5 syytä hankkia palkanlaskentaohjelmisto

palkanlaskentaohjelmistoVieläkö sinun yrityksessäsi palkat lasketaan ”käsin” tai kenties taulukkolaskentaohjelman avulla? Joutuuko palkanlaskija etsimään palkkojen laskentaan tarvitsemiaan tietoja useista eri järjestelmistä?

Manuaalisesti tehty palkanlaskenta vie palkanlaskijalta paljon aikaa ja suuren tietomäärän käsittelystä johtuen se on myös varsin virhealtista. Ellei palkanlaskennan ulkoistaminen ole yritykselle vielä kannattava vaihtoehto, voi palkanlaskentaohjelmisto olla helpoin tapa välttää manuaalisesta palkanlaskennasta aiheutuvat ongelmat. Tästä artikkelista saat viisi hyvää syytä sille, miksi palkanlaskentaohjelman hankinta kannattaa.

1. Palkanlaskijan työaika hyödynnetään järkevämmin

Hyvin monissa yrityksissä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot ovat hajallaan eri tiedostoissa ja järjestelmissä. Pahimmillaan iso osa palkanlaskijan työajasta kuluukin siihen, että hän etsii tarvitsemiaan tietoja ensin yhdestä järjestelmästä ja tallentaa ne sen jälkeen johonkin toiseen järjestelmään.  Hajallaan olevan tiedon hallinta täysin manuaalisesti tarkoittaa palkanlaskijalle yleensä moninkertaista ja virhealtista työtä.

Kun rutiinityö vähenee, myös palkanlaskijalle jää enemmän aikaa muihin tuottavampiin tehtäviin.

Palkanlaskentaan tarkoitetun ohjelman ansiosta työntekijöiden työaikaan ja palkkoihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla ja hallittavissa, jolloin palkkojen laskemisesta vastaavan henkilön tekemä manuaalinen työ voi parhaimmillaan loppua kokonaan. Kun rutiinityö vähenee, myös palkanlaskijalle jää enemmän aikaa muihin tuottavampiin tehtäviin.

2. Palkanlaskenta ei ole yhden ihmisen osaamisen takana                  

Yrityksen kannalta ongelmaksi voi muodostua myös se, jos palkanlaskennan tiedot ovat vain yhden ihmisen osaamisen takana. Tällöin palkanlaskijasta tulee helposti korvaamaton, koska manuaalisesti tehdyt työvaiheet sekä tarvittavien tietojen tallennuspaikat ovat kertyneet hiljaiseksi tiedoksi palkanlaskijan omaan päähän.

Korvaamaton palkanlaskija on kuitenkin yritykselle riski. Yrityksen onkin syytä pyrkiä välttämään sellaista tilannetta, jossa palkanlaskijaa on mahdotonta tuurata esimerkiksi hänen sairastuessaan tai hänen vaihtaessaan työpaikkaa. Työntekijöiden palkat on kuitenkin aina pystyttävä maksamaan sovittuna aikana.

Palkanlaskentaohjelman etuna on se, että kaikki tarvittavat tiedot voidaan pitää yhdessä järjestelmässä, jossa jokaiselle tiedolle on määrätty paikka. Tällöin tiedot ja laskentasäännöt ylläpidetään kuukaudesta toiseen järjestelmällisesti, jolloin esimerkiksi päävastuullisen palkanlaskijan työtä on mahdollista tilapäisesti tuurata tai se voidaan helposti opettaa uudelle työntekijälle.

3. Palkkoihin liittyvien virheiden määrä vähenee

Työntekijöiden kannalta on tärkeää, että palkat maksetaan aina oikeiden korvausehtojen mukaisesti ja ne tulevat heidän tileilleen ajallaan. Palkanmaksuun liittyvät virheet lähes poikkeuksetta aiheuttavat tyytymättömyyttä henkilöstön keskuudessa ja toistuessaan ne voivat johtaa myös työmotivaation lopahtamiseen.

Palkanlaskentaohjelman avulla on mahdollista päästä eroon rutiinityöhön liittyvistä virheistä.

Jos palkanlaskentaan tarvittavat tiedot kerätään manuaalisesti yksittäisistä Excel-tiedostoista, on hyvin todennäköistä, että jokin ylityötunti tai vaikkapa sairauspäiväraha jää vahingossa huomioimatta. Palkanlaskentaohjelman avulla tällaisista rutiinityöhön liittyvistä virheistä on kuitenkin mahdollista päästä eroon - virheiden määrä vähenee merkittävästi, kun tietoja ei enää tarvitse tallentaa moneen eri kertaan ja useaan eri järjestelmään.

Satunnaisten virheidenkin selvittäminen tapahtuu helpommin ja nopeammin, kun tietoja ei tarvitse enää kaivella yksittäisistä Excel-taulukoista.

4. Raportointi saadaan ajallaan

Palkanlaskennasta voidaan tuottaa raportointia yrityksen kirjanpitoon ja sisäiseen laskentaan. Samoin sen avulla voidaan seurata muun muassa työntekijöiden poissaolojen määrää tai yrityksen palkkakuluja ja -rakenteita. Manuaalisesti tehtynä raporttien tekeminen on työlästä ja tietoa saadaan usein varsin yksipuolisesti.

Palkanlaskentaohjelman ansiosta henkilöstökuluihin liittyvät raportit saadaan tehtyä oikein ja ajallaan.

Palkanlaskentaohjelman ansiosta henkilöstökuluihin liittyvät raportit saadaan tehtyä oikein ja ajallaan. Luotettavan raportoinnin ansiosta yritys pystyy paremmin arvioimaan oman toimintansa tehokkuutta sekä optimoimaan omia kustannusrakenteitaan sekä henkilöstöresurssejaan yrityksen tavoitteiden mukaisesti. 

5. Tilitoimistoyhteistyö tehostuu

Palkanlaskentaohjelman avulla voidaan tehostaa myös yrityksen tilitoimistoyhteistyötä. Mikäli palkanlaskentaohjelma toimii pilvipalveluna, on palkanlaskennan eri tehtävät helppo jakaa yrityksen ja sen tilitoimiston välillä siten, ettei paperitositteita tai tiedostoja tarvitse lähetellä enää erikseen. Pilvipalvelun käyttöoikeuksia jakamalla molemmat osapuolet pystyvät samanaikaisesti käyttämään samaa ohjelmistoa, jolloin tilitoimisto voi esimerkiksi hoitaa varsinaisen palkkojen laskennan ja yritys maksatuksen ja raportoinnin.

Palkanlaskentaohjelma on palkanlaskijan tärkein työkalu

On syytä huomata, että palkanlaskentaohjelman käyttäminen ei tee ammattitaitoista palkanlaskijaa turhaksi, sillä järjestelmän käyttö ja palkanlaskennan sääntöjen ymmärtäminen edellyttää aina asiaan perehtyneen ja osaavan henkilön. Pelkällä palkanlaskentaohjelmalla ei siis voida korvata asiaansa osaavaa palkanlaskijaa vaan ohjelma toimii palkanlaskijan tärkeimpänä työkaluna. Palkanlaskentaohjelmassa on myös se etu, että sen käyttö on helposti opetettavissa myös muille.

Kiinnostaako palkanlaskentaohjelman hankinta?

Perehdy palkanlaskentaohjelmiston käyttöönottoon maksuttoman pikaoppaamme avulla. Pikaoppaasta saat tietää esimerkiksi mitä palkanlaskentaohjelmiston käyttöönotto edellyttää ja miten ohjelman käyttöönotto kannattaa vaiheistaa. Tutustu maksuttomaan pikaoppaaseemme klikkaamalla alla olevaa linkkiä.