Miten siirryn pilvipalveluihin: kertarysäyksellä vai vähitellen?

Miten siirryn pilvipalveluihin?Tästä on puhuttu jo pitkään: yritysohjelmistot siirtyvät ajan mittaan kokonaan pilveen. Milloin siirtyminen pilvipalveluihin on yrityksessä tarpeen ja onko kaikki toiminnot siirrettävä pilveen kerralla?

Näihin kysymyksiin ei ole yksioikoista vastausta, mutta Visman asiantuntijoiden mielestä ensimmäisen askeleen pilvipalveluita kohti pystyy jokainen yritys kuitenkin jo ottamaan!

Tässä yleisimpiä kysymyksiä ja vastauksia pilvipalveluista:

Mitä ”pilvessä” on?

Kun puhutaan ohjelmistojen käytöstä ”pilvessä”, tarkoitetaan internetissä selaimella käytettäviä ohjelmistoja, joista yleensä laskutetaan käytön mukaan (SaaS, Software as a Service).

Ne eivät tarvitse yleensä minkäänlaista asennusta, ja ohjelmisto toimii lähes kaikissa laitteissa, joilla pääsee Internetiin (kannettavat tietokoneet, tabletit, älypuhelimet).

Pilvipalveluiden esiaste ovat ratkaisut, joissa ohjelmistotalo tai ylläpitäjä tarjoaa palvelimellaan sijaitsevat Windows-sovellukset käyttöön pilviohjelmistona. Silloin käytetään tosiasiassa tavallisia Windows-ohjelmistoja, jotka tarjotaan esim. Terminal Server- tai Citrix-tekniikoiden avulla. Pääsääntöisesti tällaisia ohjelmia voidaan useimmiten käyttää vain pc-koneella, koska niitä ei ole suunniteltu käytettäviksi kosketusnäytöillä eikä optimoitu pienemmille näyttöruuduille.

Mihin prosesseihin pilveä tarvitaan?

Mahdollisuus käyttää pilvipalvelua on osalle yrityksen prosesseista tärkeämpää kuin toisille. Esimerkiksi tällaisille prosesseille pilvi on erinomainen ratkaisu:

  • myyjille, jotka haluavat katsoa asiakas- tai tilaustietoja liikkeellä ollessaan.
  • konsulteille, jotka haluavat tallentaa dokumentteja asiakastietoihin ja tehdä laskuja tien päältä.
  • projektipäälliköille, jotka jakavat asiakkaille suunnitelmia, aikatauluja ja asiakirjoja.
  • liikkuvaa työtä tekeville työntekijöille, joille halutaan tarjota tehokkaita hallinnollisia työkaluja kuten matkalaskun kirjausta tai ostolaskujen tarkistusta.
  • etätyötä kotona tai toisessa toimipisteessä tekeville työntekijöille, joille halutaan tarjota pääsy samaan ohjelmistoon muiden kanssa.
  • IT-työntekijöille, jotka haluavat karsia palvelinten ja ohjelmistojen hankinta ja ylläpito rutiineista sekä kustannuksista.

Visma asiantuntijat neuvovat, että kannattaa arvioida yritysprosessien ”pilvitarvetta” pohtimalla, mitkä oman yrityksen prosessit hyötyisivät pilvestä eniten. Näistä prosesseista voi valita tärkeimmät ja siirtyä pilvipalveluihin asteittain laatimalla siirtymäsuunnitelman.

Toinen vaihtoehto on siirtää yritysohjelmisto kokonaisuudessa pilvipalveluun yllämainitun esiasteen (ASP,SaaS) kautta, jolloin totuttelu pilveen toimitus- ja käyttömuotona on helpompaa ja suurin osa pilven eduista saadaan hyödynnettyä.

Milloin siirtymävaihe on edessä?

Kaikkien prosessien siirtäminen pilveen kertarysäyksellä – tarvittaessa palvelinratkaisuihin yhdistettynä – on useimmille yrityksille paljon tarkkuutta ja vaivaa vaativa kehitysprosessi. Palveluiden käyttöönottoon liittyvien töiden lisäksi organisaation on totuttava käyttämään palveluita pilvestä ja yhteyksien on pelattava moitteettomasti. Tämän vuoksi Visman asiantuntijat suosittelevat siirtymäsuunnitelman laatimista aikajanalle ja suunnitelman läpikäyntiä yhdessä osaavan konsultin kanssa.

Onko meidän otettava vielä jotain muuta huomioon?

Huomioitavaa on aivan varmasti paljon. Jos yrityksenne haluaa ryhtyä pyörittämään pilvessä kaikkia yritysprosesseja laskentataulukoista aina verottajan ilmoituksiin ja rakennepiirustuksista laskuihin, yritys on riippuvainen eri järjestelmien integroinnista ja niiden välisestä tiedonsiirrosta.

Tiedon siirron varmistamiseksi on tärkeää käyttää sellaisia pilvisovelluksia, joissa eri järjestelmät yhdistetään keskenään turvallisesti ja tehokkaasti rajapintaa sekä nykyaikaista verkkopalvelutekniikkaa käyttäen.

Mitä hyötyä Vismasta pilvipalveluiden kanssa on?

Visma neuvoo mielellään ja kertoo mahdollisuuksistanne siirtyä käyttämään pilvipalveluita. Visma osaa auttaa myös tarvittavissa liittymissä ja integroinnissa, sikäli kuin niitä ei ole olemassa jo valmiina.

Visma tarjoaa pilvisovelluksia jo moneen yrityksen toimintoon ja palveluiden määrä lisääntyy jatkuvasti. Esimerkiksi työaikoja, matkalaskuja ja kuluja voidaan kirjata ja laskuttaa kaikkialta ja kaikilla laitteilla. Projektipäälliköt voivat käsitellä projekteja pilvessä, yhdessä alaistensa ja asiakkaidensa kanssa. Taloushallinto ja palkanlaskenta voidaan siirtää kokonaan pilveen. Ostolaskuja voidaan tarkastaa ja kierrättää missä ja milloin vain. Lisäksi tilitoimisto voidaan liittää tiiviisti yrityksen taloushallintoon pilviratkaisujen avulla.

Kiinnostavatko pilvipalvelut?

Lisätietoja kaipaavan kannattaa tutustua Visman asiantuntijoiden toteuttamaan webinaariin, jossa esitellään modernia, pilvipalveluna toimitettavaa toiminnanohjausjärjestelmää. Katso webinaari klikkaamalla alla olevaa nappia.

Millainen on moderni toiminnanohjausjärjestelmä? >>