
Opas: 5 askelta sähköiseen taloushallintoon
Opas sähköistä taloushallintoa harkitseville yrityksille.
Opas sähköistä taloushallintoa harkitseville yrityksille.
Onko yrityksesi harkinnut taloushallinnon sähköistämistä? Tiedätkö jo, kuinka sähköisen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu käytännössä? Tämän oppaan tavoitteena on tuoda esille, millaisten askelten kautta sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu sekä mitkä ovat yrityksen tärkeimpiä tehtäviä prosessin aikana.
Parhaan hyödyn tästä oppaasta saavat ne yritykset, jotka vielä harkitsevat oman taloushallintonsa tai sen eri osien sähköistämistä. Oppaan tavoitteena on kuitenkin tarjota ajatuksia ja pohdiskeltavaa myös niille yrityksille, joiden taloushallinnosta jo jokin osa hoidetaan sähköisesti.
Kuinka moni seuraavista väittämistä pitää paikkaansa yrityksessäsi tai organisaatiossasi?
Tulevaisuudessa yrityksen kilpailukykyyn vaikuttaa yhä enenevissä määrin data. Kuinka tehokkaasti ja nopeasti yritys pystyy käsittelemään sekä tulkitsemaan dataa, sekä muodostamaan tietoa ja tietoutta saatavilla olevan datan pohjalta.
Päätöksenteon tueksi tarvittavaa dataa tuottavat ulkoinen ja sisäinen laskenta. Oikea-aikaisen talousdatan tuottamisessa sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat erittäin tehokkaita, koska ne tuottavat reaaliaikaista ja ajantasaista tietoa yrityksen taloudesta.
Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan käsin tehtävien taloushallinnon toimenpiteiden sähköistämistä, automatisointia ja siirtymistä kohti reaaliaikaisuutta. Taloushallinnon prosessien sähköistyminen ja automatisointi tarjoavat yritykselle säästöjä sekä ajassa että kustannuksissa. Kustannushyötyjen lisäksi sähköinen taloushallinto on reaaliaikaista ja paperitonta, eikä tiedonsaanti ole sidottu aikaan tai paikkaan.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt näkyvät myös työntekijöiden arkirutiineissa: automatisoitujen prosessien ansiosta käsin tehtävä manuaalinen työ jää pois. Työntekijöillä on enemmän aikaa työhön, joka on tuottavampaa ja asiakkaille lisäarvoa tuottavaa, kuten asiakaspalvelu. Yritys saa parhaan hyödyn sähköisestä taloushallinnosta silloin, kun kaikki yrityksen talouteen liittyvät prosessit hoidetaan sähköisesti alusta loppuun.
1. Verkkolaskujen vastaanotto ja lähetys sähköisessä muodossa on edullisempaa kuin paperilaskujen lähettäminen ja käsittely.
2. Myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti yrityksen kirjanpitoon ja reskontraan. Sähköinen taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa myös laskujen lähettämisen sähköisesti verkkolaskuina, tulostuspalvelun kautta tai e-laskuna.
3. Yrityksen kirjanpitotositteet tallentuvat automaattisesti taloushallinto-ohjelmiston sähköiseen arkistoon. Historiatietojen selailu sähköisestä arkistosta on nopeaa ja tieto on aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
4. Kaikki kirjatut tiedot tallentuvat kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin, jolloin tietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan eri järjestelmiin.
5. Vakioraportit ja viranomaisilmoitukset saadaan tehtyä ohjelmistosta nappia painamalla ja ne voidaan lähettää myös suoraan viranomaisille sähköisiä välityskanavia pitkin.
6. Manuaalisesta kirjaamisesta johtuvien virheiden määrä vähenee, kun tapahtumat siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen. Myös virheiden etsimiseen kuluva aika säästyy, kun ohjelmisto tarjoaa tehokkaat työkalut poikkeuksien etsimiseen.
7. Matka- ja kululaskuja ei enää tarvitse vastaanottaa manuaalisesti ja syöttää ohjelmistoon, sillä työntekijät kirjaavat ne itse suoraan ohjelmistoon skannattujen kuittien kera.
8. Pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja päivittää päivärahat ja muut verottajan ohjeistamat kulukorvaukset automaattisesti, jolloin ne ovat aina ajantasaiset ja työntekijöiden käytettävissä.
9. Osto-, matka- ja kululaskut voidaan hyväksyttää suoraan ohjelmistossa ajasta ja paikasta riippumatta, jonka jälkeen ne voidaan myös maksaa suoraan ohjelmistolla.
10.Palkanlaskentaohjelmisto mahdollistaa tehokkaan palkanlaskennan, koska ohjelmisto laskee automaattisesti työntekijöiden verot, sotuvähennykset ja muut mahdolliset vähennykset automaattisesti taustalla olevien työntekijätietojen pohjalta.
Taloushallinnon sähköistämistä pitkitetään välillä vähän turhankin pitkään, koska totuttuihin toimintatapoihin liittyvät isot muutokset sisältävät aina omat riskinsä. Monesti kuitenkin varsinainen muutosprosessi vie lopulta vähemmän aikaa, kuin sitä edeltävät pohdinnat.
Sähköiseen taloushallintoon voidaan siirtyä aina joko asteittain tai yhdellä kertaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Yrityksen on itse pohdittava, mikä sille on paras vaihtoehto.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on tänä päivänä tehty helpoksi ja vaivattomaksi. Kun ohjelmisto tulee suoraan pilvestä, ei asiakasyrityksen tarvitse tehdä erillisiä palvelin- ja kapasiteettihankintoja, vaan palveluntoimittaja huolehtii niistä. Yrityksen itsensä tehtäväksi jää ainoastaan ohjelmiston käytön opiskelu, taustaparametrien laitto yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa ja ohjelmiston käyttö.
Ennen kuin eri ohjelmistotoimittajiin otetaan yhteyttä, suositeltavaa on, että yritys käy läpi nykyiset taloushallintoprosessit ja miettii miten taloushallintoa halutaan kehittää. Muuta ei tarvitse tehdä.
Useimmille pk-yrityksille riittää se, että yrityksessä on karkealla tasolla saatu luotua yhteinen näkemys sen taloushallintoprosessin nykytilasta ja siihen liittyvistä tulevaisuuden tarpeista. Jos yrityksessä puolestaan on paljon eri liiketoimintaprosesseja ja se tekee yhteistyötä useiden eri toimittajien kanssa, voi taloushallintoprosessia kuvata myös lyhyen kirjallisen dokumentin avulla.
Pääasia on se, että yrityksessä on yhteinen ja jaettu näkemys siitä, minkälaisia kipukohtia nykyisessä taloushallintoprosessissa on, ja mihin suuntaan taloushallintoa halutaan viedä. Ohjelmistotoimittajat auttavat ratkomaan haasteet yrityksen kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.
Markkinoilla on tarjolla useita sähköisen taloushallinnon järjestelmiä, joten omalle yritykselle oikean ja sopivan ohjelmiston valinta voi olla yllättävänkin haastavaa ja työlästä. On mahdollista, että toimittajat ovat erikoistuneet vain johonkin tiettyyn toimialaan tai tarjoavat vain tiettyjä sähköisen taloushallinnon palveluita.
Lähtökohtaisesti kannattaa etsiä sellaisia ohjelmistotoimittajia, joilla on takanaan vakavarainen historia sekä kokemusta oman yrityksen toimialaan liittyen. Ohjelmistotoimittajaa valittaessa kannattaa myös vaatia potentiaalisilta ohjelmistotoimittajilta ehdotuksia siitä, miten yrityksen taloushallintoprosesseja kannattaisi kehittää.
Kun sopiva ohjelmistotoimittaja on löytynyt ja yhteistyöstä on sovittu virallisesti, on aika pitää aloituspalaveri uuteen ohjelmistoon siirtymisestä. Aloituspalaverin tavoitteena on käydä läpi kaikki ne prosessit, jotka halutaan ratkaista uudella sähköisellä taloushallintoohjelmistolla. Ratkaistavia prosesseja voivat olla esimerkiksi ostolaskujen sähköinen käsittely, myyntilaskutuksen sähköistäminen tai matkalaskujen sähköinen käsittely.
Prosessien läpikäynnin pohjalta laaditaan käyttöönottosuunnitelma yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa, jonka mukaan uusi taloushallinnon ohjelmistohankinta toteutetaan.
Kun käyttöönottoa lähdetään tekemään, on vielä hyvä varmistaa, että ohjelmisto kattaa ja täyttää asiakkaan tarpeet. Käyttöönotto tehdään määritellyn käyttöönottosuunnitelman mukaisesti.
Uuden ohjelmiston käyttöönottokoulutus on yksi tärkeimmistä asioista sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä ja tämän takia siihen kannattaa panostaa. Koulutus tulee järjestää aina hyvissä ajoin ennen ohjelmiston lopullista käyttöönottoa, jotta käytön aloitushetkellä kaikki osaavat käyttää ohjelmistoa oikein. On myös hyvä sopia jo mahdollisesta lisäkoulutuksesta käyttöönoton yhteydessä, jos ohjelman käyttöön tarvitaan lisätukea.
Tänä päivänä ohjelmistotoimittajilla on paljon materiaalia käyttöönoton ja käytön tueksi. Nämä kannattaa käydä läpi jo käyttöönoton yhteydessä, jotta materiaalit ovat käytössä silloin, kun niitä tarvitaan. Joidenkin ohjelmistojen ympärille on rakentunut myös laajoja käyttäjäyhteisöjä, jotka tukevat ja antavat vinkkejä ohjelmiston käyttöön.
Kokeile Visma Fivaldia maksutta