Porvoon Tilipalvelu Oy on perinteinen tilitoimisto Porvoosta, joka tarjoaa kirjanpito- ja veroneuvontapalveluita. Yritys ajautui etsimään uutta taloushallinnon ohjelmistoa, koska Tikon-ohjelmisto on tulossa tiensä päähän. Pitkän harkinnan myötä Porvoon Tilipalvelu päätyi lopulta Fivaldiin ja nyt taloushallinto-ohjelman vaihto Tikonista Fivaldiin on jo hyvällä mallilla.

– Ajauduimme etsimään uutta ohjelmistotaloa, koska nykyisen järjestelmän Tikonin toiminta loppuu pian. Vielä vuoden 2021 kevään tilinpäätökset voidaan tehdä Tikonilla, mutta tavoite on, että joulukuun 2021 tilinpäätökset tehtäisiin jo Fivaldilla, kertoo Porvoon Tilipalvelun perustaja ja omistaja Tarja Tuomi.

Porvoon Tilipalvelu aloitti uuden ohjelmiston hankintaprosessin loppuvuodesta 2019 ja eri vaihtoehtoja puntaroitiin pitkään. Lopulta yrityksessä päädyttiin Fivaldiin. 

– Meidän tarpeita ajatellen Fivaldi sopi meille kaikista parhaiten. Meillä on edelleen paljon perinteisiä asiakkaita, joten koimme, että Fivaldin avulla pystymme parhaiten palvelemaan myös perinteistä asiakaskuntaa. Visma on vahva ohjelmistotalo, jolla on pitkät perinteet ja paljon tilitoimistoasiakkaita. Nämä olivat pääkriteerit, jotka vaikuttivat valintaan, kertoo Tarja.

Käyttöönotto onnistui aikataulussa

Porvoon Tilipalveluilla ohjelmiston käyttöönottoa on tehty samaan aikaan muiden töiden lomassa, ja Tikon on pysynyt rinnalla käyttöönoton ohessa.

– Käyttöönotto on sujunut kokonaisuudessaan oikein hyvin. On ollut sellainen tunne, että saadaan tukea ja apua käyttöönottoon. Olemme tehneet käyttöönottoa Visman konsultin kanssa ja opiskelleet paljon myös itsenäisesti. Uutta opeteltavaa on paljon, mutta pala kerrallaan olemme saaneet käytyä asioita läpi. Kun käyttöönottoa tekee oman työn ohessa, se aiheuttaa toki välillä haasteita aikataulujen kanssa, kertoo Tarja.

–  Aluksi keskityimme myynninhallintaan, ostolaskujen käsittelyyn, kirjanpidon puoleen sekä laskutukseen. Fivaldin palkanlaskenta eli Payroll on tarkoitus ottaa käyttöön vielä myöhemmin. Pankkien kanssa meillä on ollut jonkun verran haasteita, mutta ne on saatu aina ratkaistua, kertoo Tarja.

– Olemme pysyneet hyvin aikataulussa ja syksyn osalta katsotaan sitten, onko vielä tarpeellista ottaa lisäkoulutuksia. Onneksi olemme saaneet tosi hyvin tukea Visman puolelta, ja olemme saaneet heti apua kun on tullut pulmia, kertoo Tarja.

Ohjelmiston vaihdossa Tarjaa mietitytti etukäteen saldosiirrot, kun dataa siirretään järjestelmästä toiseen. Siirto meni kuitenkin helposti Tikon-aineistosiirtotyökalun avulla. 

– Meillä oli siirtotyökalu käytössä, ja meidän kokemuksen mukaan sen avulla siirto oli todella vaivatonta. Oli ihana juttu, että Tikonin aineiston siirto meni näin helposti ja meidän ei tarvinnut tehdä käsityötä, kertoo Tarja.

Nopeutta ja ajansäästöä sekä tilitoimistolle että asiakkaalle

Fivaldi mahdollistaa asiakkaiden sähköistämisen, joka tuo sekä lisää nopeutta tilitoimiston työhön että helpotusta tilitoimiston asiakkaille. Uuden ohjelmiston myötä toimintatavat muuttuvat, kun paperilla tehtävää työtä on vähemmän. Tämä säästää sekä tilitoimiston että asiakkaiden aikaa. 

– Pidemmän päälle saamme varmasti vielä enemmän ajansäästöä, kun saadaan sähköistettyä lisää asiakkaita. Asiakkaat ovat myös ottaneet muutoksen innokkaana vastaan.

– Yksi konkreettinen hyöty meidän asiakkaille on se, että maksuasioiden hoitaminen on nopeampaa kuin ennen. Jos asiakkaalla on paljon ostolaskuja, ne voidaan lähettää suoraan ohjelmasta ja asiakkaan ei enää tarvitse itse miettiä näitä – hän vain käy läpi ja hyväksyy laskut. Tämä on helpottanut asiakkaan työtä huomattavasti, kertoo Tarja.

Ohjelmiston vaihto yllätti positiivisesti

– Minut on yllättänyt ohjelman käytön helppous, ja erityisesti myynti- ja ostopuoli. Perinteinen kirjanpidon puoli on aika samanlainen kuin meillä oli aiemminkin. Työkalut, jotka saimme perinteisen kirjanpidon rinnalle, ovat mukavia, selkeitä ja helppoja käyttää, kertoo Tarja.

 – Itse mielsin aiemmin, että ohjelmiston vaihtaminen olisi isompi asia ja hankalampi juttu. Tämä on kyllä sujunut todella sujuvasti ja tuttujen osioiden käyttö menee nyt jo ihan rutiinilla. Tässä taustalla on toki monta osatekijää ja paljon työtä ennen kuin saadaan kaikki kohdalleen, mutta tähän mennessä kokemus on ollut positiivinen, summaa Tarja.

Sähköisen taloushallinnon lisäksi Porvoon Tilipalvelu haluaa palvella edelleen myös perinteisiä asiakkaita – ja on tyytyväinen, että myös perinteinen puoli onnistuu Fivaldilla.

 – Erityisen hyvää Fivaldissa on se, että voimme jatkossa palvella sähköisten lisäksi myös niitä perinteisiä asiakkaita. Tämä on hieno ohjelma, kun se palvelee kaikkien asiakkaiden tarpeita, päättää Tarja.

Lue lisää Porvoon Tilipalvelun matkasta ohjelmiston vaihdon aikana. Täältä löydät tarkemmin Porvoon Tilipalvelun kokemuksia ohjelmiston vaihdosta: Matka Tikonista Fivaldiin osa 1 ja osa 2


Haluatko tutustua Visma Fivaldiin tarkemmin? Aloita maksuton 14 päivän koekäyttö! Luo tunnukset ja aloita maksuton koekäyttö »

porvoon tilipalvelu logo.png

 

Asiakas: Porvoon Tilipalvelu

Visma-ratkaisu: Visma Fivaldi

Haaste: Tikon-ohjelmisto tulee tiensä päähän, tarve uudelle järjestelmälle jossa voi hoitaa sekä sähköisiä että perinteisiä asiakkaita.

Ratkaisu: Visma Fivaldin avulla voidaan tarjota palveluita sekä perinteisille että sähköisille asiakkaille.

Hyödyt: Fivaldi mahdollistaa asiakkaiden sähköistämisen, joka tuo lisää nopeutta tilitoimiston työhön. Palvelee kaikkien asiakkaiden tarpeita.

 

Tututu Visma Fivaldiin