Huolestuttaako ERP-projektin aikataulu?

Aikataulu ja siinä pysyminen on yleensä yksi suurimmista yritysjohdon huolenaiheista ennen ERP-projektin alkamista. Suurimmat kysymykset liittyvät yleensä siihen, voiko järjestelmätoimittajan alustavaan aikatauluarvioon luottaa ja kuinka projektin etenemistä voidaan seurata. Aikataulujen paukkuessahan myös projektin kustannukset kasvavat.

Kokosimme tähän artikkeliin muutamia yleisimpiä syitä sille, miksi ERP-projektien aikataulut yleensä ylittyvät. Lopuksi annamme vinkkejä siitä, miten asiakas voi jo järjestelmän hankintavaiheessa varmistua toimittajan kyvystä toteuttaa ERP-projekti halutussa aikataulussa.

Laaja-alaisen ERP-projektin ei tarvitse olla ikuisuusprojekti

Hyvin tyypillinen mielikuva ERP-projektista on se, että siitä helposti muodostuu yrityksen ikuisuusprojekti, josta harvoin saadaan valmista. Olisi harhaanjohtavaa sanoa, että tämä mielikuva on täysin keksitty. ERP-projekti voi muuttua ikuisuusprojektiksi etenkin silloin, jos määrittelyvaiheeseen liittyvissä tehtävissä pyritään menemään sieltä, mistä aita on matalin.

ERP-projektin kesto vaihtelee aina sen mukaan kuinka laaja-alaisesta projektista on kyse. Jos organisaatio on päättänyt hankkia tai vaihtaa kokonaan uuden toiminnanohjausjärjestelmän ja siihen on tarkoituksena ottaa käyttöön laajat toiminnallisuudet, projekti kestää tyypillisesti 6-12 kuukautta. Pienemmät projektit saadaan yleensä vietyä läpi 2-6 kuukauden aikana.

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen tai hankinta on yksi isoimmista muutosprojekteista, joihin yritys voi ryhtyä. Koko organisaation kattavia ja pysyviä muutoksia ei voida mitenkään saada aikaiseksi viikossa tai kahdessa. Tähän on varmasti kaikkien syytä asennoitua jo ennen ERP-projektiin ryhtymistä.

Myöhästymisen vaaratekijät ovat tunnistettavissa

Kokemuksemme mukaan ERP-projektien aikatauluihin liittyvät viivästykset johtuvat usein seuraavista tekijöistä:

  1. projektin määritysvaiheessa ei ole tehty riittävän huolellista työtä
  2. projektin aikana tulee vastaan jotain odottamatonta, mitä suunnittelussa ei ole osattu huomioida
  3. projektin eteenpäin viemiseen ei ole varattu riittävästi resursseja 

1. Projektin määritysvaiheessa ei ole tehty riittävän huolellista työtä
Jokainen yritys ja ERP-projekti on aina oma kokonaisuutensa. Jokin tietty asia tai toimintatapa, joka on toiminut yhdessä projektissa, voidaankin joutua tekemään täysin eri tavalla jossain toisessa projektissa. Yksi yleisimmistä syistä ERP-projektien viivästymiselle onkin se, että projektin alussa ei ole käytetty riittävästi aikaa kyseessä olevan yrityksen prosessien, tavoitteiden, tarpeiden ym. määrittämiseen. Ellei projektin tavoitteet ja rajaukset ole selkeästi tiedossa, ajaudutaan toteutusvaiheessa helposti aikaa vieville sivuraiteille.

Yhtenäinen käsitys projektin laajuudesta ja rajauksista voi syntyä ainoastaan keskustelemalla yhdessä toimittajan kanssa ja käymällä asioita suunnitelmallisesti läpi jokaiselta eri osa-alueelta. Tälle työlle on syytä varata riittävästi aikaa jokaisen projektin alussa.

2. Projektin aikana tulee vastaan jotain odottamatonta
Toinen yleinen syy ERP-projektien viivästymiselle on se, että toteutusvaiheessa tulee vastaan tulee jotain odottamatonta, jota ei ole osattu huomioida jo projektin suunnitteluvaiheessa. Hyvin tyypillinen esimerkki tästä on se, että projektin alussa ei ole osattu huomioida järjestelmän integraatiotarvetta johonkin kolmannen osapuolen järjestelmään. Kesken projektia ilmenneet integraatiotarpeet kuitenkin aina viivästyttävät ERP-projektin aikatauluja.

Projektin määritysvaiheessa tulee aina käydä huolella ja tarkkaan läpi yrityksen kaikki eri toiminnot ja liiketoimintaprosessit, jotta järjestelmän mahdolliset integraatiotarpeet ovat tiedossa jo ennen toteutusvaiheen alkamista. 

3. Projektin eteenpäin viemiseen ei ole varattu riittävästi resursseja.
Kolmas tyypillinen syy viivästyksille on se, että järjestelmän tilaajan vastuuhenkilöillä ei ole riittävästi resursseja hankkeen toteutukseen. Tietojärjestelmien hankinta Suomessa -tutkimukseen* vastanneista henkilöistä jopa 40 prosenttia oli sitä mieltä, että heillä oli harvoin tai ei koskaan riittävästi resursseja tietojärjestelmäprojektin läpiviemiseksi. Yritysjohdon onkin aina varattava riittävästi resursseja paitsi ERP-projektin vastuuhenkilöille, myös muulle henkilöstölle etenkin järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Asiantunteva toimittaja osaa ennakoida viivästykset

Koska ERP-järjestelmän hankinta on yritykselle aina varsin iso ja ennen kaikkea kokonaisvaltainen projekti, on hyvin mahdollista, että projektin alustavasta aikataulusta hieman myöhästytään. Niin kauan kun mahdolliset viivästykset tai aikatauluylitykset on pystytty ennakoimaan etukäteen, ei asiakkaalla kuitenkaan ole syytä huoleen. Asiakkaan kannattaa aina säännöllisesti osallistua projektin seurantapalavereihin, jotta hänellä on koko ajan ajantasainen tieto projektin etenemisestä ja siihen mahdollisesti liittyvistä haasteista.

Kun valitulla järjestelmätoimittajalla on kokemusta vastaavanlaisista projekteista samalta toimialalta, on heillä yleensä tietoa myös yleisimmistä ongelmatilanteista sekä tyypillisimmistä haasteista kyseisen alan projektien läpiviemisessä. Etukäteen tiedossa olevat haasteet ja kompastuskivet on luonnollisesti helpompi saada vältettyä.  

Kokenut järjestelmätoimittaja osaa myös todennäköisemmin kysyä kaikki olennaiset ja tarvittavat kysymykset projektin määrittelyvaiheen aikana sekä huomioida järjestelmän toteutuksessa kyseisen alan erityispiirteet.

Näin varmistat toimittajan kyvyn pysyä aikataulussa

  1. Tiedustele eri järjestelmätoimittajilta jo järjestelmän hankintavaiheessa siitä, miten hyvin heidän alustavat aikatauluarvionsa ovat pitäneet paikkaansa heidän aiemmissa projekteissaan. Selvitä myös, mitkä ovat heidän tärkeimmät työkalunsa aikatauluissa pysymiseksi.
  2. Pyydä vaihtoehtoisia järjestelmätoimittajia kertomaan, mistä heidän aikaisempien projektiensa mahdolliset aikatauluylitykset ovat johtuneet. Jos toimittaja kykenee osoittamaan aiempien viivästysten syyt, heillä todennäköisesti on jo tehokkaat työkalut siihen, että vastaavanlaiset sudenkuopat saadaan jatkossa vältettyä.
  3. Perehdy huolella järjestelmätoimittajan antamaan alustavaan projektisuunnitelmaan, sillä myös se antaa viitteitä toimittajan kyvystä toimittaa järjestelmä sovitussa aikataulussa. Käy erityisen huolella läpi projektin rajaukset, eli se, mitä asioita projektiin kuuluu ja mitä ei. Kun näistä asioista on sovittu selkeästi ja yhdessä, ei pääse syntymään tilannetta, jossa asiakkaan ja toimittajan käsitys toteutettavasta järjestelmästä ja sen laajuudesta eroavat.
  4. Tarkista aina myös vaihtoehtoisten toimittajien antamat referenssit! Soita heille ja pyydä heitä kertomaan omin sanoin paitsi projektin aikatauluihin, myös projektin muuhun toteutustapaan liittyen.

Lue lisää yritysjohtoa kiinnostavista asioista ERP-projekteihin liittyen

Lue uusin pikaoppaamme, jossa on vastattu toimitusjohtajien meiltä usein kysymiin kysymyksiin ERP-projekteista. Tutustu maksuttomaan pikaoppaaseen klikkaamalla alla olevaa linkkiä.

Toimitusjohtajien usein kysytyt kysymykset ERP-projekteihin liittyen

* Tietojärjestelmien hankinta Suomessa 2013 -tutkimuksen on toteuttanut Celkee Oy yhdessä Tietotekniikan liiton ja Ohjelmistoyrittäjät Ry:n kanssa.