Näin valmistaudut taloushallinto-ohjelmiston hankintaan

Onko yrityksesi hankkimassa uutta taloushallinto-ohjelmistoa lähiaikoina? Tiedätkö, miten uuden ohjelmiston hankintaprosessi kannattaa käynnistää ja millaisia asioita kannattaa pohtia ennen kuin eri ohjelmistotoimittajiin otetaan yhteyttä?

Huolellinen valmistautuminen helpottaa omalle yritykselle sopivan ohjelmiston löytymistä

Taloushallinto-ohjelmiston hankinta yritykseen noudattaa hyvin pitkälti samoja vaiheita ja rutiineja kuin minkä tahansa muunkin tietojärjestelmän tai ohjelmiston hankinta. Vaikka kyseessä ei olekaan ERP-projektin laajuinen hanke, on myös taloushallinto-ohjelmiston hankinnassa tärkeää perehtyä asioihin huolella sekä varata projektiin riittävästi resursseja.
Uuden taloushallinto-ohjelmiston hankinta aloitetaan hyvin usein selailemalla ja tutustumalla vaihtoehtoisiin ohjelmistoihin, mutta sitäkin olennaisempaa olisi ensin selvittää oman yrityksen nykytila ja taloushallinnon tavoitetila sekä valita hankkeelle vastuuhenkilöt. Alkuvalmistelut ja vastuuhenkilöiden tekemät pohdinnat helpottavat itse ohjelmiston valintaa merkittävästi.  
Kun päätös uuden taloushallinto-ohjelmiston hankinnasta on tehty, yrityksessä tulee

1. valita projektin projektiryhmä ja projektipäällikkö
2. kartoittaa taloushallinnon nykytila ja tulevaisuuden tavoitetila
3. hahmotella ohjelmistohankinnan alustava budjetti
4. määrittää tilitoimiston rooli kokonaisuudessa
5. kartoittaa vaihtoehtoisia ohjelmistoja ja niiden toimittajia

Valitse projektin projektiryhmä ja vastuuhenkilö

Ensimmäinen tärkeä tehtävä taloushallinto-ohjelmiston hankinnassa on valita projektille projektiryhmä, jossa on edustettuna sekä yrityksen johto että yrityksen taloushallintoprosessin tunteva asiantuntija yrityksen sisältä. Projektiryhmän vastuulla on huolehtia siitä, että projekti etenee sovitussa aikataulussa ja budjetissa.
Projektiryhmän lisäksi projektille tarvitaan myös nimetty vastuuhenkilö, jonka tehtävä on viedä muutosprosessia eteenpäin käytännön tasolla. Tehtävään valitulla vastuuhenkilöllä tulisi olla ymmärrys yrityksen taloudesta ja taloushallinnon prosesseista sekä aikaa tehdä yhteistyötä ohjelmistotoimittajan projektipäällikön kanssa.

Kartoita taloushallintoprosessin nykytila ja tavoitetila          

Seuraava ja koko hankintaprosessin tärkein tehtävä on yrityksen nykyisen taloushallintoprosessin läpikäynti sekä tulevaisuuden tavoitetilan määrittäminen. Vastuuhenkilöiden on paljon helpompi käydä keskustelua eri ohjelmistotoimittajien kanssa, kun nykytoiminnan suurimmat kipupisteet ja tulevaisuuden tavoitteet ovat heillä selkeästi tiedossa.
Useimmille yrityksille riittää se, että yrityksessä on karkealla tasolla saatu luotua yhteinen näkemys sen taloushallintoprosessin nykytilasta ja siihen liittyvistä tulevaisuuden tarpeista. Jos yrityksessä on paljon eri liiketoimintaprosesseja ja se tekee yhteistyötä useiden eri toimittajien kanssa, voi taloushallintoprosessia kuvata myös lyhyen kirjallisen dokumentin avulla.
Taloushallintoprosessin kuvaamisen avulla projektin vastuuhenkilöiden on helpompi tunnistaa nykyprosessin heikkoudet ja vahvuudet. Tällöin on myös helpompi tunnistaa, mitkä prosessin vaiheet tällä hetkellä vievät eniten aikaa ja kustannuksia.

Hahmottele ohjelmistohankinnan alustava budjetti

Tarvemäärityksen lisäksi projektiryhmän on tärkeää määrittää myös alustavat raamit ohjelmistohankinnan budjetille. Vastuuhenkilöillä tulee siis olla jonkinlainen käsitys siitä, mikä on yrityksen oma liikkumavara ohjelmiston hinnan suhteen ennen kuin keskustelut ohjelmistotoimittajien kanssa aloitetaan.
Käytännössä ohjelmiston hintaan vaikuttaa se, millainen kokonaisuus siitä on tarkoitus rakentaa – kuinka moni henkilö tulee käyttämään ohjelmistoa, onko jokin osa tarkoitus ulkoistaa tilitoimistolle ja millainen tekninen käyttöympäristö ohjelmistolle halutaan jne.. Mitä huolellisemmin alustava tarvekartoitus tehdään, sitä helpompi ohjelmistohankinnan alustavaa budjettiakin on suunnitella.

Määritä tilitoimiston rooli kokonaisuudessa

Jos osa yrityksen taloushallinnosta on ulkoistettu tilitoimistolle, on sähköisen toimintatavan mahdollistavan taloushallinto-ohjelmiston hankinnasta syytä keskustella myös heidän kanssaan. Tällöin tulee varmistaa se, että tilitoimistokumppanilta löytyy riittävää osaamista sähköisiin ohjelmistoihin liittyen, jotta se osaa tukea yritystä sen uuden ohjelmiston käytössä.
Toisinaan voi taas olla aiheellista pohtia sitäkin, onko ulkopuoliselle tilitoimistokumppanille enää tarvetta uuden ohjelmiston myötä, jos vaikkapa palkanlaskenta hoituukin jatkossa uuden ohjelmiston avulla.
Kaiken kaikkiaan sähköisen taloushallinnon avulla on mahdollista tehostaa myös oman tilitoimiston kanssa. Tällöin tulee vain huolella sopia vastuualueista ja niissä tarvittavista työkaluista.

Kartoita vaihtoehtoisia ohjelmistotoimittajia

Vasta kun projektin vastuuhenkilöillä on yhtenäinen käsitys yrityksen taloushallintoprosessin nykytilasta ja tavoitetilasta, alustavasta budjetista sekä tilitoimiston roolista on aika alkaa tutustumaan vaihtoehtoisiin ohjelmistoihin ja niiden toimittajiin.
Vastuuhenkilöiden kannattaa lähtökohtaisesti etsiä sellaisia ohjelmistotoimittajia, joilla on vakavarainen historia sekä kokemusta omaan toimialaan liittyen. Kollegayrityksiltä kannattaa myös kysellä suosituksia ja kokemuksia eri ohjelmistoihin ja niiden toimittajiin liittyen.

Kuinka valitset omalle yritykselle sopivan taloushallinto-ohjelmiston?

Tähän kysymykseen löydät vastauksen pikaoppaastamme, jossa käydään yksityiskohtaisemmin läpi taloushallinto-ohjelmiston hankintaprosessi. Oppaasta saat myös kätevän muistilistan, jonka mukaan taloushallinto-ohjelmiston hankintaprosessissa kannattaa edetä. Lataa maksuton opas klikkaamalla alla olevaa linkkiä.

Lataa ilmainen taloushallinto-ohjelmiston ostajan opas