Työaikaseuranta etätyössä

Työntekijät kirjaavat yhä enemmän tunteja kotisohvalta käsin ja vanhanaikaiset leimauslaitteet hiljalleen hautautuvat toimistojen syövereihin. Uuden työaikalain ja etätyön lisääntymisen myötä monissa organisaatioissa ollaan jouduttu uudistamaan työajanseurannan käytäntöjä ripeällä tahdilla.

Tällä sivulla käymme läpi, miksi ja miten etätyöaikaa tulee seurata ja miten se onnistuu käytännössä.

Sisällys:

  • Miksi työaikaa tulee seurata?
  • Mitä työaikalaki sanoo etätyön seurannasta?
  • Mistä työajan seurannassa kannattaa lähteä liikkeelle?
  • Millaisilla työkaluilla työaikaa voi seurata?

Haluatko hypätä suoraan käytäntöön? Aloita työajanseuranta kevyesti!

Miksi työaikaa tulee seurata?

Syitä seurata työaikaa on monia. Yleisimpiä syitä ovat:

→ Uusi työaikalaki: Uusi työaikalaki velvoittaa aikki yritykset seuraamaan työntekijöidensä työaikaa toimialasta riippumatta.

Työhyvinvointi: Työaikaa seuraamalla voit seurata henkilöstön työn määrää ja varmistaa ettei kukaan ylikuormitu ja että työt jakaantuvat henkilöstön kesken tasaisesti.

Kannattavuus: Tarkkailemalla työtehtäviin ja projekteihin käytettyjä tunteja voit selvittää kuinka tuottoisia ne yritykselle lopulta ovat. Samalla voit tunnistaa erilaisia pullonkauloja joihin kuluu turhaa aikaa ja näin sujuvoittaa työntekijöiden tehtäviä ja tehdä niistä mielekkäämpiä.

Ennustaminen: Työaikaa seuraamalla tiedät myös kauanko mikäkin tehtävä vie. Näin opit ennustamaan resurssien tarvetta tulevaisuudessa entistä paremmin.

Mitä työaikalaki sanoo etätyön seurannasta?

Vuoden 2020 alussa voimaan astunut työaikalaki muutti sitä, miten etätyötä käsitellään lain puitteissa.

Kokonaistyöajanseuranta. Aiemmin yrityksissä täytyi lain puitteissa seurata vain ylityötä ja varmistaa, että yhdelle henkilölle kertyi korkeintaan 250 ylityötuntia vuodessa. Nykyään täytyy seurata kokonaistyöaikaa eli sitä, paljonko henkilö voi ylipäätään tehdä töitä lain määrittämän 4 kuukauden seurantajakson aikana.  Seurantajakso määräytyy työaikalain tai työehtosopimuksessa erikseen määritellyn jakson perusteella. Seurantajakso voi olla maksimissaan vuoden mittainen. Tämä koskee kaikkia tehtyjä työtunteja siitä riippumatta tehtiinkö ne toimistolla, ylitöinä, liukumina vai etänä. Tunteja ei saa kertyä keskimäärin yli 48 tuntia viikossa. 

Myös etätyöstä voi kertyä liukumaa. Aiemmin työaikalaki rajasi etätyön kokonaan työajan seurannan ulkopuolelle, joten lähtökohtaisesti etätyössä päivän pituudeksi määriteltiin vakiona säännöllisen työajan kesto, riippumatta siitä kuinka pitkä päivä tuli todellisuudessa tehtyä. Muutoksen jälkeen etätyö ei laskennallisesti erotu muusta tehdystä työstä, joten työaikaa kertyy sen verran kuin päivän aikana tehdään työtä.

Mitä muuta työaikalaki 2020 muutti? Kuuntele podcastista:

 

Q&A: Tarvitseeko työaikaa kirjatessa merkitä erikseen mitkä päivät on tehty etänä?

– Ei. Uuden työaikalain myötä etätyö rinnastetaan täysin työpaikalla tehtävään työhön. Etätyön seuraaminen voi kuitenkin olla yritykselle hyödyllistä. Näin voi muun muassa selvittää paljonko yrityksessä on mahdollista tehdä etätyötä. Tilastoa voi käyttää vaikkapa rekrytoinnin tukena.

Mistä työajan seurannassa kannattaa lähteä liikkeelle?

Työajan seuraaminen voi olla hyvinkin simppeliä puuhaa. Mikäli yrityksessäsi ei vielä seurata sitä, kannattaa ylimääräiset koukerot jättää toistaiseksi sivuun ja lähteä perusteista liikkeelle – siitä, että tehdyt tunnit saadaan työnantajan tietoisuuteen helposti ja oikein.


Varmista siis että työajan seuraaminen on työntekijän näkökulmasta helppoa ja sujuvaa: mikäli työajan kirjaaminen ei sulaudu osaksi henkilöstön arjen rutiineja, kerätyt tunnit vääristyvät ja niiden seuranta on hyödytöntä.

Varmista siis että

  1. Kirjaaminen on työntekijälle mahdollisimman helppoa ja luontevaa
  2. Työntekijät ymmärtävät, miksi tuntien kirjaaminen on tärkeää

>>Asiantuntijat kertovat: näin sitoutat työntekijät työajan kirjaamiseen

Kolme erilaista tapaa seurata työaikaa

Leimaamalla: Työntekijä leimaa itsensä sisään työpäivän alussa ja ulos työpäivän päätyttyä. Etätyön kohdalla tämä onnistuu kätevästi esimerkiksi simppelin mobiilisovelluksen avulla.

Projektikohtaisesti: Työntekijä kirjaa tunnit erillisten projektien alle. Myös tämä onnistuu leimaamalla, kunhan työntekijä muistaa klikata itsensä uuteen projektiin aina työtehtävää vaihtaessa. Vaihtoehtoisesti työntekijä voi kirjata tunnit käsin. Muista huomioida myös sellainen työ, joka ei luontevasti putoa minkään projektin alle.

Oletusarvoisesti: Työntekijällä on kiinteä työaika, joten oletuksena on että työtä tehdään sen puitteissa. Vain poikkeukset, kuten lomat ja poissaolot merkitään seurantaan.

Q&A: Tarvitseeko kuukausipalkkaisen työaikaa seurata?

– Kyllä. Kaikenlaista työaikaa tulee seurata alasta tai palkkatyypistä riippumatta. Mikäli kuukausipalkkaisella on kiinteä työaika (esim. joka päivä 8–16), voidaan työaikaa seurata oletusarvoisesti ja kirjata vain poikkeukset.

Toisaalta myös kiinteän työajan puitteissa tarkemmasta seurannasta voi olla hyötyä. Näin voidaan mitata muun muassa projektien kannattavuutta sekä asiakastyön ja sisäisen työn suhdetta. Näitä seuraamalla voidaan esimerkiksi oppia kuinka paljon laskutettavaa työtä yhdelle tekijälle mahtuu.

Millaisilla työkaluilla työaikaa kannattaa seurata – vertailussa Excel, Tiima Standard ja Tiima Pro

Miten työaikaseurantaa sitten tehdään käytännössä?

Työkaluja on yhtä monia kuin tarpeitakin: osassa on kevyemmät toiminnallisuudet yrityksille joissa kaivataan vain perusasioita, kun taas toiset mahdollistavat kaiken maan ja taivaan väliltä.

Koska vertailu aiheuttaa helposti päänvaivaa, kasasimme tähän taulukkoon muutaman eri tarpeisiin suunnitellun työkalun. Alla vertaamme siis Exceliä, Tiima Standardia, sekä Tiima Prota toisiinsa.

  Excel Tiima Standard
Tiima Pro

Plussat

-Ilmainen

- Ei vaadi organisaatiolta erillistä käyttöönottoa

-Edullinen hinta

- Kevyt käyttöönotto, ei erillistä käyttöönottomaksua

- Valmiiksi mietityt toiminnallisuudet useimpien pienempien organisaatioiden tarpeisiin

- Henkilöstön työajanseuranta onnistuu mobiilisovelluksen kautta

-Työajan kirjaaminen erillisten projektien alle mahdollista

-Liittymien tekeminen muihin järjestelmiin onnistuu

-Monipuoliset toiminnallisuudet minkä tahansa organisaation tarpeisiin

-Palkkatapahtumien tulkinta työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten mukaisesti

- Mahdollistaa useiden henkilöryhmien käsittelyn eri tavalla (esim. käytössä eri työaikamalleja)


-Yksinkertainen työvuorosuunnittelun toiminnallisuus, sitä tarvitseville henkilöryhmille

Miinukset

-Ei käyttäjäystävällinen; vaatii työntekijältä hyvää muistia ja Excelin pitämistä auki jatkuvasti - Järjestelmän käyttöönotto vaatii enemmän aikaa ja käyttö rahallista panostusta, kuin Excelin -Käyttöönotto vaatii enemmän panostusta niin ajallisesti kuin rahallisesti

Soveltuu parhaiten organisaatiolle jossa

-Työaikaa ei seurata vielä laisinkaan

-Kiinteät työajat ja vain poikkeukset täytyy kirjata

-Pieni organisaatio jossa ei ole paljoa henkilöstöä

-Työaikaa ei seurata vielä laisinkaan tai sitä on tehty Excelissä tai työpaikalla sijaitsevalla fyysisellä leimauslaitteella

- Automaattista työajan tulkintaa ei tarvita

- Eri henkilöstöryhmien tarpeet ovat suhteellisen yhtenäiset

 -Tarvitaan monipuolisia toiminnallisuuksia työajan seurantaan, palkkatapahtumien tulkintaan ja eri työaikamallien käsittelyyn