DSV on noin 350 henkeä työllistävä tanskalainen konserni, joka tekee kansainvälisiä kuljetuksia ympäri maapalloa.
Vielä muutama vuosi sitten DSV:llä hoidettiin työtapahtumien kirjaamiset pääosin manuaalisesti. Kun yritys siirtyi moderniin työajanhallintajärjestelmään, turhat työvaiheet karsiutuivat pois ja prosessi nopeutui 3–4 päivästä alle päivään.
DSV:n Senior HR Specialist Ritva Örling kertoo, että vielä tovi sitten DSV:llä kirjattiin työtapahtumat pääosin manuaalisesti.
“Meillä oli aiemmin ovenpielessä vanhanaikainen työajanseurantajärjestelmä, johon työntekijät leimasivat itsensä sisään ja pois lähtiessä ulos. Kuun lopussa otimme sieltä ulos työaikaraportit ja laitoimme ne esimiehille tarkastettavaksi. Sen jälkeen kävin ne läpi, merkkasin ylityöt ja poissaolot ja näpyttelin tiedot käsin palkanlaskentaan.”
Prosessi vei henkilöstöhallinnolta 3–4 päivää työaikaa, ja se aiheutti palkanlaskennassa kiperän haasteen.
“Meillä maksetaan palkat ulos jo kuun puolivälissä, joten ei siinä meinannut mitkään aikataulut riittää että oltaisiin saatu ne laskettua ajoissa”, Örling toteaa.
Vuonna 2015 kuljetusyrityksessä päätettiin laittaa stoppi ajan tuhlaukselle, ja vaihtaa manuaalinen työ moderniin työajanhallintajärjestelmään.
Tänä päivänä lähes kaikissa DSV:n yksiköissä käytetään Tiimaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tiedot työajasta poissaoloihin ja vuosilomiin kirjataan ja hyväksytään Tiimassa. Tiedot siirtyvät henkilöltä toiselle automaattisesti ja kuun vaihteessa ne on nopea ajaa suoraan palkanlaskentaan.
Tämä on Örlingin mukaan sujuvoittanut prosessia melkoisesti.
“Tulkinta-ajoja tai liittymää palkkaohjelmaan ei tarvitse enää ajaa manuaalisesti, vaan siirrot tapahtuvat todella nopeasti. Jos ennen tämä vei meiltä kolme tai neljä päivää, nykyään teen koko homman alle päivässä.”
Tiiman vaikutukset näkyvät henkilöstöhallinnon ajansäästön ja prosessien lisäksi myös työntekijöillä ja esimiehillä.
“Kaikilla työntekijöillämme on käytössä Tiiman mobiiliversio, joten työaikaleimaukset tapahtuvat suoraan kännykällä. Järjestelmästä löytyy valmiina jo kaikki tarvittavat syykoodit esimerkiksi etätyötä tai poissaoloja varten. Näin työntekijät voivat itse viedä poissaolot järjestelmään ja ne kulkeutuvat suoraan esimiehille hyväksyttäväksi.”
DSV:llä työskentelee sekä varastotyöntekijöitä että toimihenkilöitä, joten tarpeet työajan hallintaan ovat moninaiset. Tiiman myötä eri tehtävien vaikutukset on helppo huomioida palkanlaskennassa.
Varastotyöntekijät tekevät suunniteltuja työvuoroja, joissa täytyy ottaa huomioon erilaiset lisät, viikonlopputöiden vaikutukset sekä vapaapäiväkorvaukset. Toimihenkilöt puolestaan ovat toisessa työehtosopimuksessa ja työaikaa seurataan tunteja kirjaamalla. Kaiken tämän voi tehdä samassa järjestelmässä.
“Tiimassa pystytään tulkitsemaan erinäisiä työehtosopimuksia. Sinne ajetaan eri työehtosopimusten säännöstöt ja se tulkitsee lisien ja ylitöiden vaikutukset liukumiin ja palkanmaksuun”, Örling kertoo.
Yhteinen järjestelmä tuo lisää avoimuutta ja sen vuoksi DSV:n työntekijät ja esimiehet ovatkin olleet järjestelmään erittäin tyytyväisiä.
“Työntekijöillä on nyt näkymä siihen paljonko heillä on lomapäiviä jäljellä. Myös esimiehet näkevät koko osastonsa tilanteen kerralla ja tietävät milloin kukin on lomalla ja mihin kohtaan on vielä mahdollista myöntää lomia.”
Järjestelmä takaa myös sen, että liukumat pysyvät ajan tasalla.
“Tiima on erittäin helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen työkalu niin työntekijöiden, esimiesten kuin meidän HR-ihmistenkin näkökulmasta ja sen vuoksi se on meillä todella pidetty”, Örling tiivistää
Kesto: 3–4 päivää
Kesto: alle päivä
Työaikakirjausten manuaalinen tulkitseminen palkanlaskentaa varten on useiden yritysten murheenkryyni. Tiiman automaattinen työajan TES-tulkinta vähentää virheitä ja varmistaa, että palkat saadaan maksuun ajallaan.
Tiiman asiakkaat ovat aktiivisesti mukana työvuorosuunnittelun uudistamistyössä. Uusi käyttäjäystävällisempi versio lanseerataan vuoden 2023 aikana.
Työajanseuranta on määritelty Suomen laissa. Kuten tiedämme, totuus on kuitenkin yllättävän monessa asiantuntijaorganisaatiossa jotain aivan muuta. Yleisesti kuultu lause onkin: “Emme seuraa työaikaa, sillä luotamme työntekijöihimme. He tekevät työt silloin kun se heille parhaiten sopii – paikasta riippumatta.”
