Asiakastarina

Wepardi - saatavat kotiutuvat nyt jopa 30 päivää nopeammin


Turkulainen Wepardi tarjoaa asiakkailleen hosting-palveluita, joihin kuuluvat muassa web-hotellit, sähköpostipalvelut sekä verkkosivujen tuotanto. Vuonna 1998 perustetun Wepardin kasvu oli erityisen suurta vuosien 2000–2008 aikana, jolloin koko toimiala kasvoi vauhdikkaasti.

Haasteina skaalautuvuus ja kassankierto

Suuren kasvun vuosina Wepardin haasteena oli erityisesti toiminnan skaalautuvuus, kun asiakas- ja laskutusmäärät kasvoivat merkittävästi. 

Tänä päivänä Wepardin asiakasmassa on suuri, mutta yksittäisten saatavien pääomat kuitenkin suhteellisen pieniä. Tällöin saataviin liittyvää riskiä saadaan tehokkaasti hajautettua ja liiketoiminnalle luotua jatkuvuutta.

– Toisaalta, mitä enemmän laskutetaan, niin haasteeksi tulee kassan kiertonopeus. Koska yhä enemmän on eri toimijoita maksamassa laskuja ja eri toimijat maksavat hyvin eri tahtiin laskuja, kertoo Wepardin toimitusjohtaja Henri Virtanen.

Haasteena kassankiertoon liittyen Wepardi on törmännyt myös pitkiin maksuaikoihin ja niiden taustalla oleviin maksuvaikeuksiin, jotka osaltaan hidastavat kassan kiertonopeutta. Koska Wepardin asiakasmassat ovat suuria, mutta saatavien pääomat suhteellisen pieniä, on vastaan tullut myös tilanteita, joissa Wepardin saatavat jäävät prioriteettilistalla suurempien saatavien jalkoihin. 

Tahtotilana laskutusprosessin tehostaminen

Wepardi alkoi järjestelmällisesti kehittää omaa laskutusprosessiaan vuoden 2015 tienoilla. Tärkeinä osa-alueina prosessiin liittyi muun muassa laskutuksen toteuttamisen kanavat, saatavienhallintaprosessin vaiheet sekä mahdollinen kumppani esimerkiksi perintätoimissa.

Yrityksen verkostojen kautta nousi potentiaalisena kumppanina esiin Visma ja keskustelut laskutusprosessin kehittämisestä alkoivat. Yhdessä Wepardin kanssa käytiin läpi laskutukseen liittyviä haasteita, laskutusvolyymiin liittyviä asioita, kassan kiertonopeutta sekä laskujen lähettämiseen liittyviä ajatuksia esimerkiksi laskutuskanavia koskien.

– Todettiin, että Visma selkeästi haluaisi olla meidän partneri ja auttaa meitä kehittämään sekä meidän prosessia että omaansa sitä kautta, että se palvelisi tämän tyyppistä liiketoimintaa, kertoo Virtanen.

Saatavienhallinnan prosessi yhteistyönä

Kun yhteistyö Visman kanssa lähti käyntiin, päädyttiin siihen, että koko saatavienhallinnan prosessi ulkoistettiin Wepardilta Vismalle. Yhteistyössä suunniteltiin myös laskutukseen liittyvät prosessit, jotka parhaalla mahdollisella tavalla palvelisivat Wepardin liiketoimintaa. 

– Hyvinkin nopeasti päästiin tilanteeseen, jossa meillä oli hyvin strukturoitu saatavienhallinnan prosessi, kertoo Virtanen yhteistyöstä. 

Yhdessä laaditun prosessin pohjalta Wepardilla oli tarkka tieto siitä, mitä tapahtuu prosessin missäkin vaiheessa ja millä aikataululla. Kanavina käyttöön otettiin niin e-laskut kuin yritysasiakkaiden Finvoicer-laskutkin.

Myös maksuhuomautusten sekä perinnän aikataulu räätälöitiin Wepardin toiveiden ja tarpeiden mukaan. Käyttöönottohetkellä yrityksellä oli paljon avoimia saatavia jopa aiemmilta tilikausilta. Visman avulla tämä tilanne saatiin hyvinkin nopeasti purettua siihen pisteeseen, ettei avoimia saatavia ollut enää kuin noin kymmenesosa alkuperäisestä.

Käyttöönottovuoteen verrattuna Wepardin saatavien keskimääräinen maksuaika (eräpäivästä lukien) on lyhentynyt jopa yli 30 päivää. Eli saatavat kotiutuvat merkittävästi aiempaa nopeammin ja varmemmin.

Turvaa myös loppuasiakkaan liiketoiminnalle 

Yritys hyötyy laskutusprosessin tehostamisesta muun muassa parantuneen kassan kierron sekä vapautuneiden resurssien kautta. Kuitenkin tehokas ja järjestelmällinen prosessi tuo turvaa myös laskutettavalle asiakkaalle.

– Meidän liiketoiminnalle on hyvin tärkeää, että asiakas suorittaa laskun ajallaan. Hosting-palveluissa asiakkaan laskuun on kytketty myös maksuja, jotka välitetään edelleen. Siihen liittyy domainin voimassaolo, tai serveritilan aktivointi, mikä maksetaan kolmannelle osapuolelle, kertoo Virtanen. 

Kolmansille osapuolille välitettävien maksujen kohdalla laskujen ajoissa maksaminen voi olla jopa kriittistä liiketoiminnalle, mikäli esimerkiksi verkko-osoitteen vuokra jäisi maksamatta, jolloin pahimmassa tapauksessa lopputulemana olisi verkko-osoitteen menettäminen.

Keskeisessä roolissa tällaisissa tilanteissa on myös laskujen perillemenon luotettavuus, mikä Wepardilla kasvoi merkittävästi Vismalle ulkoistetun laskutuksen ja sähköisten laskutuskanavien käyttöönoton myötä. 

Kilpailuetuna prosessien räätälöinti

Yhdeksi Wepardin kannalta keskeisimmistä eduista Virtanen mainitsee Visman palveluiden räätälöinnin käyttöönottovaiheessa. Kokemus palvelun käyttöönotosta oli Wepardin näkökulmasta hyvin asiakaslähtöinen ja avoin. 

– Meidän asiakkaita ja meidän tarpeita meidän asiakkaiden suuntaan kuunneltiin joka asiassa, kertoo Virtanen. Hyvin asiakaslähtöisesti tehtiin siitä meidän näköinen prosessi, hän jatkaa. 

Prosessia muodostaessa siirtyi myös saatavienhallinnan kokonaisuuteen kuuluvat asiakaspalvelu Visman huolehdittavaksi. Asiakaspalvelun tiimoilta Wepardi kokee yhteistyön sujuneen todella hyvin ja on myös tyytyväinen siihen, että asiakaspalveluprosessia kehitetään jatkuvasti.

 

 

Lisätietoja: 

Miika Varjonen, Sales Director

+358 50 365 4996

miika.varjonen@visma.com