseen täytyy myös valmistautua varaamalla ohjelmiston käyttöönottoon sekä aikaa että käsipareja. Useimmat ohjelmistotoimittajat tarjoavat kattavat käyttöönottokoulutukset, mutta kannattaa myös varmistaa, että sovellustuki ja ohjelmiston käyttöohjeistukset ovat helposti saatavilla myös käyttöönottoprojektin jälkeen.

6. Miten aloittaa taloushallinnon tai tilitoimiston toiminnan sähköistäminen?

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ja taloushallinto-ohjelmiston vaihtaminen kannattaa suunnitella huolella. Sekä tilitoimistoissa että pk-yrityksissä taloushallinnon digitalisointi kannattaa aloittaa sisäisellä kartoituksella ja suunnittelulla.

Kipupisteiden ja aikasyöppöjen tunnistamisen jälkeen on helpompaa määritellä, millaisia ominaisuuksia ohjelmistolta ja uusilta toimintamalleilta kannattaa vaatia. Kun tarpeet ja ongelmakohdat ovat tiedossa, on oikea aika ottaa yhteyttä ohjelmistotoimittajiin.

Mietitkö, mikä olisi paras ohjelmisto tilitoimistolle? Vertailimme Suomen suosituimpia tilitoimistojen ohjelmistoja mm. niiden ominaisuuksien ja erilaisille asiakkaille sopivuuden perusteella, lue lisää!

Tutustu Fivaldi-taloushallintoon asiantuntijan opastuksella. Esittely ei sido mihinkään, ja pääset kysymään kaikki ohjelmiston valintaan liittyvät kysymykset helposti. Varaa maksuton etäesittely sinulle sopivana ajankohtana!