Muutosjohtaminen ERP-projektissa lähtee toimitusjohtajasta

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä ERP-projektin käynnistäjänä toimivat tyypillisesti yrityksen toimitusjohtaja ja talousjohtaja. Hankintapäätöksen jälkeen talousjohtajalle tulee vielä paljon käytännön asioita hoidettavaksi kun taas toimitusjohtajan viikkokohtainen tehtävälista projektin suhteen näyttää usein aika lyhyeltä. 

Tiesithän kuitenkin, ettei toimitusjohtajan rooli ERP-projektissa suinkaan pääty vielä järjestelmän hankintapäätökseen – hänen tärkein tehtävänsä projektissa on vielä edessäpäin.

ERP-projektin onnistuminen on kiinni johdon tuesta

ERP-projekti on yrityksen pitkäkestoinen muutosprosessi, joten on hyvin ymmärrettävää, että projektin tavoitteet ja tehtävät helposti hukkuvat yrityksen arjen tohinoiden keskelle. Tällöin myös hyvin helposti käy niin, että projektille valittu projektipäällikkö ja projektiryhmä jäävät yksin vastaamaan projektin ja sen mukana tulevien muutosten eteenpäin viemisestä.

Pääasiallinen vastuu projektin toteutuksesta on aina tehtävään valitun projektipäällikön ja -ryhmän harteilla, mutta myös toimitusjohtajalla on tärkeä rooli projektin eteenpäin viemisessä: hänen tehtävänsä on olla projektiryhmän tukena sekä varmistaa heille tarvittavat resurssit projektin loppuun saattamiseksi. Toimitusjohtajan tehtävä on myös toimia projektin puolestapuhujana ja veturina sellaisinakin aikoina, kun projekti tuntuu hautautuvan muiden työkiireiden alle.

Kokemuksemme mukaan uuden järjestelmän käyttöönotto onnistuu parhaiten silloin, kun yrityksen henkilöstö on ymmärtänyt ja sisäistänyt uuden järjestelmän tuomat hyödyt paitsi yritykselle, myös heidän omaan työhönsä. Kun halutut lopputulokset pysyvät koko projektin ajan henkilökunnan mielessä, on projektiin sitoutuminen huomattavasti helpompaa ja tällöin uusi järjestelmä saadaan todennäköisemmin otettua käyttöön tavoitellussa aikataulussa. Toimitusjohtajan tuleekin omalla toiminnallaan varmistaa se, että ERP-projektin tavoitteet eivät pääse unohtumaan pitkäkestoisen prosessin pyörteisiin vaan ne pysyvät kirkkaina kaikkien mielessä uuden järjestelmän lopulliseen käyttöönottoon saakka.

Muutosvastarinta ei saa alkaa toimitusjohtajasta

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamis- tai hankintaprojekti koskettaa aina laaja-alaisesti yrityksen kaikkia toimintoja. Uuden järjestelmän myötä työskentely- ja toimintatapoihin usein joudutaan tekemään muutoksia ja kuten kaikki tiedämme; muutokset arjessa totuttuihin toimintatapoihin aiheuttavat lähes poikkeuksetta jonkin asteista muutosvastarintaa organisaation sisällä.

Toimitusjohtajan on omalla esimerkillään näytettävä, että mahdollisesta lisätyöstä huolimatta uudet työrutiinit kannattaa opetella.

On äärimmäisen tärkeää, että muutosvastarinta lähde liikkeelle yrityksen toimitusjohtajasta. Tässäkin tilanteessa toimitusjohtajan on omalla esimerkillään näytettävä, että mahdollisesta lisätyöstä huolimatta uudet työrutiinit kannattaa opetella.

Toimitusjohtajan kannattaa pitää mielessä tämäkin tärkeä seikka: mikäli projektin toteutuksessa ilmenee ongelmia, on ehdottoman tärkeää, että epäkohdat käydään läpi järjestelmätoimittajan ja projektin ohjausryhmän kanssa - henkilökunnan kahvihuone ei ole oikea paikka puida projektiin mahdollisesti liittyviä epäselvyyksiä.

Henkilöstölle on varattava riittävästi resursseja uuden opetteluun

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta tarkoittaa yrityksen henkilöstölle yleensä useiden kuukausien kovaa työtä, joka tehdään muun työn ohella. Pidemmällä tähtäimellä tämä ylimääräinen työ kuitenkin palkitaan niin yritykselle kuin sen henkilökunnallekin. Lue aiemmin julkaisemastamme artikkelista tarkemmin, mitä hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä on pk-yritykselle.  

Toimitusjohtajan vastuulla varata henkilöstölle riittävästi aikaa ja resursseja uusien toimintatapojen opetteluun järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Jotta järjestelmän hankinta ei käy henkilöstölle liian raskaaksi, on toimitusjohtajan vastuulla varata henkilöstölle riittävästi aikaa ja resursseja uusien toimintatapojen opetteluun järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Muutos kuitenkin käytännössä saadaan aikaiseksi henkilökunnan ansiosta, joten työntekijöiden motivointi, kiitokset ja onnistumisista palkitseminen ovat varmasti paikallaan.

ERP-projekti  saadaan varmemmin päätökseen halutussa aikataulussa, kun käyttöönottoprojektiin liittyviä tehtäviä ei vain kasata henkilöstön muiden päivittäisten töiden päälle. Ja kun henkilökunta ehtii projektin aikana oppia ja ymmärtää, kuinka järjestelmää käytetään työn arjessa, saadaan ERP-järjestelmän hyödytkin lopulta näkymään yrityksen toiminnassa huomattavasti nopeammin.

Vinkkejä ERP-projektin muutosjohtamiseen liittyen

  • Varaudu henkisesti siihen, että toimitusjohtajan rooli ei pääty ERP-järjestelmän hankintapäätökseen.  
  • Viestintä on ERP-projektin muutosjohtamisen kannalta yksi tärkeimmistä työkaluista. Pidä siis huoli siitä, että järjestelmän toteutusprojektia ei aloiteta ennen kuin projektilla on olemassa myös selkeä viestintäsuunnitelma.
  • Keskustele säännöllisesti ERP-projektille valitun projektipäällikön kanssa ja varmista, että hänellä on riittävästi resursseja projektin eteenpäin viemiseksi.
  • Muutosjohtamisen yleiset lainalaisuudet pätevät myös ERP-projekteissa – perehdy siis muutoksen läpiviemistä käsittelevään kirjallisuuteen ja kysy myös kollegoidesi kokemuksia ja parhaita käytäntöjä yrityksen muutosprosesseihin liittyen.

Toimitusjohtajan usein kysytyt kysymykset ERP-projekteista

Onko toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen tai hankinta pian ajankohtaista yrityksessäsi? Lataa Visman pikaopas, jossa on vastattu toimitusjohtajien meiltä usein kysymyksiin ERP-projekteihin liittyen. Tutustu maksuttomaan pikaoppaaseemme klikkaamalla alla olevaa nappulaa.

Toimitusjohtajien usein kysytyt kysymykset ERP-projekteista