Sähköinen taloushallinto 2021 – ohjelmistojen tuomat mahdollisuudet, riskit, hyödyt ja hinnat

Sähköisen taloushallinnon suosio on viime vuosina kasvanut vauhdilla. Aiemmin ankarasti säännellystä, vaihtoehtoisesta toimintamallista on pikku hiljaa tullut standardi: yhä useamman yrityksen taloushallinto ja kirjanpito tehdään ainakin osin digitaalisesti.

 

automatio-green.png

Sähköiseen taloushallinnon järjestelmään siirtyminen onkin hetkellisen trendin sijaan pysyvä muutos, josta on kosolti hyötyä sekä tilitoimistoille että pk-yrityksille. Se nopeuttaa rutiineja ja antaa reaaliaikaista tietoa yrityksen taloustilanteesta myös päätöksenteon tueksi.  

Muutokset aiheuttavat usein kuitenkin myös pientä päänvaivaa – eikä  taloushallinnon digitalisoituminen ole poikkeus. Pienen yrityksen kirjanpito voi olla kannattavampaa tehdä osasähköisesti tai perinteisesti, ja etenkin moni tilitoimistoyrittäjä joutuu miettimään tarkkaan, millainen taloushallinnon ohjelmisto kannattaa ottaa käyttöön esimerkiksi silloin, kun tutun ohjelmiston kehitys päättyy. 

Tässä artikkelissa käymme läpi taloushallinnon digitalisointiin ja erilaisiin ohjelmistoihin liittyviä mahdollisuuksia ja kysymyksiä. Löydät jutusta apua ja vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin: 

1. Sähköinen taloushallinto vuonna 2021: mitä uutta taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistoissa tapahtuu?

  • Taloushallinnon pilvipalveluiden suosio kasvaa entisestään vuonna 2021
  • Taloushallinnon automatisaatio kiihtyy entisestään

2. Sähköisen taloushallinnon hyödyt

  • Sähköisen taloushallinnon hyödyt tilitoimistolle
  • Sähköisen taloushallinnon hyödyt pk-yritykselle
  • Tilitoimiston ja yritysasiakkaan yhteiskäyttö

3. Sähköisen taloushallinnon tarjoamat mahdollisuudet ja riskit

  • Reaaliaikainen, digitaalinen taloushallinto tarjoaa jatkuvan näkymän pk-yrityksen talouteen
  • Sähköinen taloushallinto auttaa tilitoimistoja kasvamaan ja kehittämään palveluitaan
  • Sähköisen taloushallinnon riskit – ja miten ne taklataan

4. Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valinta – mitä huomioida?

  • Taloushallinto-ohjelmisto tilitoimistolle – vertaile ainakin näitä
  • Pk-yritysten taloushallinto-ohjelmien vertailu – tarkista ainakin nämä
  • Näin vertailet taloushallinto-ohjelmistojen hintoja

5. Sähköisen taloushallinnon vaatimukset – mitä sähköinen taloushallinto vaatii?

6. Miten aloittaa taloushallinnon tai tilitoimiston toiminnan sähköistäminen?

1. Sähköinen taloushallinto vuonna 2021: mitä uutta taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistoissa tapahtuu?

Vuosi 2020 oli leimallisesti etätyön vuosi: pandemian myötä asetetut etätyösuositukset vauhdittivat monen yrityksen digitalisaatiota. Taloushallintoala ei ollut poikkeus. Ne yritykset ja tilitoimistot, jotka olivat jo ottaneet taloushallinnon pilvipalvelut käyttöönsä, pystyivät jatkamaan töitään ajasta ja paikasta riippumatta.

Taloushallinnon pilvipalveluiden suosio kasvaa entisestään vuonna 2021

Tilastot kertovat, että sähköistä taloushallintoa ja kirjanpitoa suositaan yhä enemmän. Vuonna 2021 merkittävimmät ohjelmistomuutokset liittyvätkin pilvipalveluiden suosion kasvuun.

Tikonin kehityksen päättyessä monessa tilitoimistossa arvioidaan, millaisella ohjelmistolla se kannattaa korvata. Moni taloushallinnon ohjelmisto taas ottaa paraikaa mittavia kehitysaskeleita: esimerkiksi Fivaldin kehityksen tiekartta on julkaistu jo vuoden 2020 puolella.

Taloushallinnon automatisaatio kiihtyy entisestään

Erilaiset tekoälyä hyödyntävät automaatiot ja tositteiden digitaalinen käsittely nopeuttavat tilitoimistojen rutiineja ja vapauttavat aikaa asiakkaiden auttamiseen. Koneoppivien teknologioiden kehittyessä ominaisuuksia saadaan myös yhä useampien tilitoimistojen ja pk-yritysten saataville. 

On kuitenkin tärkeää muistaa, että mikään taloushallinto-ohjelmisto ei toimi itsekseen – hyvä ja yritystä palveleva taloushallinto edellyttää kuskin paikalle ammattilaisia, jotka osaavat ratkoa ja selvittää esimerkiksi epäselviin tositteisiin liittyvät asiat ja rakentaa ohjelmistoon tarvittavat automaatiot.

spot_Green_Analysing.png

2. Sähköisen taloushallinnon hyödyt

Sähköisen taloushallinnon suurin hyöty on se, että se selkeyttää ja nopeuttaa taloushallinnon ja kirjanpidon rutiineja. Sen avulla niin tilitoimisto kuin yrityskin voi vähentää virheiden riskiä ja tositteiden käsittelyn polut ovat läpinäkyvästi esillä silloin, kun tapahtumiin halutaan perehtyä tarkemmin. 

Sähköisen taloushallinnon hyödyt tilitoimistolle

Perinteinen kirjanpito vaatii kirjanpitäjältä paljon manuaalista työtä. Tositteiden kirjaaminen ja kohdistaminen on työlästä ja tarkkuutta vaativaa. Monipuolinen taloushallinnon ohjelmisto helpottaa ja tehostaa perinteisten asiakkaiden hoitamista, mutta tarjoaa mahdollisuuden myös sähköiseen kirjanpitoon. 

Tarkkuutta toki vaatii sähköinenkin kirjanpito. Sähköisen taloushallinnon ja helppokäyttöisen ohjelmiston avulla työtaakka kuitenkin vähenee, kun kaikista toimista jää automaattisesti jälki. Tositteita ei tarvitse pyörittää paperilla ja työtä voi tehdä mistä ja milloin vain. 

Taloushallinnon ohjelmistojen kehitys etenee harppauksin ja teknologia helpottaa arkea koko ajan enemmän. Koneoppimista voidaan jo nyt hyödyntää esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnissä. 

Sähköisen taloushallinnon hyödyt pk-yritykselle

Pk-yrityksen taloushallinto helpottuu sähköistämällä. Kun myynti- ja kululaskut kulkevat sähköisesti, eivät tositteet pääse hukkumaan eikä kirjauksia tarvitse tehdä moneen kertaan.

Kirjanpito pysyy ajan tasalla, eli yrityksen taloustietoja voi tarkastella reaaliaikaisesti mistä ja milloin vain. Sähköisen taloushallinnon järjestelmä mahdollistaa myös tilitoimiston ja pk-yrityksen töiden jakamisen, eli yhteiskäytön. 

Tilitoimiston ja yritysasiakkaan yhteiskäyttö

Kirjanpitäjän työ helpottuu, kun taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa tilitoimiston ja asiakkaan välisen yhteiskäytön. Asiakas pääsee kirjautumaan tilitoimiston käyttämään taloushallinnon ohjelmistoon: etsimään ja kirjaamaan haluamiaan tietoja itse. 

Yhteiskäytön myötä tilitoimisto ja asiakas voivat sopia työnjaosta haluamallaan tavalla. Kun käytössä on yhteinen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto, voi asiakas hoitaa esimerkiksi myyntilaskutuksen itse ja tapahtumat kirjautuvat reaaliaikaisesti kirjanpitoon. Toinen tyypillinen yhteiskäytön muoto on ostolaskujen kierrätys, jossa asiakas tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut, ja kirjanpitäjä siirtää laskut maksuun saman ohjelmiston kautta. 

Taloushallinto-ohjelmiston yhteiskäyttö syventää asiakkaiden ja tilitoimiston asiakassuhdetta. Läpinäkyvyys ja itsepalvelumahdollisuuden tarjoaminen kasvattaa myös luottamusta!spot_Green_Interface.png

3. Sähköisen taloushallinnon tarjoamat mahdollisuudet ja riskit 

Reaaliaikainen, digitaalinen taloushallinto tarjoaa jatkuvan näkymän pk-yrityksen talouteen

Taloushallinto on tärkeä osa pk-yrityksen toimintaa, yrityksen alasta riippumatta. Siksi se kannattaa järjestää niin, että yrityksen taloustiedot pysyvät reaaliaikaisesti ajan tasalla ja yrittäjän sekä yrityksen toimivan johdon on helppo seurata tunnuslukujen kehitystä. 

Summaten voisikin sanoa, että reaaliaikainen taloushallinto ja fiksu taloushallinnon ohjelmisto auttavat varmistamaan, että yrittäjän sormi pysyy talouden pulssilla helposti. 

Sähköinen taloushallinto helpottaa ja nopeuttaa myös monia yrittäjän arjen rutiineja. Ostolasku- ja kuittirumba nopeutuu, kun taloushallinnon järjestelmä mahdollistaa kuittien ja tositteiden sähköisen skannauksen, arkistoinnin ja tiliöinnin. Kadonneita kuitteja ei tarvitse metsästää eikä tositteita siirtää fyysisesti paikasta toiseen. 

Digitaalinen taloushallinto mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työn. Moni taloushallinnon ammattilainen arvostaa sitä, että työtä voi tehdä mistä tahansa, ja kaikki tositteet ja niihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla sekä yrityksissä että tilitoimistoissa. 

Sähköinen taloushallinto auttaa tilitoimistoja kasvamaan ja kehittämään palveluitaan

Päivittäisten rutiinien helpottaminen, sähköinen tiedonsiirto jopa järjestelmästä toiseen, massa-ajot, automaattiset tiliöintiehdotukset ja laskujen digitaalinen kierrätys ovat esimerkkejä asioista, jotka eivät onnistu ilman sähköisen taloushallinnon järjestelmää. Sähköinen taloushallinto nopeuttaa tilitoimiston arjen töitä ja mahdollistaa erilaisten asiakkaiden hoitamisen laadukkaasti ja tehokkaasti. 

Kun asiakas näkee taloutensa tilan reaaliaikaisesti ja voi seurata sitä ilman erillistä kuukausiraportointia, voi tilitoimisto keskittyä lukujen raportoinnin sijaan niiden analysoimiseen ja asiantuntijatiedon tarjoamiseen. 

Laadukkaan taloushallinto-ohjelman avulla tilitoimisto voi kehittää konsultointipalveluita ja tarjota "tositteiden syöttöpalvelun" sijaan asiakkaalle oikeasti arvoa tuottavaa asiantuntijuutta – kumppanuutta, josta sekä tilitoimisto että asiakas hyötyvät enemmän.

Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston avulla tilitoimisto voi myös hankkia uusia asiakkaita maantieteellisesti kauempaa. Yritystä ei tarvitse fyysisesti viedä asiakkaiden luo tai toimipaikkoja lisätä, kun digitaalisen taloushallinnon työkalujen avulla tilitoimiston palvelut ovat asiakkaiden ulottuvilla missä ja milloin vain. 

Sähköisen taloushallinnon riskit – ja miten ne taklataan

Kuten lähes kaikissa digitalisointiin liittyvissä muutoshankkeissa, liittyvät sähköiseen taloushallintoon siirtymisen riskit valittuun teknologiaan ja ihmisiin: ohjelmiston on oltava tietoturvallinen ja ohjelmiston tulee myös täyttää kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyvät viranomaismääräykset. Sen lisäksi työntekijöiden tulee osata käyttää ohjelmistoa oikein.

Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston tietoturvariski on helppo väistää hankkimalla digitaalisen taloushallinnon ohjelmisto toimittajalta, jolla on näyttöjä taloushallinto-ohjelmistojen kehittämisestä ja ylläpidosta. 

Markkinalla pitkään toimineet taloushallinto- ja kirjanpito-ohjelmistojen toimittajayritykset tuntevat myös viranomaismääräykset ja ovat huolehtineet tietoturvan lisäksi esimerkiksi tietojen digitaalisesta arkistoinnista oikein. 

Tilitoimistoissa työskentelevien taloushallinnon ammattilaisten mielestä suurimmat riskit liittyvät osaamiseen ja taloushallintotyön resursointiin etenkin muutoksen aikana. Näihin riskeihin voi vastata valmistautumalla muutokseen huolellisesti ja huolehtimalla siitä, että tukea on tarjolla sekä käyttöönottoprosessin aikana että sen jälkeen. spot_Green_Questions.png

4. Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valinta – mitä huomioida? 

Kun valitset sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa tilitoimistoon tai yritykseen, on kaikkein tärkeintä, että teet valinnan omilla ehdoillasi, omien tarpeidesi mukaan. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen käy kevyemmin, kun ohjelmisto vastaa tilitoimistosi tai pk-yrityksesi tarpeita. 

Tilitoimistoammattilaisena tunnet asiakkaasi ja tiedät parhaiten, millaista palvelua he odottavat. Pk-yrityksen taloushallinnossa työskentelevä taloushallinnon ammattilainen taas osaa määritellä, millaista dataa tarvitaan yrityksen talouden fiksuun johtamiseen ja millaisia ominaisuuksia se ohjelmistolta edellyttää. 

Taloushallinto-ohjelmisto tilitoimistolle – vertaile ainakin näitä:

1. Oikeanlainen ohjelmisto juuri omien asiakkaidesi hoitamiseen

Aloita miettimällä asiakaskuntaasi. Onko mukana yrityksiä, joille perinteinen kirjanpito on paras tapa taloushallinnon hoitamiseen? Onko osasähköinen taloushallinto ja kirjanpito mahdollisuus – missä tahdissa haluat sähköistää tilitoimiston ja asiakaskunnan hoitamista? 

Nämä kysymykset ovat tärkeitä, jotta valitset alun alkaenkin oikean ohjelman. Osa ohjelmistosta mahdollistaa kaikenlaisten asiakkaiden palvelemisen, kun taas osalla digitaalisen kirjanpidon ja taloushallinnon ohjelmistoista ei perinteisiä asiakkaita voi hoitaa ollenkaan, tai ilman maksullisten lisäosien käyttöönottoa.

2. Ohjelmiston ominaisuudet

Tilitoimistoilla on hoidettavanaan useita, varsin eri tilanteissa olevia yrityksiä. Kun asiakkaita on paljon, on syytä tutustua myös tositteiden manuaalisen käsittelyn nopeuteen, mahdollisten virheiden korjaamiseen ja siihen, miten helppoa tai hankalaa on kirjanpidon lakisääteisten raporttien, kuten tuloslaskelman, taseen, pääkirjan ja päiväkirjan muodostaminen.

On myös hyvä muistaa, että vaikka tekisit niin sanottua manuaalista kirjanpitoa, voit näyttää asiakkaallesi reaaliaikaisen kirjanpidon näkymän suoraan järjestelmästä yhteiskäyttöperiaatteen mukaisesti. Yhteiskäyttöä asiakkaan kanssa on hyvin helppoa laajentaa esim. myyntilaskutukseen ja sähköisten ostolaskujen käsittelyyn.

Ohjelmistojen välillä on eroja myös siinä, miten tositteet siirtyvät kirjanpitoon; syntyykö esimerkiksi ostolaskujen käsittelystä automaattisesti tapahtuma reskontraan, vai tarvitaanko siihen erillisiä toimia.

Kirjanpito-ominaisuuksien lisäksi tilitoimiston ohjelmalta vaaditaan myös muita taloushallinnon tehtäviä nopeuttavia toiminnallisuuksia. Ostolaskujen kierrätys, automaattiset tiliöintiehdotukset, automaattiset ostolaskujen hyväksyntäsäännöt ja tietoturvallinen pankkiyhteys nopeuttavat päivittäistä työtä.

3. Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto

Jos vaihdat järjestelmästä toiseen, onko tietojen siirto vaivatonta ja nopeaa? Tarjoaako ohjelmiston toimittaja käyttöönottokoulutuksen juuri oman tilitoimistosi aikatauluihin sopivassa rytmissä? Millaista tukea ohjelmiston toimittaja tarjoaa käyttöönoton jälkeen? Nämä asiat ovat suuressa roolissa siinä, miten ohjelmiston käyttöönotto sujuu.spot_Green_Settings.png

Pk-yritysten taloushallinto-ohjelmien vertailu – tarkista ainakin nämä

1. Raportointimahdollisuudet ja raporttien reaaliaikaisuus

Yrityksen taloushallinnossa korostuvat arjen rutiinien nopeuttamisen ja tehostamisen lisäksi raportointimahdollisuudet ja dashboardit, joiden avulla yrityksen talouden tilanteesta on helppo pysyä kartalla. 

2. Millaisia integraatiomahdollisuuksia eri taloushallinto-ohjelmat tarjoavat

Kun eri järjestelmät keskustelevat automaattisesti keskenään, voi yritystä johtaa tiedolla. Toiminnanohjaus ja ERP-järjestelmät, palkanlaskenta, varastonhallinta ja esimerkiksi työajanseurantajärjestelmä voidaan yhdistää taloushallinto-ohjelmaan. 

3. Ominaisuudet ja mahdollisuudet yhteiskäyttöön tilitoimiston kanssa

Voisiko ollakin niin, että et tarvitse omaa taloushallinto-ohjelmaa, vaan voisitkin hankkia tilitoimistoltasi tunnukset ohjelmiston yhteiskäyttöön? Tämä on erinomainen toimintamalli silloin, kun olet ulkoistanut osan pk-yrityksen taloushallinnosta tilitoimistolle.spot_Green_Budget-Euro.png

Taloushallinto-ohjelmiston hinta: näin vertailet 

Taloushallinto-ohjelmistojen hinnoissa ja hinnoitteluperusteissa on eroja. Saman ohjelmiston hinta voi vaihdella valitsemasi ohjelmistopaketin, ohjelmiston ominaisuuksien tai jopa kirjanpito-ohjelmalla tai taloushallinto-ohjelmalla tehtävien toimenpiteiden mukaan. Siksi onkin tärkeää selvittää, miten harkitsemasi ohjelman hinta muodostuu. 

Kiinnitä näihin asioihin huomiota, kun vertailet sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hintoja tilitoimistolle:

  • Mitä ominaisuuksia valitsemasi ohjelmiston paketit sisältävät – voitko lisätä tai jättää toiminnallisuuksia pois tilitoimistosi tarpeiden mukaan niin, että se huomioidaan ohjelmiston hinnassa?
  • Vaikuttaako asiakkaasi koko tai liikevaihto ohjelmiston hintaan?
  • Onko taloushallinnon tapahtumia tai tositteita hinnoiteltu erikseen Vaikuttaako niiden määrä ohjelmiston hintaan?
  • Vaikuttaako hoidettavien asiakkaiden lukumäärä valitsemasi paketin hintaan tai siihen, minkä paketin voit valita?

Kun vertailet sähköisen taloushallinnon ohjelmiston hintaa pk-yritykselle, kysy ainakin nämä kysymykset: 

  • Montako käyttäjää tarjotun paketin hinta sisältää, ja mitä lisäkäyttäjien paikat maksavat?
  • Millaiset integraatiomahdollisuudet ohjelmisto tarjoaa – onko yhdistettävyydessä rajoituksia ja millaisia avoimia rajapintoja ohjelmassa on valmiina?
  • Kasvaako taloushallinto-ohjelma yrityksen mukana, eli kuinka helposti ohjelman käyttö on laajennettavissa muuttuviin tarpeisiin?

Haluatko lukea lisää sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valinnasta?

Tilaa tästä itsellesi kattava opas taloushallinto-ohjelmiston valintaan!

Lataa taloushallinto-ohjelmiston ostajan opas »

5. Sähköisen taloushallinnon vaatimukset – mitä sähköinen taloushallinto vaatii?

Taloushallinnon sähköistäminen sopii useimmille yrityksille, ainakin osittain. Saapuvat laskut ovat yhä useammin verkkolaskuja ja etenkin b2b-maailmassa yhä useampi yritys edellyttää myös myyntilaskuilta sähköisyyttä. Perusedellytykset sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon ovatkin useimmilla yrityksillä jo olemassa. 

Ensimmäinen askel kohti sähköistä, älykästä taloushallintoa on kuitenkin selvittää yrityksen nykytila. Pk-yrityksissä tämä tarkoittaa ennen kaikkea kipupisteiden kirkastamista: mitkä ovat ne kirjanpidon ja taloushallinnon tilanteet, jotka vievät aikaa tai aiheuttavat haasteita. 

Taloushallinnon digitalisointi, kuten muutkin ohjelmistojen käyttöönottoon liittyvät muutoshankkeet, vaikuttavat sekä yrityksesi taloushallintoon että koko yrityksen toimintakulttuuriin. Muutoksessa täytyykin huomioida myös viestintä – esimerkiksi kululaskujen tai ostolaskujen kierrätyksen sähköistämisen yhteydessä on tärkeää muistuttaa koko henkilöstölle, miksi niin toimitaan ja miksi on tärkeää skannata ja lähettää tositteet kierrätettäväksi oikeassa aikataulussa. 

Muutokseen täytyy myös valmistautua varaamalla ohjelmiston käyttöönottoon sekä aikaa että käsipareja. Useimmat ohjelmistotoimittajat tarjoavat kattavat käyttöönottokoulutukset, mutta kannattaa myös varmistaa, että sovellustuki ja ohjelmiston käyttöohjeistukset ovat helposti saatavilla myös käyttöönottoprojektin jälkeen.spot_Green_Cloud.png

6. Miten aloittaa taloushallinnon tai tilitoimiston toiminnan sähköistäminen?

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon tai taloushallinto-ohjelmiston vaihtaminen kannattaa suunnitella huolella. Sekä tilitoimistoissa että pk-yrityksissä taloushallinnon digitalisointi kannattaa aloittaa sisäisellä kartoituksella ja suunnittelulla. Kun kipupisteet ja aikasyöpöt ovat tiedossa, on helpompaa määritellä, millaisia ominaisuuksia ohjelmistolta ja uusilta toimintamalleilta kannattaa vaatia. 

Kun tarpeet ja ongelmakohdat ovat tiedossa, on oikea aika ottaa yhteyttä ohjelmistotoimittajiin – tai kokeilla ohjelmistojen ominaisuuksia itse!

Lue lisää Visma Fivaldista »

Kokeile Fivaldia maksutta 14 päivää

Tutustu Fivaldiin maksutta, kaikessa rauhassa! Kokeiluympäristössä pääset testaamaan ohjelmiston monipuolisia toiminnallisuuksia, esimerkiksi uudistettua myynninhallintaa ja ostolaskujen käsittelyä 14 päivän ajan.

Aloita maksuton kokeilu »