Miten aloittaa ERP-järjestelmän hankinta?

Hyvin monissa tapauksissa ERP-järjestelmän hankinta aloitetaan vertailemalla heti aluksi eri järjestelmien hintoja, ominaisuuksia tai niiden toimittajia. Tämä ei kuitenkaan ole paras tapa käynnistää ERP-järjestelmän hankintaprosessia.

Onnistuneiden ERP-projektien tunnusomaisena piirteenä on se, että hankintaprosessin alussa on määritetty huolella yrityksen nykytilanne, tarpeet sekä järjestelmällä tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt. Vasta kun tämä työ on tehty, on aika alkaa perehtyä eri järjestelmätoimijoiden tarjontaan.

Nykytilan ja tarpeiden kartoitukseen on varattava riittävästi aikaa

Omalle yritykselle sopivan ERP-järjestelmän valinta on helpommin sanottu kuin tehty. Markkinoilla on tällä hetkellä tarjolla monia erilaisia järjestelmävaihtoehtoja, jotka ovat toiminnallisuuksiltaan ja ominaisuuksiltaan varsin monipuolisia.  Jos ERP-järjestelmän hankintaprosessi aloitetaan tutkimalla kaikkia eri järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia, on yrityksellä edessään loputon suo, jonka ylittäminen ei kuitenkaan takaa parasta mahdollista lopputulosta.

Yrityksen kannattaa käynnistää ERP-järjestelmän hankintaprosessi määrittämällä huolellisesti, mikä on yrityksen toiminnan nykytila sekä millaisia liiketoiminnallisia hyötyjä se haluaa saavuttaa ERP-järjestelmän avulla. Näiden pohdintojen jälkeen yrityksen on helpompaa määrittää, millainen järjestelmäkokonaisuus on sille paras - niin teknisesti, rahoituksellisesti kuin yritystoiminnan jatkon kannalta. Alustavat pohdinnat ja tarvemääritykset luonnollisesti vievät aikaa, mutta niihin panostaminen kuitenkin palkitaan myöhemmin.

Tunnista yrityksen ydinprosessit ja suurimmat kipupisteet

Kun henkinen päätös toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta on tehty, on ERP-projektiin valittujen vastuuhenkilöiden ja yritysjohdon ensimmäinen tehtävä kartoittaa yrityksen nykytilanne. Heidän tulee tällöin luoda selkeä kuva siitä, millaisten prosessien avulla yrityksen toimintaa tällä hetkellä pyöritetään ja miten nuo prosessit toimivat. 

Nykytilan kartoituksen yhteydessä on myös kyettävä tunnistamaan yrityksen ydinprosessit – eli toiminnot, jotka vievät yrityksen liiketoimintaa eteenpäin ja vahvistavat yrityksen kilpailuetua. Nämä ovat juuri niitä toimintoja, joita valitun toiminnanohjausjärjestelmän tulee ensisijaisesti tukea ja joiden vaatimuksiin valitun ERP-järjestelmän tulee taipua.

Konkreettiset tavoitteet auttavat järjestelmän valinnassa

Nykytilan kartoituksen lisäksi yrityksen tulee jo hankintavaiheen alussa pohtia sitä, mihin ERP-järjestelmää tullaan ensisijaisesti tarvitsemaan. Tällöin on syytä määrittää, mitkä ovat yritystoiminnan olennaisimmat kipupisteet, jotka ERP-järjestelmällä halutaan saada poistettua.
Hankintavaiheen alussa onkin yleensä hyvä määrittää esimerkiksi viisi olennaisinta liiketoiminnallista hyötyä, joita ERP-järjestelmän avulla halutaan saavuttaa. Mitä selkeämmin ja konkreettisemmin nuo hyödyt kyetään määrittämään, sitä helpompaa vaihtoehtoisten järjestelmäkokonaisuuksien arvioiminen on myöhemmässä vaiheessa.

Esimerkkejä liiketoiminnalle haetuista hyödyistä

  • Järjestelmän tulee tuoda lisää selkeyttä ja hallittavuutta yrityksen prosesseihin.
  • Järjestelmän tulee mahdollistaa erilaisten sähköisten palveluiden käyttöönotto.
  • Järjestelmän avulla tulee saada nopeutettua varastonkiertoa tai vähentää virheitä tavarantoimituksessa.

Valintakonsultin apu usein korvaamaton

Yrityksen työntekijät harvoin ovat ERP-järjestelmän hankintaan erikoistuneita ammattilaisia. Tästä syystä ERP-järjestelmien valintaan erikoistuneiden liiketoimintakonsulttien hyödyntäminen on usein hyvä keino varmistaa omiin tarpeisiin sopivan ERP-järjestelmän löytäminen.

ERP-järjestelmien valintakonsulteilta löytyy usein hyviä dokumenttipohjia, joiden avulla yrityksen tarvemääritys, nykytilakuvaus sekä alustava budjetointi saadaan tehtyä tehokkaasti. Yhdessä tehdyn tarvekartoituksen pohjalta valintakonsultti voi etsiä muutaman olennaisimman järjestelmätoimittajan, joiden kanssa yritys voi aloittaa syvällisemmät keskustelut järjestelmän hankintaan liittyen.

Mitkä ovat ERP-projektien tyypillisiä sudenkuoppia?

Onko ERP-järjestelmän hankinta yrityksellesi ajankohtaista? Lue aiemmin julkaistuista artikkeleistamme, millaisia sudenkuoppia ERP-projekteissa tyypillisesti esiintyy.