Tuntikirjausten ja työnohjauksen sähköistäminen on urakointiyrityksissä suuri mahdollisuus

Tuntikirjaus ja työnohjausVallitsevassa urakointi- ja rakennusalan haastavassa markkinatilanteessa sekä kovan kilpailun keskellä kannattavuudesta huolehtiminen ja kilpailukyvyn säilyttäminen on ensiarvoisen tärkeää.
Urakointiyritysten suurimpia kipupisteitä ovat mm:

  • Tiedonkulun haasteet, jotka aiheutuvat projektien ja työmaiden tietojen hajautuneesta sijainnista tai kerääntymisestä yhden henkilön taakse
  • Työhön liittyvien tietojen raportoinnin ja asiakaslaskutuksen hitaus

Hintojen korottaminen ei useinkaan ole vaihtoehto kannattavuuden parantamiseksi, joten katseet käännetään yleensä resurssien tehokäyttöön. Työntekijäresurssien tehokkuuteen kannattaakin panostaa, sillä urakointiyritysten henkilöstömenot sivukuluineen ovat merkittävät - yleensä noin 30 % liikevaihdosta.

Yhteiset työkalut tekevät arjesta sujuvaa

Urakointi- ja rakennusalalla työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta, eli niin sanotusti ”kentällä”. Valitettavan monissa tapauksissa työnjohdolla ja työntekijöillä ei kuitenkaan ole käytössään liikkuvan työn hallintaan sopivia yhteisiä työkaluja. Toimistossa ja kentällä työskentelevien yhteiset sähköiset työkalut tekevät arjesta sujuvan monella tavalla:

Tilausten ja töiden tietojen luotettava, kaikille yhteinen hallinnointi
Jos työt ja tilaukset toimitetaan työntekijöille paperilla, sähköpostitse tai puhelimitse, käy pahimmassa tapauksessa niin, että suurin osa urakkaan liittyvistä tiedoista on hajallaan eikä työmaajohdolla ole reaaliaikaista näkymää urakoiden tilanteeseen.

Palkanlaskennan nopeuttaminen
Yritykselle on iso etu siitä, että kenttätyöntekijöiden tuntikirjaukset saadaan siirtymään suoraan palkanlaskennan tietoihin. Näin palkanlaskijan työtaakka kevenee huomattavasti.

Yhtenäinen, laadukas palvelukokemus
Asiakkaan tilaushistorian ym. tilaustietojen saatavuus tukee myynnin toimintaa, mutta edesauttaa myös yhteisen palvelulinjan syntyä. Sähköisten työkalujen avulla parantuneen tiedonkulun kautta työnjohdossa tiedetään myynnin ja asiakkaan sopimukset, ja myös kentällä toimivan työntekijän on mahdollista toteuttaa työ sovitusti. Asiakkaan palvelukokemus tulee näin yhtenäiseksi ja laadukkaaksi, mikä on tärkeä kilpailutekijä.

Nopeammat ja virheettömät osto- ja laskutustoiminnot
Integroitujen ratkaisujen ansiosta urakointiyrityksen laskutuksesta on mahdollista saada virheetöntä ja nopeaa. Työn valmistuttua se voidaan heti kuitata laskutusvalmiiksi ja lasku saadaan lähtemään asiakkaalle pikaisesti. Myös urakoissa tapahtuneista muutoksista aiheutuneet lisäkulut saadaan varmemmin tilaajan maksettavaksi, kun ostotilauksia on mahdollista tehdä mobiilisti suoraan työmaalta. Silloin on kaikkein pienimmätkin materiaalihankinnat mahdollista saada projektin laskutukseen.

Kirjataanko teillä vielä paljon asioita paperille, erillisiin Excel- tai Word-dokumentteihin tai sovitaan sähköpostitse? Oletteko pohtineet millainen vaikutus sillä on projektin etenemisen hallinnointiin, kustannusten seurantaan ja resurssien hallintaan?

Tiedonantovelvollisuus luo paineita työnohjauksen sähköistämiseen

Verotusmenettelylain ja työturvallisuuslain muutosten (HE 92/2012) myötä rakennuttajille, päätoteuttajille ja kaikille rakennustyön tilaajille tulee jatkossa merkittävät uudet tiedonantovelvoitteet. Urakka- ja työntekijätietojen tiedonantovelvollisuus verottajalle alkaa 1.7.2014.
Maksujen ja työntekijöiden raportoinnin pelätään käyvän työlääksi rakennus- ja remontointialan yrityksille, joista suurin osa on pk-yrityksiä. Talous- ja toiminnanohjausjärjestelmien tarjoamat ratkaisut kuten sähköiset tunti-/työkirjaukset ja työmaarekisterit helpottavat tietojen keräystä ja hallintaa sekä mahdollistavat automaatiot raportoinnissa helpottaen tiedonantovelvollisuuden täyttämistä.
Urakointi- ja rakennusalan yritysten kannattaa pohtia tiedonantovelvollisuuden laajuutta sekä sitä, kuinka paljon resursseja on varattu tietojen keräämiseen, hallinnointiin ja ilmoittamiseen verottajalle.

Lue lisää tehokkaasta toiminnanohjauksesta urakointiyrityksissä

Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme, josta saat lisätietoja sähköisestä työnohjauksesta sekä muista urakointiyritysten toiminnan ohjauksen tehostamismahdollisuuksista. Opas tarjoaa myös vinkkejä siihen, millaisiin asioihin urakointiyrityksen on syytä kiinnittää huomiota ERP-järjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa.

Lataa Tehokas toiminnanohjaus urakointiyrityksissä -pikaopas