Näin helpotat ja nopeutat työajan TES-tulkintaa

Työaikakirjausten tulkitseminen palkanlaskentaan on työlästä ja aikaavievää hommaa. Käsin tehdessä sattuu virheitä, ja hikipisarat lentelevät, kun palkat koitetaan saada maksuun ajallaan ja oikein.

Tiiman automaattinen TES- ja ylityötulkinta ratkaisee ongelman puolestasi. Alla avaamme tarkemmin, miten.

Automaattisen työajan tulkinnan avulla

96_blue_invoice_management.png

Vältät virheet

Kun palkkatapahtumat syntyvät suoraan kirjausten ja leimatietojen perusteella, säästyt käsin kirjatessa tapahtuvilta virheiltä.

96_blue_report_work_hours_2.png

Nopeutat palkanlaskentaa

Nopeus on palkanlaskennassa valttia. Automaattisella tulkinnalla vältät härdellin, ja varmistat että palkkalaskelmat syntyvät ajallaan, helposti ja oikein.

96_blue_time_reporting_and_hr.png

Säästät aikaa ja rahaa

Kun ihmisvoimin tehtävä palkkatulkinta vähenee ja palkanlaskentaan saadaan valmiiksi tulkittua tietoa, säästätte aikaa ja isoja summia.

Näin tunnistat tarpeen automaattiselle työajan tulkinnalle

Aina ei ole selvää, milloin kannattaisi investoida automaattiseen työajan tulkintaa ja milloin ennemmin laskea muutokset käsin. 

Yksinkertaisimmillaan tulkinta nimittäin voi olla työaikalain mukaista ylityölaskentaa, mutta kun henkilöstöä on tarpeeksi, siihenkin kannattaa ottaa järjestelmä tueksi.

Jos jokin näistä tilanteista kuulostaa tutulta, Tiima työajan tulkinta voisi olla teillekin fiksu ratkaisu:

  • Teillä tehdään töitä muulloinkin kuin perinteisesti 8–16 välillä, esimerkiksi iltaisin ja viikonloppuisin.
  • Teillä tehdään paljon ylitöitä.
  • Palkanlaskijalla tai esihenkilöllä kuluu joka kuussa roppakaupalla aikaa palkkojen tulkintaan, esimerkiksi kokonainen päivä tai enemmän.
  • Työhön liittyy erilaisia tapahtumia, joista syntyy lisiä ja korotusosuuksia, jotka vaikuttavat maksettavaan palkkaan.

 Jos tunnistit yrityksesi, tutustu Tiimaan >>

Milloin kannattaa pitäytyä käsin laskennassa?

Toisinaan investointi tulee kalliimmaksi kuin siitä saatava hyöty. Yleensä automaattinen tulkinta on turhan kallista, tai muuten vain turhaa jos:

  • Suurin osa työntekijöistä on kuukausipalkkaisia, eikä palkan suuruus vaihtele lisien tai tehdyn työn mukaan.
  • Teillä ei ole tulkittavia palkkatapahtumia, vaan ainoastaan erilaisia työaikamuotoja (eli osa-aikaisia taikka täysiaikaisia työntekijöitä, toimistotyöntekijöitä, ja niin edelleen). Tällaiseen palkanlaskentaan ei tarvita erillistä tulkintaa.
  • Teillä on vain muutamia kymmeniä työntekijöitä, joiden palkkojen manuaaliseen tulkintaan ei kulu juurikaan aikaa.

Kolme esimerkkiä yrityksistä, joissa automatisoitu työajantulkinta on ollut koko rahan arvoista

  1. Toimihenkilöorganisaatio, jossa tehdään säännöllisesti ylitöitä, ja siksi myös palkanlaskennassa tehdään paljon ylityölaskentaa. → Tiima tulkinta hoitaa ylitöiden tulkinnan palkanmaksujärjestelmään automaattisesti.
  2. Tuotannollisessa ympäristössä, jossa on paljon erilaisia lisiä (esim. arkipyhistä johtuvia korvauksia, iltalisiä, viikkolepokorjauksia, likaisen työn lisiä jne.) tulkinta on todella työlästä ja aikaavievää.. → Tiima tulkinta laskee lisät mukaan palkkoihin automaattisesti työaikakirjausten pohjalta.
  3. Organisaatiot, joissa on useita eri työehtosopimuksia. Esimerkiksi työntekijöillä, toimihenkilöillä ja ylemmillä toimihenkilöillä kaikilla on eri TESit käytössä. → Tiima tulkinta huomioi eri TES-säännöt oikein jokaisessa palkkalaskelmassa.

Paljonko automaattinen tulkinta kustantaa ja milloin siihen kannattaa investoida?

Jos pohdit investoinnin kannattavuutta, helpointa on laskea, paljonko palkkojen tulkinta maksaa tällä hetkellä per yksi palkkalaskelma. Kerro tuo summa työntekijöiden määrällä, ja vertaa sitä järjestelmän kustannuksiin.

Esimerkiksi jos yksi palkkaslippi maksaa 10 €, ja teillä on 200 työntekijää joiden palkat maksetaan kaksi kertaa kuussa, käsin tehtävä tulkinta maksaa teille joka kuukausi 4000 €.

Pyydä laskelma Tiiman kustannuksista. Tämä ei sido sinua mihinkään!

Näin otat tulkinnan käyttöön

Millainen urakka automaattisen tulkinnan käyttöönotto sitten on? Yllättävän kevyt. 

Tältä prosessi näyttää Tiiman kanssa:

  • Selvitys siitä, miten tunteja teillä tulkitaan: Vain harvassa organisaatiossa tulkinta tapahtuu juuri työehtosopimukseen kirjatulla tavalla. Siksi käymme yhdessä läpi nykyiset tulkintasääntönne ja käytäntönne.

Mukana: Tiiman asiantuntijat & teiltä henkilö(t), joka tietää miten työaikaa tällä hetkellä tulkitaan. Tyypillisesti esim. palkanlaskija.

  • Yhtenäistetään tulkintakäytännöt: Yllättävän usein tulkinta saattaa vaihdella eri tiimien ja yksiköiden välillä. Siksi tulkintaa käyttöönottaessa suosittelemme selvitäämään, ovatko käytännöt läpi organisaation samat. Jo käytäntöjä yhtenäistämällä saadaan tulkintaa yksinkertaistettua, ja samalla lisättyä tasa-arvoa työntekijöiden välillä.

Mukana: Tiiman asiantuntijat & teiltä henkilö(t), joka tietää miten työaikaa tällä hetkellä tulkitaan.

  • Tiiman käyttöönotto: Seuraavaksi asiantuntijamme virittelevät Tiiman käyttöön noudattaen sovittuja sääntöjä.

Mukana: Tiiman asiantuntijat

  • Testatataan että tulkintasäännöt toimivat. Ennen kuin tulkinta jalkautetaan koko organisaation palkkojen laskentaan, varmistamme että rakennetut säännöt toimivat niin kuin pitääkin. Varmista siis, että teiltä löytyy resursseja testaamiseen.

Mukana: Tiiman asiantuntijat & palkanlaskennasta resursseja testaamiseen.

Tiima työajan tulkinta tulkitsee palkkoihin vaikuttavat tapahtumat suoraan työntekijöiden tekemistä työaikakirjauksista. Näin kenenkään ei tarvitse muistaa miten eri lisät laskettiinkaan palkkoihin. Tiima tekee sen puolestasi!

Kattava ratkaisu

Tiiman avulla huomioita ja automatisoit kaikki tulkintaan liittyvät asiat. Yksikään osa prosessista ei jää käsin tulkittavaksi.

Luotettava lopputulos

Tiima tulkinta pärjää vaativimmissakin tulkinnan tapauksissa. Lisäksi testaamme aina tulkintasäännöt ennen niiden laajempaa käyttöönottoa, eli prosessissa ei jää tilaa virheille.

Lomat ja poissaolot samassa paikassa

Tiimasta löytyy tulkintasääntöjen lisäksi myös lomat ja poissaolot. Kun kaikki nämä ovat samassa järjestelmässä, tulee palkanlaskennassa huomioitua kaikki tarvittavat muuttujat.

Tulkinnan korjausajot

Jos huomataan, että työntekijän kirjauksissa on virheitä esimerkiksi yllättävän sairasloman takia, Tiimassa on mahdollista tehdä tulkinnan korjausajo. Tämä säästää mokissa aikaa.

Mikko Joki-Korpela
Account Director

 

Jesse Vainio
 Sales Manager