Näin onnistut ERP-järjestelmän vaihtoprojektissa

Näin onnistut ERP-järjestelmän vaihdossa

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto aiheuttaa monissa yrityksissä harmaita hiuksia jo ennen projektin varsinaista alkua. Yleinen harhaluulo onkin, että tällaisessa projektissa voi vain epäonnistua tai ainakin liiketoimintaan tulee jonkinlainen tauko, yrityksen toiminta jäykistyy ja uutta järjestelmää joudutaan korjailemaan vielä vuosienkin päästä. Todellisuudessa, ERP-järjestelmän vaihto sujuu usein ongelmitta, kunhan sille on olemassa tietyt edellytykset ja projekti johdetaan suunnitelmallisesti loppuun saakka.

Onnistuneen ERP-järjestelmän vaihtoprosessin kulmakivet

Jotta ERP-järjestelmän vaihdossa onnistutaan halutulla tavalla, täytyy tietyt asiat ottaa huomioon jo ennen järjestelmän toimittajan valintaa ja projektin alkua. Onnistuneen ERP-järjestelmän vaihtoprosessin kulmakivet ovat Visman asiantuntijoiden mukaan seuraavat:

  • Tavoitteet
  • Aikataulutus
  • Resurssit
  • Hyvä projektin läpivienti
  • Riittävä käyttöönoton tuki ja koulutus

Tavoitteet kuntoon

Onnistuneen ERP-järjestelmän vaihtoprosessin mittarina toimivat jo projektin alkuvaiheessa asetetut selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet. Siksi onkin tärkeää määritellä tarkasti, mitä projektilla oikeastaan halutaan saavuttaa? Jos tavoitteena on esimerkiksi raportoinnin parantaminen ja manuaalisen työn vähentäminen, on vaihtoprojektin päätyttyä vähintään näiden tavoitteiden tullut täyttyä.

Monesti projektin edetessä törmätään tilanteisiin, joissa kenties tällä hetkellä nykyisessä järjestelmässä hyvin toimivia käytäntöjä ei saadakaan täysin samanlaisina siirrettyä uuteen järjestelmään. Tällaisissa tilanteissa joudutaankin usein tekemään jonkinasteisia kompromisseja. Tärkeintä kuitenkin on, että yrityksen liiketoimintakriittiset osa-alueet sekä projektin alkuvaiheessa määritellyt tavoitteet täyttyvät ja toimivat uudessa järjestelmässä sovitunlaisesti. Muusta voidaan tarvittaessa joustaa tai tinkiä.

Realistinen aikataulu

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoprojekti vaatii aina realistisen aikataulun. ERP-järjestelmän vaihto on suuritöinen ja aikaa vievä projekti, joka vaatii myös paljon henkilöstön resursseja. Tämä on syytä ottaa huomioon projektin aikataulua laadittaessa.

Myös projektin tavoitteiden määrittelyyn ja uuden järjestelmän hankintaan tulee varata riittävästi aikaa, jotta uusi, yrityksen tarpeet ja tavoitteet parhaimmalla mahdollisella tavalla huomioon ottava järjestelmän toimittaja ja uusi järjestelmä löytyvät useiden vaihtoehtojen joukosta. Uuden ERP-järjestelmän käyttöönottovaihetta ei myöskään tule ajoittaa kiireisimpään sesonkiaikaan tai juuri ennen henkilöstön lomia, jotta sen käyttöönotto sujuisi mahdollisimman vaivattomasti.

Resurssit oikeisiin asioihin

Onnistunut ERP-järjestelmän vaihto vaatii myös aikaa ja resursseja sekä asiakasyritykseltä että järjestelmän toimittajalta. ERP- järjestelmän vaihto vaatiikin johdon sitoutumista projektiin ja sen tavoitteisiin, jotta oikeat resurssit saadaan luotua ja kohdennettua oikeisiin asioihin. Jos asiakasyrityksen henkilöstöä ei saada mukaan projektiin esimerkiksi muiden työkiireiden takia, vaikuttaa tämä helposti uuden järjestelmän käyttöönoton aikatauluun sekä koko järjestelmän toimivuuteen.

Hyvä projektin läpivienti

Vaihtoprojektin onnistuminen edellyttää tietysti myös sen hyvää läpivientiä. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi huolellista suunnittelua, kattavaa dokumentointia, jämptiä toteutustapaa sekä asioiden loppuun asti viemistä. Asiakasyrityksen projektipäällikkö onkin suuressa roolissa projektin läpiviennissä, sillä sen johtaminen projektisuunnitelman mukaisesti on yksi hänen tärkeimmistä työtehtävistään.

Käyttöönoton tuki ja koulutus

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottovaiheessa, loppukäyttäjää ei koskaan saa jättää yksin ongelmiensa kanssa. Hänellä on oltava aina tiedossa, mistä ja miten saada apua ja tukea uuteen järjestelmään liittyvissä asioissa. Kattavalla käyttöönoton koulutuksella myös varmistetaan, että henkilöstö on valmis suoriutumaan työtehtävistään uuden järjestelmän avulla.

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä maksaa itsensä takaisin silloin, kun järjestelmää osataan käyttää yrityksen arjessa. Siksi onkin hyvä muistaa, että onnistuneen projektin määrittävä tekijä ei siis koskaan ole hinta, vaan uuden järjestelmän huolellinen käyttöönotto.

Lue lisää ERP-järjestelmän vaihtamisesta

Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme, joka on kirjoitettu nykyisen toiminnanohjausjärjestelmänsä vaihtoa harkitseville yrityksille. Oppaassa käydään läpi ERP-järjestelmän vaihtoprosessi aina projektiin valmistautumisesta onnistuneeseen käyttöönottoon asti.

Lataa opas tästä: Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtajan opas.