Taloushallinto-ohjelmiston ja kirjanpidon hinta: näin vertailet taloushallinnon ohjelmistokustannuksia pk-yrityksessä

Mistä yrityksen taloushallinnon ja kirjanpidon hinta muodostuu, ja mitkä asiat siihen vaikuttavat? Tässä jutussa käymme läpi yrityksen talouden hoidon kustannuksiin liittyvät asiat sekä sen, mihin taloushallinnon ohjelmistojen hintaa vertaillessa kannattaa kiinnittää huomiota.

Selkeä hinnoittelu 678x452.png

Miten sähköisen ja perinteisen taloushallinnon kustannuksia voi vertailla?

Jotta sähköisen ja perinteisen mappikirjanpidon hintaa yritykselle voisi vertailla, täytyy ensin ymmärtää, miten ne eroavat toisistaan ja mistä taloushallinnon kustannukset muodostuvat. 

Perinteisen kirjanpidon hinta muodostuu pääosin kirjauksista

Perinteisessä kirjanpidossa yrittäjä tai taloushallinnon hoitaja ottaa vastaan laskun postissa tai sähköpostissa, maksaa sen, säilyttää laskun mapissa ja kiikuttaa kirjanpitäjälle, joka sitten kirjaa laskun kirjanpito-ohjelmaan. Yrityksen tunnusluvut nähdään kuukausittain jälkikäteen, kun osto- ja myyntilaskut sekä muut tositteet on maksamisen jälkeen tiliöity ja kirjattu reskontraan tai pääkirjanpitoon. 

Perinteisessä taloushallinnossa kirjanpidon suurin työ – ja suurin osa hinnasta – muodostuukin tositteiden kirjaamisesta ja kuukauden päätteeksi tehtävästä raportoinnista.

Sähköinen kirjanpito on reaaliaikaista: kirjanpitäjä voi keskittyä yrityksesi talouden kehittämiseen

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että tositteet, kuten osto- ja myyntilaskut, tehdään,  tiliöidään ja maksetaan digitaalisesti taloushallinnon ohjelmistossa. 

Papereita tai sähköpostin liitteitä ei tarvitse siirrellä paikasta toiseen; jos käytössä on sähköinen osto- ja myyntilaskutus, onnistuu ostolaskujen hyväksyntä ja maksatus sekä myyntilaskujen lähetys helposti suoraan taloushallinto-ohjelmasta. Tositteet ovat silloin luontevasti ohjelmassa, kirjanpitäjän saatavilla suoraan kirjanpitoon.

Rutiinityö on pitkälti automatisoitua ja kirjanpito sekä reskontrat pysyvät reaaliaikaisesti ajan tasalla. Yrityksen taloustilannetta voi seurata suoraan taloushallinnon ohjelmistosta. Kustannukset muodostuvat ohjelmistosta sekä kirjanpitäjän työstä. 

Sen sijaan, että kirjanpitäjän työ keskittyisi kirjauksiin, on työtuntien painopiste asiantuntijatyössä: kirjanpitäjä voi konsultoida ja kehittää asiakkaan taloutta yhdessä yrittäjän kanssa.

PK-yrityksen taloushallinto: osakeyhtiön taloushallinnon hinta, toiminimen taloushallinnon hinta

PK-yrityksen taloushallinnon hinta muodostuu kahdesta asiasta: 

  • Taloushallinnon ammattilaisen työ: itse kirjanpito eli tositteiden kirjaus, viranomaisraporttien tekeminen ja yrityksen talouden seuranta ja raportointi yrittäjän tai toimitusjohtajan kanssa sovitulla tavalla
  • Taloushallinnossa tarvittavat välineet ja fasiliteetit: ohjelmisto, työkalut ja esimerkiksi tositteiden säilytyksestä syntyvät kulut

Usein yritys ja tilitoimisto sopivat kuukausikohtaisen, kiinteän hinnan, johon sisältyvät sopimuksessa määritetyt asiantuntijapalvelut sekä tarvittavat työkalut.

Perinteisen taloushallinnon hinta yritykselle

Perinteisessä kirjanpidossa ohjelmistokustannukset ovat pienessä roolissa ja usein osa tilitoimiston kiinteitä kuluja. Kirjanpitäjän työmäärä – ja sitä kautta kustannuskin – riippuu enimmäkseen yrityksen tositteiden määrästä, sillä kirjaukset tehdään käsin. 

Tilitoimiston tai kirjanpitäjän veloittaman hinnan lisäksi perinteinen taloushallinto tuottaa kuitenkin myös välillisiä kustannuksia. Yrittäjälle kustannuksia ja haaskattua aikaa syntyy puolestaan mm. ostolaskujen näpyttelystä verkkopankkiin, paperisten myyntilaskujen luomisesta, tulostamisesta ja lähettämisestä sekä tositteiden toimittelusta.

Sähköisen taloushallinnon hinta yritykselle

Sähköisen taloushallinnon hinta yritykselle muodostuu kirjanpitäjän työn lisäksi ohjelmisto- ja liikennöintikustannuksista; ohjelmistolisenssin lisäksi kustannuksia syntyy pankkiyhteyksistä ja operaattorimaksuista. 

Tositteiden kirjaus ja rutiinit vievät sähköisissä järjestelmissä paljon vähemmän aikaa, joten kirjanpitäjä pystyy keskittymään esimerkiksi asiakasyrityksen toimialaan liittyvään lainsäädäntöön ja auttamaan yrittäjää saamaan parhaan hyödyn reaaliaikaisesta talouden seurannasta. 

Sähköisen taloushallinnon ja perinteisen taloushallinnon kustannuksia vertaillessa kannattaa huomioida myös yrittäjän oma ajankäyttö ja mielenrauha: kuitit ja laskut kaikkine tietoineen ovat tallessa yhdessä järjestelmässä, eikä kuittien metsästämiseen tai epäselvyyksiä aiheuttavien laskujen kaivamiseen kulu aikaa. Ostolaskujen käsittely on huomattavasti nopeampaa ja myyntilaskut saa helposti moderneja reittejä pitkin maailmalle. Myös näkyvyys saatavien maksujen osalta on aivan omaa luokkaansa verrattuna perinteiseen taloushallintoon. Lisäksi virheiden määrä vähenee: sähköisessä taloushallinnossa tapahtuma käsitellään ohjelmistossa vain kerran sen sijaan, että samoja tietoja tallennetaan monta kertaa käsipelillä.

Näin vertailet yrityksen taloushallinto-ohjelmiston hintaa

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistojen hinnoitteluperusteet vaihtelevat, ja hintojen vertailu voi tuntua vaikealta. Kun pohdit yrityksellesi sopivinta taloushallinnon järjestelmää, kiinnitä huomiota ainakin seuraaviin asioihin: 

1. Mitä ohjelmistoa tilitoimistosi suosittelee?

Taloushallinnon ohjelmisto on tilitoimiston ja yrityksen yhteinen työympäristö. Siksi on tärkeää, että ohjelmisto on kirjanpitäjälle tuttu, ja että se tarjoaa sopivat työkalut sekä tilitoimistolle että yrityksellesi. Jos tilitoimisto ottaa haltuun heille tuntemattoman ohjelmiston, tulevat työmäärät ja sitä myöten kustannukset ainakin aluksi todennäköisesti nousemaan. 

2. Vaikuttaako yrityksesi liikevaihto ohjelmiston hintaan?

Joissain ohjelmistoissa yrityksen koko määrittää taloushallinnon ohjelmiston paketin ja sitä kautta hinnan. Liikevaihtoluokkaan perustuva hinnoittelu voi olla pienelle yritykselle hyvinkin edullinen, ja vastaavasti suurelle arvokas.

3. Peritäänkö ohjelman kautta tehtävistä transaktioista erillinen maksu?

Taloushallinnon ohjelmiston näppäryys perustuu siihen, että kaikki taloushallinnon tehtävät tapahtuvat saman ohjelmiston sisällä: esimerkiksi laskujen maksamista varten ei tarvitse erikseen siirtyä verkkopankkiin, vaan laskut maksetaan pankkiyhteydellä suoraan ohjelmistosta. 

Tarkista, kuuluvatko maksut ja muut transaktiot taloushallinto-ohjelmiston lisenssihintaan, vai veloitetaanko esimerkiksi laskun maksamisesta ohjelman kautta erillinen maksu.

4. Miten tositteiden määrä vaikuttaa taloushallinto-ohjelmiston kuukausihintaan?

Osa ohjelmistoista edellyttää kuukausittaisen tositemäärän arvioimista etukäteen. Tositteiden, kuten myyntilaskujen ja palkkatositteiden määrän arviointi auttaa kustannusten arvioinnissa kautta linjan, mutta kannattaa tarkistaa, kasvattaako arvioidun määrän ylittäminen ohjelmiston kuukausihintaa. Kannattaa myös tarkistaa, miten tositteiden kokonaismäärä vaikuttaa yksittäisen tositteen hintaan ja onko paketin vaihtaminen helppoa, jos yrityksesi tositemäärä alkaakin ajan myötä kasvaa. 

5. Miten yrityksesi kasvu vaikuttaa taloushallinnon kustannuksiin?

Yrityksen kasvaessa myös taloushallinnolta vaaditaan enemmän. Tarkista, onko ohjelmistopakettia mahdollista laajentaa uusin toiminnallisuuksin, ja vaikuttaako esimerkiksi yrityksesi liikevaihtoluokka ohjelmiston hintaan. Kasvun myötä myös palkanlaskennan kustannus kannattaa tarkistaa: onko ohjelmistossa hyvä palkanlaskentamoduuli, ja minkä hintainen se on.

Miten eri ohjelmistojen kustannukset muodostuvat ja millainen olisi juuri oman yrityksesi hinta eri ohjelmistolle?

Toteutimme suuntaa-antavan laskurin, jonka avulla voit vertailla tunnetuimpien taloushallinto-ohjelmistojen hintaa omien tarpeittesi mukaan.

Huomaathan, että laskurin summat perustuvat julkisiin hintatietoihin – kysy yrityksesi tarpeita tarkasti vastaavaa tarjousta joko ohjelmistotalolta tai omalta tilitoimistoltasi.

Siirry taloushallinto-ohjelmiston hintalaskuriin