Miksi on järjetöntä vastaanottaa paperilaskuja?

Suuret yritykset ovat jo aikaa sitten huomanneet, että paperilaskujen vastaanottaminen on järjetöntä. Ei ihme, sillä paperisten laskujen käsittelyyn kuluu huomattava määrä työvaiheita, jotka pystytään nykyteknologialla helposti automatisoimaan.

PK-sektorilla paperilaskuja käsitellään kuitenkin vielä monissa yrityksissä. Siirtymällä ostolaskujen verkkolaskutukseen isot yritykset ovat samalla edesauttaneet myyntilaskujen verkkolaskutuksen yleistymistä pk-sektorilla. Paperiton ostolaskuprosessi on kuitenkin näistä kahdesta se, josta yritys voi hyötyä eniten – tämä kannattaisi muistaa myös pk-yrityksissä.

Kokosimmekin tähän artikkeliin kahdeksan eri seikkaa, miksi yrityksesi kannattaisi siirtyä ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn.

1. Suomen infrastruktuuri mahdollistaa sähköistämisen

Suomessa on valtion tasolta lähtien tehty jo vuosia töitä sähköisen yhteiskunnan eteen. Infrastruktuuri yritysten sähköiselle yhteistyölle löytyy jo ja se on maailman parhaimpien joukossa. Paperittoman toimiston vaatima teknologia on olemassa, testattu ja toimii – siitä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Miksi toimia kuten ennen, kun kaikki mahdollisuudet tehokkaampaan työn tekoon on katettu jo tarjottimelle?

2. Menetät rahaa

Paperisten ostolaskujen vastaanottoon, tarkastukseen ja hyväksyntään liittyy huomattava määrä yrityksen sisäistä työtä, joka on pois tuottavammista tehtävistä.

Selvää on, että käyttämällä verkkolaskutusta laskujen vastaanotossa yritys hyötyy enemmän kuin lähettäessään verkkolaskuja. Silti harvat päättäjät ovat tietoisia, että jo 70 % yrityksistä kykenee lähettämään verkkolaskuja ja sitä kautta verkkolaskujen vastaanottamisen käyttöönottamisella saavutetaan merkittäviä hyötyjä.

Toisen näkökulman kustannuksiin antavat lyhyet maksuehdot. Paperisten laskujen kierrätys tarkastettavana ja hyväksyttävänä ympäri yritystä saattaa olla niin aikaa vievää, että se viivästyttää laskujen maksua. Sähköisessä ostolaskuprosessissa tarkastus ja hyväksyntä taas on niin helppoa, ettei turhia korkolaskuja pääse syntymään.

Rahaa saa nykyään kulumaan myös laskutuslisiin, jotka voivat olla jopa 5-10 euroa per paperilasku.

3. Kulutat aikaa

Paperilaskujen tietojen syöttäminen maksatusjärjestelmään on yksi aikaa vievin vaihe laskutusprosessissa. Teknologiaa kannattaakin hyödyntää juuri tässä vaiheessa. Kun toimittaja tekee ostolaskujen tietojen kirjauksen sinun puolestasi, vältetään paitsi kaksinkertainen työ myös inhimilliset virheet.

Laskutukseen kuluvaa aikaa ovat arvioineet esimerkiksi Aalto yliopiston tutkijat, mutta säästöt on mahdollista havaita maalaisjärjelläkin. Reskontranhoitajalta kuluu aikaa laskujen kirjaukseen, maksatukseen ja arkistointiin, ja asiantuntijoilta sekä johtajilta laskujen tarkastukseen ja hyväksyntään. Jo muutamatkin ostolaskut vievät aikaa koko organisaatiolta. Lisäksi aikaa kuluu vanhojen paperilaskujen tai tarkastajan antamien sähköpostikommenttien etsintään.

4. Maksat ehkä vääriä laskuja ja liikaa

Yrittäjää ja talousjohtajaa kiinnostaa aina mitä yritykseen ostetaan. He haluavat olla tietoisia sisään tulleista laskuista, ja siitä mitä tavarasta tai palvelusta on maksettu. Mikäli laskuja ei pystytä käsittelemään järjestelmällisesti, saatetaan erehtyä maksamaan jostain, mitä ei ole toimitettu tai edes tilattu. Sähköistämisen vuoksi laskumassaan ei enää ole mahdollista upottaa vääriä laskuja.

Sähköisessä ostolaskuprosessissa kuluja on mahdollista valvoa tehokkaasti. Parhaimmillaan samassa järjestelmäkokonaisuudessa pystyy laskun matkan jäljittämään ostotilauksesta maksuun ja arkistoon saakka. Laskut tarkastaa ja hyväksyy varmemmin se henkilö, joka tietää, onko lasku tilauksen tai sopimuksen mukainen.

5. Sidot itsesi työpöytään

Enää esimerkiksi työmatka ei estä laskujen tarkastusta ja hyväksyntää, vaan yrityksen talouden langat on mahdollista pitää käsissä missä ja milloin vain.

6. Vaikeutat arkistointia ja tilintarkastusta

Lukuisten paperisten dokumenttien arkistointi vie paitsi tilaa, tekee tiedon etsimisen työlääksi. Sähköisesti kierrätetty lasku myös arkistoituu sähköiseen muotoon, jolloin tarvittavat laskut löytyvät hakutoiminnolla nopeasti ja luotettavasti silloin kun tarvitaan.

Jos laskuja tarkastetaan monissa toimipisteissä, joudutaan paperilaskut usein ensin skannaamaan ja lähettämään tarkastajalle sähköpostin liitteenä. Tällöin laskun tarkastaja kirjaa kommenttinsa sähköpostiviestiin, jota ei pystytä helposti liittämään kirjanpitoon tai arkistoimaan paperisten laskujen mukana. Mikäli koko ostolaskun käsittelyprosessi olisi sähköinen, kaikki laskua koskevat huomiot arkistoituisivat suoraan yhteiseen järjestelmään muun muassa tilintarkastusta varten.

7. Teet kulujen raportoinnista epämääräistä

Taloudellisesti haastavat ajat saavat yritykset seuraamaan toimintaansa tarkemmin. Yritysjohto haluaa yleensä seurata niin menneitä kuin tulevia kuluja säännöllisesti. Raporteista etsitään tietoja onnistumisista ja epäonnistumisista liiketoiminnassa, sekä haetaan tukea päätöksen teolle. Monen hankinnan yhteydessä halutaan myös tarkastaa, mitä vastaavasta palvelusta on maksettu vuosi tai kaksi sitten.

Paperisia laskuja kierrätettäessä tiedot projekteista ja kustannuspaikoista, joille lasku kohdistuu, ei välttämättä päädy reskontraan asti. Mikäli seurantatietoja ei ole merkitty järjestelmään, niitä ei myöskään saada raportoitua. Sähköisiin ostolaskuihin on tarkastajan tai hyväksyjän helppo merkitä kustannuspaikat tai projektit, jolloin kuluraportit saadaan tarkalle tasolle.

Paperittomasta ostolaskujen käsittelystä hyötyvät myös yritykset, joiden kuukausittaisen raportoinnin aikataulu on tiukka.

8. Tuhlaat luonnonvaroja

Luonnonvarojen säästäminen on jo kaikille itsestäänselvyys. Paperin valmistus ja käyttö kuluttaa luonnonvaroja. Paperilaskun hiilijalanjälki on moninkertainen verkkolaskuun verrattuna. Keskimäärin verkkolasku on neljä kertaa ilmastoystävällisempi vaihtoehto kuin paperinen lasku. Suurimmat säästöt kohdistuvat jakeluun printtauksen, frankkeerauksen, paperin, kirjekuoren ja postijakelun loppuessa. Myös arkistoinnin päästöt melkein nollaantuvat. *

9. Hankaloitat tilitoimistoyhteistyötä

Ostolaskut ovat olennainen osa yrityksen ja tilitoimiston yhteistyöstä. Mikäli käytössä ei ole sähköistä järjestelmää, lähetellään paperilaskuja yrityksen ja tilitoimiston välillä postitse. Paperittoman ostolaskujen käsittelyn voi yritys ulkoistaa tilitoimistolle kokonaan, jolloin asiakasyritys näkee laskun järjestelmästä ja pystyy tarkastamaan ja hyväksymään sen siellä. Paperi ei liiku prosessissa lainkaan, eikä ostolaskut kuormita kumpaakaan osapuolta liikaa.

 Kiinnostaako sähköinen taloushallinto?

Paperiton ostolaskuprosessi on mahdollista toteuttaa sähköisen taloushallintojärjestelmän avulla. Tutustu maksuttomaan pikaoppaaseemme, jossa kerrotaan, miten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu käytännössä. 

Lataa ilmainen opas: 6 askelta sähköiseen taloushallintoon

*Lähde: Finanssialan Keskusliitto, Ympäristöystävällinen verkkolasku.