Opas kirjanpito-ohjelman valintaan: Näin valitset tarpeisiisi sopivan kirjanpito-ohjelman

Kirjanpito – pakollinen paha vai tärkein keino pysyä kärryillä yrityksen tilanteesta? Kun hoidat kirjanpidon ketterästi sähköisellä ohjelmalla, muuttuu se puuduttavasta tositerallista tehokkaaksi tavaksi johtaa yrityksen taloutta.

Settings - green.png

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sähköinen kirjanpito on, millaisia ominaisuuksia kirjanpito-ohjelmat sisältävät ja mitä yrityksen tai tilitoimiston tulee ottaa huomioon ohjelmistoa valittaessa. Annamme myös hyviä vinkkejä kirjanpito-ohjelmien ja niiden hintojen vertailemiseen sekä kirjanpito-ohjelman käyttöönottoon.
Löydät apua ja vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin: 

1. Mitä on sähköinen kirjanpito?

  • Mitä eroa on sähköisellä kirjanpidolla ja sähköisellä taloushallinnolla?
  • Kirjanpito-ohjelma on paljon muutakin kuin laskutusohjelma
  • Mitä hyötyä on kirjanpito-ohjelmasta?

2. Näin vertailet kirjanpito-ohjelmia

  • Kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle: Ota nämä asiat huomioon
  • Kirjanpito-ohjelma pk-yritykselle: Ota nämä asiat huomioon
  • Näin tilitoimisto ja yritys käyttävät kirjanpito-ohjelmaa yhdessä

3. Kirjanpito-ohjelman hinta

  • Kannattaako valita ilmainen vai maksullinen kirjanpito-ohjelma?
  • Kirjanpito-ohjelmien hintojen vertailu: Ota huomioon nämä asiat

4. Kirjanpito-ohjelman käyttöönotto

  • Kirjanpito-ohjelmasta toiseen vaihtaminen
  • Asiakastuki ja koulutus kirjanpito-ohjelman käyttämiseen
  • Kirjanpito-ohjelman testaaminen

UX - green.png

1. Mitä on sähköinen kirjanpito?

Kirjanpitolaki määrää, että yritysten on pidettävä kirjaa menoistaan ja tuloistaan. Kirjanpitoa ei kuitenkaan kannata ajatella pelkkänä velvollisuutena. Ajantasainen tieto auttaa yrittäjää ja kirjanpitäjää tekemään parempia päätöksiä ja kehittämään yrityksen toimintaa numeroiden perusteella.

Kirjanpito onnistuu kätevimmin digitaalisten työkalujen avulla. Kirjanpito-ohjelmassa voi hoitaa myyntilaskutuksen, käsitellä ostolaskut ja hoitaa monia muita yrityksen arkeen kuuluvia tehtäviä.

Lisäksi kirjanpito-ohjelman kautta voi hoitaa lakisääteiset kuukausi- ja vuosiraportoinnit sekä tilinpäätöksen kätevästi joko yksin tai yhdessä tilitoimiston kanssa sekä tarkastella yrityksen tärkeitä tietoja reaaliajassa.

Mitä eroa on sähköisellä kirjanpidolla ja sähköisellä taloushallinnolla?

Sähköistä kirjanpitoa ei kannata sekoittaa sähköiseen taloushallintoon. Siinä missä kirjanpito-ohjelmassa hoidetaan sähköisesti nimenomaan yrityksen kirjanpitoon liittyviä tehtäviä, kuten laskutusta ja tositteiden käsittelyä, tarjoaa sähköinen taloushallinto-ohjelma monipuolisesti erilaisia taloushallinnon työkaluja yrityksen arjen tueksi. Siinä voi olla myös erilaisia palveluja vaikkapa työajan seurantaan, matkalaskujen hallintaan tai sähköiseen perintään.

Kirjanpito-ohjelma on paljon muutakin kuin laskutusohjelma

Usein puhutaan myös laskutusohjelmista. Joskus laskutusohjelmalla viitataan kirjanpito-ohjelmaan ja toisinaan yksinomaan myyntilaskujen lähettämiseen tarkoitettuun työkaluun.

Kirjanpito on paljon muutakin kuin laskujen lähettämistä. Ohjelmaa valitessa on hyvä miettiä kirjanpidon kokonaisuutta ja sitä, onnistuuko ohjelmassa myös ostolaskujen ja tositteiden käsittely, viranomaisraportointi tai laskelmien tekeminen.

Mitä hyötyä on kirjanpito-ohjelmasta?

Kirjanpito-ohjelman käyttämiseen on monta hyvää syytä. Tässä niistä tärkeimmät:

  • Ajansäästö: Kirjanpidon tekeminen sähköisesti säästää aikaa. Laskujen hoitaminen tai tositteiden kirjaaminen sujuvat kätevästi verkkopohjaisilla työkaluilla.
  • Kirjanpidon rutiinien automatisointi: Arki helpottuu, kun myynti- ja ostolaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ja reskontraan. Visma Fivaldissa voit myös hyödyntää tekoälyä ostolaskujen tiliöinnissä.
  • Lakisääteiset vaatimukset: Kirjanpito-ohjelmasta saat helposti lähetettyä arvonlisäveroilmoituksen suoraan verottajalle tai ajettua tarvittavat raportit esimerkiksi tuloslaskelman tai taseen tekemiseen.
  • Turvallisuus ja pilvipalvelu: Sähköisessä järjestelmässä tärkeät taloustiedot ovat hyvässä tallessa. Pilvipalvelu takaa, että tiedot ovat aina saatavilla.
  • Yhteiskäyttö: Usein yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät kirjanpito-ohjelmaa yhdessä. Yhteinen ohjelma takaa, että tietoja ei tarvitse erikseen kysyä tai lähettää yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä edestakaisin.
  • Reaaliaikaiset raportit: Arki helpottuu, kun kaikki yrityksen tärkeät tiedot ovat aina saatavilla yhdellä vilkaisulla.

Survey - green.png

2. Näin vertailet kirjanpito-ohjelmia

Kirjanpito-ohjelmia on erilaisia, ja niiden vertailu voi olla hankalaa, sillä ominaisuuksia ja hinnoittelumalleja on paljon. Tärkeintä on miettiä, millaisia ominaisuuksia ohjelmalta tarvitaan ja onko nyt tai tulevaisuudessa tarvetta saada käyttöön laajempia taloushallinnon palveluita. 

Kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle: ota nämä asiat huomioon

Moni tilitoimisto panostaa nyt asiakkaiden kirjanpidon sähköistämiseen.  Kirjanpito-ohjelmaa valitessa kannattaa ottaa huomioon etenkin se, pystytäänkö ohjelmassa hoitamaan sekä perinteiset mappiasiakkaat että sähköiset yhteiskäyttöoasiakkaat.

Kattavan kumppaniohjelman avulla tilitoimisto voi kehittää liiketoimintaansa ja tarjota asiakkailleen entistä parempaa palvelua. Visma Fivaldin kumppaniohjelmassa saat muun muassa alennuksia sähköisten palveluiden hankintahinnoista sähköisten asiakasmäärien mukaan.

Kirjanpito-ohjelma pk-yritykselle: ota nämä asiat huomioon

Kun olet valitsemassa kirjanpito-ohjelmaa pk-yritykselle, kannattaa ensimmäisenä kartoittaa oman yrityksen tarpeet. Millaisia ominaisuuksia kirjanpito-ohjelmalla pitäisi olla? Kuinka moni tulee käyttämään ohjelmaa? 

Nykyhetken lisäksi on syytä miettiä myös tulevaa: Miltä yrityksesi toiminta tulee näyttämään vuoden tai viiden vuoden päästä? Tarvitaanko silloin lisää ominaisuuksia ja käyttäjiä tai laajempia taloushallinnon palveluja? Huolehdi siitä, että valitsemasi ohjelmisto kykenee kasvamaan yrityksen mukana.

Jos käytössä on ulkoinen asiakas- ja tuoterekisteri tai esimerkiksi palkkajärjestelmä, varmista myös että ohjelmat saa integroitua kirjanpito-ohjelmaan. Näin säästyy aikaa ja vaivaa, kun tiedot löytyvät helposti yhdestä paikasta.

Näin yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät kirjanpito-ohjelmaa yhdessä

Usein yrittäjä ei hoida yrityksen kirjanpitoa täysin yksin, vaan kirjanpitäjä on apuna esimerkiksi laskelmien tekemisessä. Tällöin kannattaa valita kirjanpito-ohjelma, joka mahdollistaa yhteiskäytön, eli jossa sekä yrittäjällä että tilitoimistolla on pääsy järjestelmään.

Kirjanpito-ohjelman yhteiskäyttö sujuvoittaa arkea ja on myös kustannustehokasta.  Usein yrittäjä hoitaa esimerkiksi myynti- ja ostolaskut sekä tositteet itse, ja tilitoimisto vastaa pääkirjanpidosta, taseesta ja tuloslaskelmista.

Lue lisää taloushallinto-ohjelman valinnasta!

Lataa tästä itsellesi taloushallinto-ohjelmiston ostajan opas

Lataa ostajan opas »

3. Kirjanpito-ohjelman hinta

Kirjanpito-ohjelmia on monenlaisia. Niiden vertaileminen voi olla hankalaa, sillä kirjanpito-ohjelman hinta voi muodostua monella eri tavalla. Joissakin hinnoittelu perustuu tositteiden tai käyttäjien määrään, toisissa taas on kiinteä kuukausi- tai vuosihinta tai maksut muodostuvat erilaisista lisäpalveluista. 

Hintoja vertaillessa on helpointa arvioida koko vuoden kokonaiskustannuksia. Ota huomioon eurojen lisäksi myös ohjelmiston tarjoamat palvelut: saatko ohjelmiston tarjoajalta oman yhteyshenkilön tai tukea käyttämiseen ja osaamisen syventämiseen aina tarvittaessa?

Kannattaako valita ilmainen vai maksullinen kirjanpito-ohjelma? 

Verkosta löytyy myös ilmaisia kirjanpito-ohjelmistoja. Niissä esimerkiksi myyntilaskujen lähettäminen saattaa olla maksutonta tiettyyn lukumäärään saakka, mutta kuluja voi tulla vaikkapa asiakasrekisterin luomisesta tai muistutuslaskujen lähettämisestä.

Ilmaisissa kirjanpito-ohjelmissa ei useinkaan voi tehdä yhteistyötä tilitoimiston kanssa tai luoda viranomaisraportteja. Kannattaa myös varmistaa, vastaako ilmaisohjelma yrityksen tarpeisiin sen kasvaessa ja saatko tiedot ajettua ohjelmasta helposti ulos, kun kirjanpito-ohjelman vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi. Myös tietoturva-asioihin kannattaa kiinnittää huomiota: muista varmuuskopiointi jos tiedot tallentuvat vain omalle koneelle ja selvitä kuinka turvallisessa pilvipalvelussa tärkeät tietosi sijaitsevat.

On myös hyvä muistaa, että yrityksen kirjanpito tulee tehdä Suomen lainsäädännön mukaisesti. Siksi kannattaa valita kotimainen kirjanpito-ohjelma, joka on luotu suomalaisyritysten tarpeisiin ja jossa tukea on saatavilla aina tarvittaessa.

Kirjanpito-ohjelmien hintojen vertailu: ota huomioon nämä asiat

Kun vertailet kirjanpito-ohjelman hintaa tilitoimistolle, ota huomioon ainakin nämä seikat:

  • Ominaisuudet: Mitä ominaisuuksia eri paketit sisältävät? Voitko valita vain ne ominaisuudet joita oikeasti tarvitset tai onko tarjolla lisäominaisuuksia tarpeen vaatiessa?
  • Asiakkaiden määrä: Muuttuuko ohjelmiston hinta asiakkaiden määrän kasvaessa?
  • Asiakkaiden liikevaihto: Vaikuttaako liikevaihtoluokka ohjelmiston hintaan?
  • Tositteiden ja tapahtumien määrä: Kasvattaako tositteiden tai taloushallinnon tapahtumien lukumäärä hintaa?
  • Tuki ja asiakaspalvelu: Tarjoaako ohjelma apua, neuvoja tai koulutusta?

Kun vertailet kirjanpito-ohjelman hintaa pk-yritykselle, pidä mielessä ainakin nämä asiat:

  • Ominaisuudet: Millaisia ominaisuuksia saat käyttöösi? Voitko valita vain tarvitsemasi ominaisuudet tai voitko tarvittaessa saada lisäpalveluja?
  • Tositteiden ja tapahtumien määrä: Onko hinta kuukausikohtainen vai perustuuko se esimerkiksi tositteiden ja lähetettyjen laskujen määrään?
  • Käyttäjien määrä: Kuinka paljon hintaan vaikuttaa se, kuinka moni yrityksessä käyttää palvelua? Tai vaikuttaako hintaan se, käytetäänkö ohjelmaa yhdessä kirjanpitäjän kanssa?
  • Tuki ja asiakaspalvelu: Tarjoaako ohjelma apua, neuvoja tai koulutusta?

Feedback - rating - green.png

4. Kirjanpito-ohjelman käyttöönotto

Sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen kannattaa aina suunnitella huolellisesti. Ensin on hyvä kartoittaa omat tarpeet ja miettiä, miten kirjanpito-ohjelman käyttönotto käytännössä toteutetaan. Mitä ominaisuuksia ollaan ottamassa käyttöön? Mitä tietoja siirretään ja missä vaiheessa? Tarvitaanko koulutusta tai apua tietojen siirtämisessä uuteen järjestelmään? 

Kirjanpito-ohjelmasta toiseen vaihtaminen

Myös siirtyminen kirjanpito-ohjelmistosta toiseen kannattaa suunnitella huolella. Mitä kaikkia tietoja pitää siirtää ja missä muodossa ne saadaan ajettua uuteen järjestelmään? Varaa siirtymiselle riittävästi aikaa ja pyydä koulutusta ja tukea siirtymisen toteuttamiseen.

Asiakastuki ja koulutus kirjanpito-ohjelman käyttämiseen

Kirjanpito-ohjelmaa valitessa yksi tärkeimmistä kriteereistä toimivuuden ja helppokäyttöisyyden lisäksi on asiakastuki. Saatko apua käyttöönottoon, koulutusta eri ominaisuuksien hyödyntämiseen tai neuvoja aina niitä tarvitessasi? Onko saatavilla kattava ohjesivusto ja aktiivinen käyttäjäyhteisö, jossa voi keskustella muiden käyttäjien kanssa ja saada vinkkejä ympäri vuorokauden?

Kirjanpito-ohjelman testaaminen

Paras tapa valita omiin tarpeisiin sopiva kirjanpito-ohjelma on kokeilla ohjelmiston ominaisuuksia itse »

 

Kokeile Fivaldia maksutta 14 päivää

Haluatko tutustua taloushallinto-ohjelma Visma Fivaldin ominaisuuksiin kaikessa rauhassa? Kokeiluympäristössä pääset testaamaan ohjelmiston toiminnallisuuksia 14 päivän ajan.

Aloita maksuton koekäyttö »