Urakkaraportoinnin vaatimukset tiukentuvat – oletko valmis?

Urakkaraportoinnin vaatimukset tiukentuvat – oletko valmis?Rakennusalaa koskeva tiedonantovelvollisuus astui voimaan 1.7.2014. Tällä veromenettely- ja työturvallisuuslain muutoksista alkunsa saaneella velvollisuudella tähdätään harmaan talouden kitkemiseen rakennustyömailla.  Siirtymäajaksi sovitut raportoinnin helpotukset poistuvat ensi vuoden alusta lähtien, jolloin raportointi tiukentuu ja ilmoitettavan tiedon määrä lisääntyy. Onko yrityksessäsi jo varauduttu tuleviin muutoksiin?

Tiukennuksia raportointiin vuodenvaihteesta lähtien

Tähän asti verottajalle on riittänyt, että tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat, ovat raportoineet edes suurpiirteisesti vaadittavat urakkatiedot määräaikaan mennessä, eikä tietojen puutteellisuudesta ole asetettu sanktioita. 1.1.2015 alkaen urakkaraportoinnin vaatimukset kuitenkin tiukentuvat, ja jatkossa urakkatietojen raportoinnissa vaaditaan muuan muassa ostolaskutason tietoa. Ostolaskut on myös osattava kohdentaa eri työmaille ja urakkasopimuksille.

Koska ilmoitettavan tiedon määrä lisääntyy, manuaalinen tietojen kerääminen ei välttämättä jatkossa enää onnistukaan.

Ensimmäisen kerran nämä tiukennukset realisoituvat 5.3.2015, jolloin on tammikuun urakka- ja työntekijätietojen viimeinen ilmoituspäivä. Silloin tiedot on siis ensimmäisen kerran ilmoitettava täydellisinä, eikä puutteellisesti täytettyjä tietoja enää hyväksytä. Yritysten olisikin hyvä varautua tuleviin tiukennuksiin jo nyt, jotta raportointi sujuu tehokkaasti ja järjestelmällisesti.

Sähköisillä työkaluilla apua raportointiin

Helpotusta raportointiurakkaan voivat tuoda sähköiset työkalut, jotka yhdistävät tiedonkeruun sekä verottajalle ilmoittamisen automaattisesti. Ratkaisu voi olla esimerkiksi yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään integroitu sovellus, joka yhdistää monesta eri paikasta kerätyn tiedon ja vie tiedot suoraan verottajan ilmoituspalveluun.

Jotta sähköisten tietojärjestelmien integrointi ja automatisointi saadaan tehokkaasti käyttöön, tiedot tulisi pystyä kirjaamaan järjestelmällisesti. Siksi myös työmailla tulisi ottaa käyttöön liikkuvaan työhön sopivat työkalut ja järjestelmät, jolloin vaaditut tiedot voidaan kirjata suoraan järjestelmään. Näin tietoja ei tarvitse jälkikäteen kerätä esimerkiksi erinäisiltä paperilapuilta, sähköposteista tai Excel-taulukoista eikä kyseellä eri henkilöiltä.

Samalla työmailla voidaan ottaa helposti käyttöön myös sähköinen läsnäoloseuranta, joka helpottaa suuresti työntekijäilmoitusten tekoa vähentäen samalla manuaalisten kirjausten määrää. Sähköisillä työkaluilla tietojen arkistointi sujuu mutkattomammin, ja tiedot ovat aina saatavilla myöhempää tarkastelua tai tietojen tarkistamista varten.

Lisää uudistuksia tulevaisuudessa?

Koska harmaan talouden kitkeminen on tällä hetkellä yksi hallituksen kärkihankkeista, eivät rakennusalan uudistukset ja niiden tuomat vaatimukset varmastikaan jää tähän. Tälläkin hetkellä Työ- ja elinkeinoministeriön johtama työryhmä kaavailee uudistuksia tilaajavastuulakiin. Näiden uudistusten tavoitteena on vähentää sekä harmaasta taloudesta että epäterveestä kilpailusta aiheutuvia haittoja. Jos muutokset menevät läpi, on niiden tarkoitus astua voimaan myös vuoden 2015 alusta lähtien.

Uudistusten myötä esimerkiksi palvelujen tilaajan selvitysvelvollisuus kasvaa koskemaan sopimuskumppaniensa työntekijöilleen järjestämää työterveyshuoltoa, verotusta ja eläkevakuutusta koskevien tietojen lisäksi. Myös palvelujen tilaajan tulisi itse voida selvittää sopimuskumppaniaan koskevia tieoja helpommin suoraan viranomaisrekisteristä.

Lue lisää rakennusalan tiedonantovelvollisuudesta

Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme, jossa käsitellään tarkemmin rakennusalan tiedonantovelvollisuutta, sen tuomia vaatimuksia ja haasteita sekä ratkaisuehdotuksia raportointiurakan helpottamiseksi.

Lataa 8 kohtaa rakennusalan tiedonantovelvollisuudesta -pikaopas