OP Koti Lappi Oy tuottaa isännöintipalveluja asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöille Lapin alueella. OP Koti Lappi on hyödyntänyt Visman ja MOST Digitalin yhteistyössä tuotettua ohjelmistorobottia osana Fivaldi-isännöintijärjestelmää huhtikuusta 2020 alkaen ja on erittäin tyytyväinen robotin toimintaan. “Tarkoituksena oli tehdä iso digiloikka isännöinnissä 2020 luvulle ja siitä se ajatus sitten lähti”, kertoo Tarja Väihkönen, isännöintiliiketoiminnan asiakkuusjohtaja OP Koti Lappi Oy:stä.

Alkusysäys ohjelmistorobotiikkan hyödyntämiselle lähti MOST Digitalin asiakastilaisuudesta, jonka jälkeen OP Koti Lapin konttorilla mietittiin robotille sopivia käyttökohteita. "Ostoreskontrassa sekä vastikepuolella on toistuvia manuaalisia tehtäviä, joita voitaisiin helposti automatisoida robotilla”, kertoo Tarja. “Me lähdimme liikkeelle nyt ostoreskontrasta, mutta tavoitteena on laajentaa robotin tekemää työtä muuallekin taloushallintoon”, kuvailee Tarja.

Tällä hetkellä robotti käsittelee OP Koti Lapilla ostolaskuja. Käytännössä robotti hakee sanoja tai numeroita laskulta ja kohdistaa laskun sen perusteella oikealle taloyhtiölle. Robotti toimii ohjausexcelin perusteella ja se oppii lukemaan laskupohjia ohjausexcelin määrittelyiden avulla. “Robotti on äärettömän tarkka, joten meidän täytyy olla myös määrittelyn kanssa erityisen tarkka”, kertoo Tarja. “Määrittely lähti rakentumaan nollasta, mutta nyt olemme jo hyvässä vaiheessa. Tällä hetkellä tavoitteena on, että saisimme kaikki toimittajat määrittelyn taakse”, jatkaa Tarja.


Robotti vapauttaa aikaa aina isännöitsijöihin saakka

OP Koti Lapin järjestelmässä pyörii 36 000 laskua vuosittain. Tällä hetkellä noin 1000 laskua kulkee robotin kautta kuukaudessa, eli jopa ⅓ laskuista menee suoraan robotin kautta. “Robotti vapauttaa tällä hetkellä arviolta 2 tuntia aikaa viikossa pois ihmistyöstä,” kertoo Tarja. Lisäksi robotti on erittäin tarkka työssään, jolloin inhimillisten virheiden määrä pienenee. “Manuaalisesti tehtynä vaikkapa 200 laskun joukkoon saattaa jäädä aina jokin virhe. Robotin kanssa virheitä ei pääse syntymään”, jatkaa Tarja.

“Meillä on tavoitteena nostaa robotin käsittelemien laskujen osuus niinkin suureksi, että saamme jatkossa säästettyä 15 tuntia eli jopa 2 päivää työaikaa viikossa”, visioi Tarja. Robottia opetetaan ajan kanssa tunnistamaan toimittajia ja robotin hyötysuhde nousee koko ajan. “Sitä mukaan, kun toimittajien laskuja tulee, niin täydennetään exceliä”, kertoo Tarja.

Säästynyt työaika käytetään OP Koti Lapilla jatkossa asiakaspalveluun ja sen kehitykseen. “Meillä on tavoitteena päästä kehittämään asiakaspalvelua ja luomaan asiakaspalvelukeskus. Sen avulla voidaan hoitaa paremmin isännöitsijöiden puheluita. Tämä taas vapauttaa isännöitsijöiden aikaa kiinteistöjohtamiseen ja taloyhtiöiden asioiden hoitoon,” kertoo Tarja. “Tässä tapahtuu tällainen positiivinen ketjureaktio ja kaikkien aikaa säästyy tuottavaan työhön”, jatkaa Tarja.


Taloushallinnon automatisointi tehostaa toimintaa

“Robotin käyttöönotto ja yhteistyö MOST Digitalin ja Visman kanssa on sujunut hyvin, vaikkakin pohjatyössä ja määrittelyissä oli alkuun tekemistä”, kertoo Tarja. “Onneksi asiakaspalvelu pelaa ja saamme nopeasti kysymyksiin vastaukset”, kertoo Tarja.

OP Koti Lapilla on ideoitu robotille jo seuraavia käyttökohteita. “Nyt robottia käytetään ostoreskontraan, mutta miksi sitä ei käytettäisi myös laskujen maksuun? Robotti voisi hakea aamulla pankkiaineistot, saldot ja viitteet sekä maksaa laskut. Nämä ovat nyt sellaisia tehtäviä, joita ihminen tekee joka aamu”, kertoo Tarja.

Toinen tunnistettu käyttökohde robotille voisi olla vesimittarilaskutus. “Meille tulee huoneistokohtaisia vesilaskuja noin 4500 kappaletta vuosittain ja nämä laskut tehdään ja lähetetään syys-marraskuun paikkeilla manuaalisesti. Tämä hikipisaroita aiheuttava työ on lopulta aika suoraviivainen prosessi, jonka voisi hyvin automatisoida robotin taakse”, sanoo Tarja.

Taloushallinnon puolelta löytyy paljon konkreettisia käyttökohteita robotille. “Mitä tehokkaammaksi saamme taloushallintoa, sitä enemmän aikaa jää kiinteistöjohtamiseen ja asiakaspalvelun tehostamiseen”, summaa Tarja.

OP_koti.png

Visma-asiakas

OP Koti Lappi Oy

Visma-ratkaisu

Tarve

  • Taloushallinnon rutiinityön automatisointi
  • Ostolaskujen manuaalisen työn automatisointi

Ratkaisu

  • Robottitoteutus automatisoi ostolaskujen käsittelyä

Hyödyt

  • Työajan säästö
  • Rutiinitehtävien vähentyminen
  • Virheiden määrän vähentyminen
  • Aikaa säästyy tuottavaan työhön
  • Asiakaspalvelun laadun paraneminen
  • Tuottavuuden kasvu

 

Tutustu Visma Fivaldiin