Sähköisyyttä isännöintiin

Isännöintitoimisto iMasa Ky:n visiossa isännöintitoimialan digitalisaatio on viety pitkälle. Asiakas on tuotu toiminnan keskiöön ja toimintaa ohjaa asiakkaan tarpeet ja hyvä palvelu. Toiminnan ja vision rinnalle tarvitaan niitä tukevat työkalut, jotka mahdollistavat avoimuuden taloyhtiöön päin tehokkaasti.

 

Matti Hippi perusti Isännöintitoimisto iMasan vuonna 2010.  Aiemmin ulkomailla toimiessaan Hippi oli nähnyt, kuinka muilla toimialoilla sähköisillä järjestelmillä hoidettiin varastointia ja tilauksia tehokkaasti nykyaikaisella tavalla. Etsiessään järjestelmää uuden liiketoimintansa tueksi, Hippi kävi tarkasti läpi kaikki tarjolla olevat ratkaisut. Tavoitteena hänellä oli löytää uudenaikainen sähköinen järjestelmä, joka tukisi hänen visiotaan yrityksen toiminnasta mahdollisimman hyvin. Visma Fivaldi vakuutti laajuudellaan.

– Tällä toimialalla on totuttu toimimaan manuaalisesti. Halusin tuoda toimialalle yrityksen, joka tekee asiat digitaalisesti, unohtamatta kustannustehokasta ja laadukasta toimintaa. Jotta pystyn toteuttamaan visioni tehokkuudesta ja hyvästä asiakaspalvelusta, tarvitsen Visma Fivaldin kaltaisen modernin järjestelmän. Kun rutiinityöt saadaan rullaamaan tehokkaasti, vapautetaan resursseja asiakaspalveluun ja vaativampiin töihin. Tällöin on mahdollista palvella asiakasta paremmin, kertoo Matti Hippi.

Asiakaspalvelussa tarvittava tieto yhdessä paikassa

Asiakas on iMasan toiminnassa kaiken keskiössä. Isännöintiä tehdään asiakkaan ehdoilla ja omaa toimintaa sopeutetaan hyödyntämällä järjestelmää. Luottamus, avoimuus ja läpinäkyvyys ovat ehdottoman tärkeitä arvoja iMasan toiminnassa. Visma Fivaldi mahdollistaa avoimuuden taloyhtiöön päin ja reaaliaikaisen tiedon jakamisen päätöksenteon tueksi. Tämän ansioista asiakkaan luottamus on helpompi saavuttaa.

– Visma Fivaldilla tarjoamme asiakkaallemme mahdollisuuden päästä katselemaan dokumentteja ja raportteja vaikka suoraan kotisohvalta. Asiakkaamme kiittävät meitä toiminnan avoimuudesta. Välillä saamme vieläkin ihmettelyä uusilta asiakkailta siitä, onko todella mahdollista, että kirjanpito on juoksevasti ajan tasalla ja heillä on jatkuvasti pääsy ajantasaiseen tilanteeseen, Matti Hippi kuvailee.

Kun asiakas soittaa iMasan asiakaspalveluun, asiakaspalvelija näkee yhdestä järjestelmästä kaiken tarvitsemansa. Tietoa ei tarvitse lähteä etsimään irtonaisilta papereilta tai mapeista. Tämä tarkoittaa lyhyempää vasteaikaa asiakkaalle.

Muutoksessa ei ole pelättävää

Usein uuden järjestelmän hankintaa vaikeuttaa pelko muutoksesta. On helppo jatkaa vanhalla toimintamallilla. Hippi kertoo, että uuden toimintatavan tuomisessa tärkeää on saavutettavan hyödyn konkretisointi, joka Visma Fivaldin tapauksessa tarkoittaa rutiinityön määrän tippumista ja lisää aikaa muille tehtäville. Myös iMasan työntekijät ovat tyytyväisiä ja innoissaan uudenlaisesta työnteosta. Yrityksen strateginen päätös keskittyä uudenlaiseen toimintamalliin on ollut kannattava ratkaisu.

– Kasvamme jatkuvasti, kun meidän tapa toimia on alkanut tulla tutuksi alueen ihmisille. Toiminta on kasvanut orgaanisesti sekä asiakkaiden että työntekijöiden osalta.  Ensimmäinen työntekijä yritykseen palkattiin perustamisen jälkeen tammikuussa 2011 ja nyt työntekijöitä on jo yhteensä viisitoista neljällä eri paikkakunnalla. Visma Fivaldi on täyttänyt ne ainekset, jotka yhteistyön alussa näin. Isännöintitoimialalla on vielä kuitenkin paljon opittavaa ja esimerkiksi mobiiliratkaisut tulevat tuomaan paljon uusia mahdollisuuksia tälle toimialalle, Hippi summaa.