Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt pk-yritykselle

Toiminnanohjausjärjestelmien ajatellaan usein kuuluvan ensisijaisesti vain isojen yritysten arkeen. Pienten ja keskisuurten yritysten tarve tehokkaalle toiminnanohjaukselle on kuitenkin vähintään yhtä suuri. Tiedätkö jo, millä kaikilla tavoin pk-yritys hyötyy toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta?

Parantunut tuottavuus lisää kilpailuetua ja -kykyä

Toiminnanohjausjärjestelmän yleinen tavoite on tehostaa yrityksen liiketoimintaa ja parantaa yrityksen tuottavuutta. Kuulostaa hienolta, mutta mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntyminen tarkoittaa pk-yritykselle yleensä sitä, että rahan ja tavaravirtojen kiertonopeus lisääntyy, tiedonkulku nopeutuu, tuotantoon tai tavarantoimitukseen liittyvien virheiden määrä vähenee, raportointi saadaan reaaliaikaiseksi ja henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi. Kaikki nämä osatekijät vahvistavat yrityksen kilpailuetua sekä edesauttavat sitä, että yritys kykenee etenemään itselleen asettamiensa kasvutavoitteiden vauhdissa.

Toiminnasta tulee selkeämpää ja systemaattisempaa

Ennen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa yrityksen tulee mallintaa omat prosessinsa – eli tehdä oma toimintansa läpinäkyväksi. Tällä tavalla kyetään tunnistamaan, mitkä prosessit toimivat ja mitkä eivät, sekä miten yrityksen eri toiminnot ovat toisistaan riippuvaisia. Toiminnanohjausjärjestelmä lisää siis ymmärrystä siitä, mitä yrityksessä tehdään ja miten.

Kun eri liiketoimintaprosessit ovat tehty läpinäkyviksi, niitä on myös mahdollista tehostaa ja yhtenäistää. Tällä tavalla yrityksen perusprosessit ja rutiinit on mahdollista saada pyörimään optimaalisella tavalla.

Kun prosessit saadaan käytännön tasolla toimimaan loogisesti, on niiden eri vaiheet helppoa tuoda myös itse järjestelmään. Pk-yritys hyötyy toiminnanohjausjärjestelmästään eniten silloin, kun se muokkaa omat liiketoimintaprosessinsa toimimaan optimaalisesti järjestelmässä sen sijaan, että se räätälöisi järjestelmän isolla rahalla yrityksen vanhoihin prosesseihin sopivaksi.

Laadukkaampia päätöksiä aiempaa nopeammin

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla yrityksen eri osastot ja niiden prosessit voidaan yhdistää yhdeksi ja helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi. Tämän lisäksi tietoa yrityksen eri osa-alueiden, kuten hankintojen, varaston ja tuotannon tilasta saadaan reaaliaikaisesti.

Kun yrityksen johdolla on koko ajan ajantasainen tieto yrityksen eri osa-alueiden toiminnasta, se pystyy nopeassakin aikataulussa tekemään perusteltuja ja laadukkaita päätöksiä siitä, mihin suuntaan yritystoimintaa tulee johtaa tänään, tällä viikolla tai ensi kuussa. Kun yrityksen johto voi esimerkiksi konkreettisesti seurata sitä, mikä tuote menestyy markkinoilla parhaiten, se voi tarvittaessa hyvin nopeasti keskittää lisää voimavaroja menestystuotteen tuotantoon ja/tai myyntiin.

Koska pk-yrityksillä ei välttämättä ole varaa hyödyntää konsulttien apua oman toimialan kehityssuuntia pohtiessa, on oman toiminnanohjausjärjestelmän kautta saatava nopeasti tietoa siitä, miten markkinoiden muutokset mahdollisesti vaikuttavat oman yrityksen toimintaan ja tuottavuuteen. Reaaliaikaisen tiedon lisäksi toiminnanohjausjärjestelmä voi siis havainnollistaa toimialan tulevia trendejä sekä auttaa yrityksiä hyötymään markkinamuutoksista menestyksekkäästi.

Arkirutiinit tehostuvat

Toiminnanohjausjärjestelmän tuomat hyödyt näkyvät myös työntekijöiden arjen rutiineissa: lisääntyneen automaation ansiosta yksittäinen työntekijä saa työtunnissa aiempaa enemmän asioita aikaiseksi. Kun työn tekemiseen on olemassa hyvät ja tehokkaat työkalut, lisääntyy poikkeuksetta myös työntekijöiden kokema työtyytyväisyys ja -viihtyvyys. Myös nämä tekijät parantavat pidemmällä aikavälillä yrityksen kilpailuetua.

Kun olennaisimmat työprosessit ovat kunnossa ja turhasta manuaalisesta työstä on päästy eroon, työntekijöille jää enemmän aikaa esimerkiksi markkinoinnin tekemiseen, asiakkuuksien hoitamiseen ja yleiseen toiminnan kehittämiseen – näistäkään tärkeistä tehtävistä ei siis tarvitse enää tinkiä ajanpuutteen vuoksi.

Asiakkaat kiittävät tehostuneesta toiminnasta

Tehokas toiminnanohjaus tekee yrityksestä myös halutun yhteistyökumppanin. Kun esimerkiksi tavarantoimitus nopeutuu ja siihen liittyvien virheiden määrä vähenee, saadaan yrityksen tuottama asiakaskokemuskin yleensä nostettua seuraavalle tasolle. Järjestelmän hoitaessa tavaraliikenteen sujuvuuden, jää henkilökunnalle paremmin aikaa myös henkilökohtaiselle asiakaspalvelulle.

Puutteelliset järjestelmät voivat olla jopa este kumppanuudelle. Nykyään asiakkaan puolelta saattaa tulla vaatimuksena, että yrityksellä täytyy olla oikeanlaiset sähköisen laskutuksen keinot käytössä – tämä varmasti tulee yhä vain lisääntymään tulevaisuudessa. Sähköiset ratkaisut mahdollistava toiminnanohjausjärjestelmä voikin vielä tässä vaiheessa olla keino erottautua kilpailijoista edukseen.

Toimialaerikoistunut ERP-järjestelmä vastaa erikoisvaatimuksiin

Yrityksen toimiala luonnollisesti vaikuttaa siihen, millaisia hyötyjä toiminnanohjausjärjestelmältä odotetaan. Tuotantoyrityksissä on tärkeää saada nopeutettua tieto- ja tavaravirtojen kulkua kun taas palveluyrityksissä korostuu tarve palveluprosessien selkeyttämiseen ja tehostamiseen. Valitun järjestelmän onkin tuettava kunkin yrityksen tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.

Tietyt prosessit ovat yrityksissä kuitenkin varsin samanlaisia toimialasta riippumatta. Esimerkiksi laskutus tapahtuu hyvin pitkälti samalla tavoin, olipa sitten kyseessä tuotanto- tai palveluyritys. Järjestelmän hankinnassa onkin tärkeää aina selvittää, onko halutut hyödyt ja lisäarvo mahdollista saavuttaa ainoastaan toimialakohtaisella järjestelmällä vai voisiko haluttuihin tuloksiin päästä myös jonkin vakiomuotoisen järjestelmän avulla.

ERP-toimittajat pystyvät tarjoamaan vakiomuotoisia järjestelmiä kustannustehokkaasti, koska vakioituja järjestelmiä voidaan toimittaa useille yrityksille sellaisenaan ilman kumpaakaan osapuolta rasittavia räätälöintejä. Mikäli yrityksen prosessit eivät ole mitenkään erityislaatuisia, liian järeästä järjestelmästä onkin vain haittaa. Edullisuutensa lisäksi kevyt pilvipohjainen toiminnanohjausjärjestelmä ei tarvitse yrityksen resursseja ohjelmiston ylläpitoon tai investointeja sen infrastruktuuriin. Lisäksi pilvipohjainen ohjelmisto skaalautuu helposti yrityksen kasvun mukaan.

Harkitsetko nykyisen toiminnanohjausjärjestelmäsi vaihtamista?

Toteutuvatko edellä mainitut hyödyt yrityksenne nykyisessä toiminnanohjausjärjestelmässä? Oletteko kenties harkinneet erp-järjestelmänne vaihtamista?

usein kysytyt kysymykset toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamiseen