Talousjohtaja on ERP-projektin avainpelaaja

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on aina iso projekti koko yritykselle, mutta erityisen tärkeä projekti se on yrityksen talousjohtajalle. Tiedätkö jo, mikä on talousjohtajan rooli ERP-projektin aikana? Entäpä oletko tietoinen siitä, miten ERP-järjestelmä lopulta helpottaa talousjohtajan arkea?

Tarvemäärittelystä aina käytännön toteutukseen

Talousjohtajalla on aina varsin merkittävä rooli ERP-projektissa, toki se myös vaihtelee paljon yritys- ja projektikohtaisesti. Talousjohtaja tyypillisesti osallistuu yrityksen toimitusjohtajan kanssa ERP-järjestelmän hankintaprosessiin, mutta tämän lisäksi hänellä on aktiivinen rooli myös käyttöönottoprojektin toteutuksen aikana. Talousjohtaja myös usein osallistuu ERP-projektin ohjausryhmän toimintaan.

Kaiken kaikkiaan talousjohtajan tärkeimmät tehtävät ERP-projektin aikana ovat:

  • Osallistuminen tarvemäärittelyyn
  • ERP-projektin ohjaaminen ohjausryhmätyöskentelyn kautta
  • Tarvittaessa projektipäällikkönä toimiminen
  • Osallistuminen projektin aikataulun ja projektisuunnitelman laatimiseen
  • Huolehtia tarvittavien resurssien kohdistamisesta projektille

Järjestelmän ja toimittajan valinnassa on oltava huolellinen

ERP-järjestelmä on yritykselle aina varsin mittava investointi, joten varmasti jokaisen talousjohtajan tavoitteena on löytää sellainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka palvelee yrityksen tarpeita myös pidemmällä aikavälillä.

Etenkin pk-yrityksissä on aina tärkeää tehdä järjestelmävalinta sen pohjalta, miten hyvin järjestelmä palvelee yrityksen tarpeita silloinkin, jos yritystoiminnassa tapahtuu muutoksia ja/tai kasvua. Joustavuus ja skaalautuvuus ovat kaiken kaikkiaan hyvän toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia. Lue aiemmin julkaisemastamme artikkelista tarkemmin, millainen on hyvä toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle.

Hyvän toiminnanohjausjärjestelmän tunnusmerkit:

  • Järjestelmä on riittävän joustava ja helposti skaalautuva.
  • Muiden järjestelmien integroiminen on helppoa.
  • Järjestelmä on helposti hallittavissa ja käytettävissä.
  • Järjestelmän raportointiominaisuus toimii nopeasti ja reaaliaikaisesti.
  • Käyttötuelle ja tuotekehitykselle on varmuus myös tuleviksi vuosiksi.
  • Käyttöönotto tehdään huolella ja perusteellisesti.

Järjestelmätoimittajan valinnassa puolestaan kannattaa muista se, että asiakasyritykselle on aina iso etu siitä, että toimittajalla on kokemusta onnistuneiden projektien läpiviennistä samalla toimialalla. Tällöin projektin mahdolliset sudenkuopat ovat todennäköisemmin ennakoitavissa ja siten myös estettävissä. Asiantunteva järjestelmätoimittaja on muutenkin talousjohtajan paras tuki ERP-projektin aikana. 

Reaaliaikaista ja nopeaa raportointia

Talousjohtajan tehtävä on tuottaa tietoa yrityksen toiminnasta niin omalle myynnille, tuotannolle, hallitukselle, sijoittajille kuin yrityksen muille sidosryhmille. Jos yrityksen sisäisiin ja ulkoisiin raportointitarpeisiin tarvittavat tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, kuluu talousjohtajalta arvokasta työaikaa pelkkään tiedon metsästämiseen.

Toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta talousjohtaja saa tietoa yrityksen eri osa-alueiden, kuten hankintojen, varaston ja tuotannon tilasta yhdestä paikasta ja vieläpä reaaliaikaisesti. Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmä itsessään kykenee myös raportoimaan yrityksen tarvitsemaa tietoa hyvin monipuolisesti ja nopeasti.

ERP-järjestelmän tuoman automaation ansiosta tiedon hallintaan ja jalostamiseen liittyvän rutiinityön määrä kaiken kaikkiaan vähenee, jolloin talousjohtajalla jää enemmän aikaa muulle lisäarvoa tuottavalle toiminnalle.

Tehokkaan raportointikoneen edellytykset

Jotta ERP-järjestelmän raportointiominaisuus saadaan toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla, tulee valitun järjestelmän tukea yrityksen ydinprosesseja ja mikä tärkeintä: järjestelmä tulee myös oikeasti saada sulautumaan yrityksen arkeen. Talousjohtajan onkin tärkeää paitsi osallistua projektin alkuvaiheessa tapahtuvaan tarvemääritykseen, myös omalta osaltaan pitää huoli siitä, että projektin päätyttyä järjestelmän loppukäyttäjillä on riittävä osaaminen sekä motivaatiota järjestelmän käyttöön omassa työssään.

Talousjohtajan on siis syytä muistaa se, että toiminnanohjausjärjestelmästä on hyötyä ja se maksaa itsensä takaisin ainoastaan silloin, kun sitä osataan käyttää ja sitä myös oikeasti käytetään yrityksen arjessa. Käyttöönottovaiheeseen kuuluvien koulutuspäivien määrä ei siis ole oikea paikka lähteä säästämään projektin kustannuksissa.

Talousjohtajan usein kysytyt kysymykset ERP-projektista

Lataa pikaoppaamme, josta löytyy vastauksia talousjohtajien meiltä usein kysymiin kysymyksiin ERP-projektien aikatauluihin, kustannuksiin ja teknisiin asioihin liittyen. Tutustu maksuttomaan materiaaliimme klikkaamalla alla olevaa nappia.

Talousjohtajan usein kysytyt kysymykset ERP-projektista