Kaikki hoituu yhdellä ohjelmistolla

Paperit & Talot Oy Ab (ruotsiksi Papper & Hus Ab Oy) on vuonna 2013 perustettu pieni ja paikallinen tilitoimisto Tammisaaressa, joka tarjoaa sekä tilitoimisto- että isännöintialan palveluita. Toimitusjohtaja ja yksi perustajista Björn Lindqvist on tehnyt töitä kirjanpidon parissa jo vuodesta 1995. Nykyään Paperit & Talot työllistää 13 henkilöä ja tavoitteena on kasvattaa liiketoimintaa maltillisesti vuosittain.

Paperit & Talot tarjoaa asiakkailleen sekä tilitoimiston palveluita että taloyhtiön isännöintiä. Visma Fivaldi on ollut käytössä yrityksessä sen perustamisesta lähtien. "Vuonna 2013, kun etsimme sopivaa järjestelmää, kävimme ajan kanssa läpi eri vaihtoehtoja. Päätimme yksimielisesti ottaa Fivaldin käyttöön, koska siinä on kaikki tarvitsemamme ohjelmat samassa; kirjanpito, palkanlaskenta ja isännöintiohjelma", kertoo Lindqvist.

"Etsimme ohjelmistoa pitkällä tähtäimellä ja tarvitsimme ohjelmiston, joka kasvaa meidän toimintamme mukana. Myös hinta oli kohdallaan, mutta tärkeintä oli kirjanpito- ja isännöintipuolen hoituminen samassa ohjelmistossa," jatkaa Lindqvist.

Ohjelmistojen määrä väheni kolmesta yhteen Fivaldin myötä

Suurin hyöty yhdestä järjestelmästä on tietojen automaattinen siirtyminen. "Isännöitsijäpuolella kaikki reskontrat siirtyvät suoraan kirjanpitoon; palkat ja laskut menevät suoraan kirjanpitoon ja ovat ajan tasalla koko ajan. Ohjelmisto näyttää taloyhtiön tilanteen reaaliajassa, ja voimme jakaa myös taloyhtiön hallitukselle tunnukset, joilla he pääsevät näkemään dokumentteja sähköisesti", kertoo Lindqvist.

Sähköinen ohjelmisto säästää aikaa ja vaivaa, kun tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä. "Ennen Fivaldia meillä oli käytössä kolme eri ohjelmistoa ja silloin totesimme, että näin ei voi jatkua", kertoo Lindqvist.

Kirjanpidon puolella Lindqvist nostaa järjestelmän vahvuudeksi helppokäyttöisyyden. "Palkanlaskenta- ja kirjanpitopuoli ovat tosi helppoja käyttää. Kirjanpidosta saan veroilmoitukset ja tilinpäätökset helposti ulos ja dokumentit suoraan wordiin. Myynninhallinta, entiseltä nimeltään weblaskutus, on auttanut meitä paljon ja on todella tärkeä ominaisuus. Tämä on semmoinen ohjelma, joka toimii ja on edullinen", kertoo Lindqvist. 

Yrityksessä ollaan tyytyväisiä siihen, että pilvipalveluna toimiva ohjelmisto mahdollistaa etätöiden teon. "Säästämme aikaa, koska ohjelmisto toimii etänä kotikoneelta ja töitä voi tehdä tarvittaessa kotoa käsin. Uskon, että tulevaisuudessa menemme kaikki yhä enemmän sähköiseen suuntaan ja ohjelmisto mahdollistaa sen jo nyt. Isännöitsijäpuolella meillä ei ole esimerkiksi yhtään mappia, vaan kaikki tieto kulkee sähköisesti", kertoo Björn.

Fivaldin käyttöönotto onnistui ja tukea on saanut tarvittaessa

"Kun otimme Fivaldin käyttöön vuonna 2013, varasimme tarpeeksi aikaa käyttöönottoprojektiin. Se oli yksi suuri syy, miksi projekti onnistui hyvin", kertoo Lindqvist. "Ainahan uuden ohjelmiston kanssa pitää opetella uutta, mutta meillä tämä hoitui hyvin."

Paperit & Talot on käyttänyt Fivaldin sovellustukea aina tarpeen tullen. "Aina, kun olemme ottaneet Visman sovellustukeen yhteyttä, tuki on auttanut nopeasti ja melkein aina on saatu ongelmat hoidettua. Koen, että yhteistyö Visman kanssa on sujunut hyvin ja ongelmiin on saatu vastaukset helposti ja nopeasti", kertoo Björn.

Sekä kirjanpito- että isännöintipuoli hoituvat yhdellä ohjelmistolla

"Suosittelen Fivaldia erityisesti meidän kaltaisille kirjanpito- ja isännöintitoimistoille, koska kaiken voi hoitaa yhdellä ohjelmistolla. Tilitoimiston näkökulmasta kirjanpitopuolta ja palkanlaskentaa on helppo käyttää ja isännöintipuolen osalta sähköinen järjestelmä mahdollistaa reskontran siirtymisen suoraan kirjanpitoon", kertoo Björn.

"Mielestäni Fivaldissa kaikki toimii kuten pitää. Ohjelmistossa on kaikki kohdallaan, eikä mitään puutu", summaa Björn lopuksi.