Eteläpohjalainen KMV-Tilitaito Oy on digitalisoinut asiakkaidensa kirjanpitoa määrätietoisesti. Sähköisen taloushallinnon tueksi valittiin Fivaldiin integroitu FabricAI, joka nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä tekoälyn avulla.

KMV-Tilitaito Oy on vuodesta 1988 toiminut taloushallinnon ja yrityskonsultoinnin palveluita tarjoava yritys, jolla on 21 työntekijää toimipisteissä Kauhavalla, Ylihärmässä ja Kortesjärvellä sekä asiakkaita ympäri Suomea.

Toimitusjohtaja Päivi Kallio kertoo, että yritys on viime vuosien aikana sähköistänyt asiakkaidensa kirjanpitoa määrätietoisesti ja vauhdikkaasti. Yrityksessä tehtiin viiden vuoden suunnitelma sähköistämiseen, mutta se saavutettiin jo kahdessa vuodessa.

– Ensin toimme sähköisiin järjestelmiin isot asiakkaat, joilla on omia erityisvaatimuksia, ja nyt olemme tuoneet pieniäkin asiakkaita digitaalisen taloushallinnon pariin.

KMV-Tilitaidossa on huomattu, että etenkin aloittavat ja nuoremmat yrittäjät pitävät sähköisiä työkaluja itsestään selvänä valintana ja myös kysyvät itse aktiivisesti digitaalisia ratkaisuja esimerkiksi laskujen tai kuittien käsittelyyn. Monesti siirtyminen sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan tapahtuukin yrityksen sukupolvenvaihdoksen myötä.

Taloushallinnon sähköistämiseen ryhdytään, jos sille koetaan olevan aitoa tarvetta. Kallion mukaan yrittäjät huomaavat ohjelmiston hyödyt nopeasti, eikä yksikään asiakas ole luopunut järjestelmistä ne käyttöön otettuaan.

–  Konkreettinen esimerkki sähköisen taloushallinnon hyödyistä on, että ennen yrittäjä on kuukauden tositteita hoitaessaan joutunut istumaan mapin päällä saadakseen sen kiinni. Ja muutama kuukausi sähköistämisen jälkeen hän on huomannut, että koko vuoden paperithan mahtuvat yhteen mappiin!

Tekoäly tehostaa ostolaskujen käsittelyä

KMV-Tilitaidolla on ollut käytössä Visma Fivaldi taloushallinto-ohjelma vuodesta 2014. Sekä tilitoimisto että sen asiakkaat ovat mieltyneet ohjelmistoon.

– Olemme tyytyväisiä siihen, että ohjelmaan on tullut uusia ominaisuuksia. Se on muuttunut ja kehittynyt paljon tässä vuosien aikana.

Alkuvuodesta 2021 KMV-Tilitaidossa otettiin käyttöön Fivaldiin integroitu FabricAI-lisäarvopalvelu, joka automatisoi ostolaskujen käsittelyä tekoälyn avulla. Yrityksessä oli huomattu, että voimakas asiakkaiden sähköistäminen oli säästänyt runsaasti aikaa toisaalla, mutta tuonut samalla lisätyötä ostolaskujen tiliöintiin.

– Ostolaskujen käsittely vie joka päivä jokaiselta kirjanpitäjältämme jonkin verran aikaa. Sama koskee asiakkaita, sillä heistä osa käsittelee itse ostolaskunsa, Kallio kertoo.

Aikaa säästyy ja tehokkuus parantuu

FabricAI:ssa on neljä eri automaation tasoa, joista korkeimmalla järjestelmä hoitaa ostolaskujen tiliöinnin täysin automaattisesti. Työhön, johon kolmella kirjanpitäjällä menisi 180 minuuttia, menee tekoälyllä vain neljä minuuttia ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista. Näin säästetään aikaa ja parannetaan tehokkuutta.

Toinen syy FabricAI:n käyttöönotolle oli loma-aikojen ja muiden sijaistuksien sujuvoittaminen. Eri kirjanpitäjillä voi olla hieman erilainen tapa käsitellä toistuvat ostolaskut. Kun tekoäly oppii käsittelemään laskut, se auttaa myös tuuraajaa tekemään kirjanpidon juuri samalla tavalla.

– Ostolaskujen käsittely ei sinänsä ole vaikeaa, mutta se vie aikaa. Kun ihminen käsittelee laskuja, tarvitaan lopulta monta napsausta. Ajansäästön ansiosta pystymme kehittämään palveluitamme ja suunnittelemaan uusia palvelukokonaisuuksia.

Fabric AI:n käyttöönoton myötä tekoälystä tuli työkaveri

KMV-Tilitaidon ensimmäisten kuukausien kokemukset FabricAI:sta ja tekoälystä ostolaskujen käsittelyssä ovat olleet hyviä. Jokaiselta kirjanpitäjältä valittiin ensimmäisessä vaiheessa mukaan yksi sopiva asiakas. Ostolaskut käsitellään alkuvaiheessa ohjelman kahdella ensimmäisellä tasolla, jossa ihminen on vielä mukana opettamassa järjestelmää.

Asiakkaiden ostolaskujen käsittely on nopeutunut FabricAI:n käyttöönoton myötä useilla minuuteilla päivässä. Kallion mukaan tekoälyyn pitää kuitenkin suhtautua kuin mihin tahansa uuteen työkaveriin.

– On kyseessä ihminen tai kone, sen pitää aina ensin opetella asiat. Kaikki ei välttämättä mene heti sataprosenttisesti, mutta yllätyin kuinka fiksusti ja nopeasti järjestelmä ottaa asiat haltuun. Se on kuin uusi työkaveri, mutta juttelee hieman vähemmän.

Kokemusten perusteella KMV-Tilitaidolla mietitään, millaisille asiakkaille ostolaskujen automaatio voitaisiin ottaa käyttöön seuraavaksi. Tarkoitus on myös seurata säästynyttä työaikaa järjestelmällisesti FabricAI:n kuukausiraporttien pohjalta.

Myös asiakkaat ovat suhtautuneet uuteen tekoälykumppaniin myönteisesti.

– He ovat iloisia, että viemme eteenpäin taloushallinnon kehittymistä. Maailma muuttuu, ja yrittäjän itse ei tarvitse sitä seurata, kun olemme siinä auttamassa.

 

Haluatko kokeilla Visma Fivaldia? Aloita maksuton 14 päivän koekäyttö nyt! Luo tunnukset ja aloita koekäyttö »


KMV-Tilitaito.png



Asiakas: KMV-Tilitaito Oy

Visma-ratkaisu: Visma Fivaldi ja FabricAI

Haaste: Voimakas asiakkaiden sähköistäminen toi lisätyötä ostolaskujen tiliöintiin.

Ratkaisu: Fivaldiin integroitu FabricAI tekoäly hoitaa ostolaskujen tiliöinnin automaattisesti.

Hyödyt: Työhön, johon kolmella kirjanpitäjällä menisi 180 minuuttia, menee tekoälyllä vain neljä minuuttia. Aikaa säästyy ja tehokkuus paranee. Ajansäästön ansiosta voidaan kehittää palveluita ja suunnitella uusia palvelukokonaisuuksia.

Tutustu Visma Fivaldiin