Asiakastarina

HPK - Laskutus- ja maksuvalvontaprosessi nopeasti käyntiin Netvisor-integraatiolla



Hämeenlinnan pallokerhon, kuten monen muunkin urheiluliiketoimintaa harjoittavan yrityksen toiminta on kausiluontoista ja kassavirta siten epätasaista. Tällöin on tärkeää, ettei laskujen maksua tarvitse jäädä odottamaan, vaan rahat tulevat ajallaan. Tähän haasteeseen ratkaisuksi tarjosimme koko laskutusprosessin automatisointia – laskun lähetyksestä aina perintään asti. 

Koko laskutusprosessi ulkoistettiin Vismalle

Yhteistyöhön lähdettiin perintäpalvelut edellä, mutta matkan varrella päätettiin yhteistyötä laajentaa kattamaan koko HPK:n laskutusprosessin.

– Kun Visma Financial Solutions tarjosi liigakauden alun kynnyksellä kattavaa palvelua, jonka avulla saatavien kotiuttaminen tehostuisi, oli yhteistyöhön helppo lähteä mukaan. HPK kiinnostui erityisesti eräpäivän jälkeisestä muistutus- ja perintäpalvelusta, mutta myös laskujen lähettäminen päätettiin siirtää Visma Financial Solutionsin hoidettavaksi, kertoo HPK:n toimistopäällikkö Outi Lappalainen.

Yhteistyön käynnistyttyä nopeasti, vain noin kuukauden kuluttua ensimmäisestä palaverista, pääsi HPK koulutustemme kautta palvelun käyttöön. Lisäksi kauttamme muodostettiin asiakkaille lähteneet tiedotteet laskutuksen ja eräpäivän jälkeisen seurannan ulkoistamisesta. 

Käyttöönotto helppoa integraatioiden ansiosta

HPK:lla on taloushallinnon ohjelmana käytössä Netvisor, joka on myös Visman ohjelmisto. 

– Mitään ohjelmistoja ei jouduttu vaihtamaan, vaan Netvisorin ohjeistuksella saatiin avattua rajapinta, jonka kautta yhdistettiin Visman laskutus- ja muistutuspalvelu nykyiseen järjestelmään, kertoo Outi laskutus- ja perintäpalveluiden käyttöönotosta. 

Vismalla on rajapinnat valmiina myös muiden kuin Visman ohjelmistojen kanssa. Lisätietoja integraatioistamme saat täällä. //linkki laskutuspalvelu-sivulle//

Laskutuksen automatisointi vähensi perinnän tarvetta

Vaikka aluksi yhteistyöhön oltiin lähdössä perintäkeskeisesti, päädyttiin loppujen lopuksi tilanteeseen, jossa merkittävämmässä roolissa olikin koko prosessin ulkoistaminen laskujen lähetyksestä alkaen. HPK:n ei nimittäin ensimmäisen viiden kuukauden aikana tarvinnut lähettää yhtäkään laskua perintään, vaan 93 % laskuista maksettiin kahden viikon kuluttua eräpäivästä. Tällöin oli ehtinyt lähteä korkeintaan yksi maksumuistutus.

Laskutus- ja perintäpalveluiden käyttöönotosta on ollut myös muita positiivisia seurauksia. Aiemmin kyseisiä toimenpiteitä toimistolla hoitaneiden työaikaa on säästynyt ja näitä vapautuneita resursseja on voitu siirtää muihin tärkeisiin tehtäviin. 

– Resurssit ja ajanhallinta ovat erittäin tärkeitä asioita ja niihin ollaan haettu ratkaisuja sähköisillä toimenpiteillä, kuten sähköisillä taloushallinnon ratkaisuilla, jotka säästävät työaikaa ja vapauttavat resursseja muuhun kehitystyöhön ja arkeen, painottaa HPK:n toimitusjohtaja Antti Toivanen.