asiakas-case-lue-lisaa.jpg

Asiakastarina

Saatavat kotiutuvat nyt jopa 30 päivää nopeammin

Asiakasyrityksemme tarjoaa asiakkailleen hosting-palveluita, joihin kuuluvat muassa web-hotellit, sähköpostipalvelut sekä verkkosivujen tuotanto. Asiakas- ja laskumäärien merkittävän kasvun johdosta, alkoi yritys vuonna 2015 järjestelmällisesti kehittää laskutusprosessiaan. Kumppaniksi yritys valitsi Visman.

Haasteina skaalautuvuus ja kassankierto

Suuren kasvun vuosina yrityksen haasteena oli erityisesti toiminnan skaalautuvuus, kun asiakas- ja laskutusmäärät kasvoivat merkittävästi. 

Tänä päivänä yrityksen asiakasmassa on suuri, mutta yksittäisten saatavien pääomat kuitenkin suhteellisen pieniä. Tällöin saataviin liittyvää riskiä saadaan tehokkaasti hajautettua ja liiketoiminnalle luotua jatkuvuutta.

– Toisaalta, mitä enemmän laskutetaan, niin haasteeksi tulee kassan kiertonopeus. Koska yhä enemmän on eri toimijoita maksamassa laskuja ja eri toimijat maksavat hyvin eri tahtiin laskuja, kertoo yrityksen toimitusjohtaja.

Haasteena kassankiertoon liittyen yritys on törmännyt myös pitkiin maksuaikoihin ja niiden taustalla oleviin maksuvaikeuksiin, jotka osaltaan hidastavat kassan kiertonopeutta. Koska yrityksen asiakasmassat ovat suuria, mutta saatavien pääomat suhteellisen pieniä, on vastaan tullut myös tilanteita, joissa yrityksen saatavat jäävät prioriteettilistalla suurempien saatavien jalkoihin. 

Tahtotilana laskutusprosessin tehostaminen

Yritys alkoi järjestelmällisesti kehittää omaa laskutusprosessiaan vuoden 2015 tienoilla. Tärkeinä osa-alueina prosessiin liittyi muun muassa laskutuksen toteuttamisen kanavat, saatavienhallintaprosessin vaiheet sekä mahdollinen kumppani esimerkiksi perintätoimissa.

Yrityksen verkostojen kautta nousi potentiaalisena kumppanina esiin Visma ja keskustelut laskutusprosessin kehittämisestä alkoivat. Yhteistyössä käytiin läpi laskutukseen liittyviä haasteita, laskutusvolyymiin liittyviä asioita, kassan kiertonopeutta sekä laskujen lähettämiseen liittyviä ajatuksia esimerkiksi laskutuskanavia koskien.

– Todettiin, että Visma selkeästi haluaisi olla meidän partneri ja auttaa meitä kehittämään sekä meidän prosessia että omaansa sitä kautta, että se palvelisi tämän tyyppistä liiketoimintaa, kertoo yrityksen toimitusjohtaja.

Saatavienhallinnan prosessi yhteistyönä

Kun yhteistyö Visman kanssa lähti käyntiin, päädyttiin siihen, että koko saatavienhallinnan prosessi ulkoistettiin Vismalle. Yhteistyössä suunniteltiin myös laskutukseen liittyvät prosessit, jotka parhaalla mahdollisella tavalla palvelisivat yrityksen liiketoimintaa. 

– Hyvinkin nopeasti päästiin tilanteeseen, jossa meillä oli hyvin strukturoitu saatavienhallinnan prosessi, kertoo toimitusjohtaja yhteistyöstä. 

Yhdessä laaditun prosessin pohjalta yrityksellä oli tarkka tieto siitä, mitä tapahtuu prosessin missäkin vaiheessa ja millä aikataululla. Kanavina käyttöön otettiin niin e-laskut kuin yritysasiakkaiden Finvoicer-laskutkin.

Myös maksuhuomautusten sekä perinnän aikataulu räätälöitiin yrityksen toiveiden ja tarpeiden mukaan. Käyttöönottohetkellä yrityksellä oli paljon avoimia saatavia jopa aiemmilta tilikausilta. Visman avulla tämä tilanne saatiin hyvinkin nopeasti purettua siihen pisteeseen, ettei avoimia saatavia ollut enää kuin noin kymmenesosa alkuperäisestä.

Käyttöönottovuoteen verrattuna yrityksen saatavien keskimääräinen maksuaika (eräpäivästä lukien) on lyhentynyt jopa yli 30 päivää. Eli saatavat kotiutuvat merkittävästi aiempaa nopeammin ja varmemmin.

Turvaa myös loppuasiakkaan liiketoiminnalle 

Yritys hyötyy laskutusprosessin tehostamisesta muun muassa parantuneen kassan kierron sekä vapautuneiden resurssien kautta. Kuitenkin tehokas ja järjestelmällinen prosessi tuo turvaa myös laskutettavalle asiakkaalle.

– Meidän liiketoiminnalle on hyvin tärkeää, että asiakas suorittaa laskun ajallaan. Hosting-palveluissa asiakkaan laskuun on kytketty myös maksuja, jotka välitetään edelleen. Siihen liittyy domainin voimassaolo, tai serveritilan aktivointi, mikä maksetaan kolmannelle osapuolelle, kertoo yrityksen toimitusjohtaja. 

Kolmansille osapuolille välitettävien maksujen kohdalla laskujen ajoissa maksaminen voi olla jopa kriittistä liiketoiminnalle, mikäli esimerkiksi verkko-osoitteen vuokra jäisi maksamatta, jolloin pahimmassa tapauksessa lopputulemana olisi verkko-osoitteen menettäminen.

Keskeisessä roolissa tällaisissa tilanteissa on myös laskujen perillemenon luotettavuus, mikä yrityksellä kasvoi merkittävästi Vismalle ulkoistetun laskutuksen ja sähköisten laskutuskanavien käyttöönoton myötä. 

Kilpailuetuna prosessien räätälöinti

Yhdeksi yrityksen kannalta keskeisimmistä eduista yritys mainitsee Visman palveluiden räätälöinnin käyttöönottovaiheessa. Kokemus palvelun käyttöönotosta oli hyvin asiakaslähtöinen ja avoin. 

– Meidän asiakkaita ja meidän tarpeita meidän asiakkaiden suuntaan kuunneltiin joka asiassa, kertoo Virtanen. Hyvin asiakaslähtöisesti tehtiin siitä meidän näköinen prosessi, yrityksen toimitusjohtaja jatkaa. 

Prosessia muodostaessa siirtyi myös saatavienhallinnan kokonaisuuteen kuuluvat asiakaspalvelu Visman huolehdittavaksi. Asiakaspalvelun tiimoilta yritys kokee yhteistyön sujuneen todella hyvin ja on myös tyytyväinen siihen, että asiakaspalveluprosessia kehitetään jatkuvasti.