7 huomioitavaa asiaa ERP-järjestelmän valinnassa

Toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa on paljon muitakin tärkeitä valintakriteerejä kuin järjestelmän hinta ja takaisinmaksuaika. Tiedätkö jo, minkä tekijöiden kautta löytyy juuri omalle yritykselle sopiva järjestelmäkokonaisuus?

Kokemuksemme mukaan yritykset pääsevät parhaimpiin lopputuloksiin silloin, kun ERP-järjestelmän valinnassa huomioidaan seuraavat tekijät:

  1. yrityksen omat lähtökohdat
  2. järjestelmätoimittajan osaaminen ja kokemus
  3. järjestelmän tekninen käyttöympäristö
  4. järjestelmän hinta ja takaisinmaksuaika
  5. rahoitusvaihtoehdot
  6. käyttöönottoprojekti
  7. arki toimittajan kanssa

1. Yrityksen omat lähtökohdat

Nykypäivän toiminnanohjausjärjestelmissä on lähes poikkeuksetta varsin laaja kirjo erilaisia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Asiakasyrityksen kannalta olennaisessa asemassa ei kuitenkaan ole järjestelmän yksittäisten ominaisuuksien määrä vaan se, kuinka hyvin nuo ominaisuudet saadaan toimimaan yhteen asiakkaan tarpeiden ja erityispiirteiden mukaisesti.
Toisinaan jokin asiakkaan toivoma yksityiskohta saattaa merkittävästikin vaikuttaa siihen, kuinka saumattomasti järjestelmän toiminnallisuudet ja tiedonsiirtovaiheet saadaan yhdistettyä. Tästä syystä asiakkaalla tuleekin olla järjestelmän valintavaiheessa selvästi tiedossa, millaisia kipupisteitä ERP-järjestelmällä halutaan poistaa ja millaisia hyötyjä sen avulla halutaan saavuttaa. Vasta tämän jälkeen järjestelmätoimittajat osaavat kertoa paremmin, kuinka nuo tavoitellut hyödyt on mahdollista saavuttaa juuri heidän järjestelmänsä avulla ja millaisia muutoksia asiakasyrityksen toimintaan pitäisi tehdä järjestelmähankinnan myötä.  

2. Järjestelmätoimittajan osaaminen ja kokemus

ERP-järjestelmän valinnassa on syytä kiinnittää huomiota myös järjestelmätoimittajan osaamiseen, kokemukseen sekä vakavaraisuuteen. Mitä enemmän järjestelmätoimittajalla on kertoa esimerkkejä onnistuneista ERP-projekteista samalla toimialalla, sitä paremmin asiakas voi luottaa toimittajan kykyyn viedä ERP-projekti läpi myös omassa organisaatiossa.
ERP-järjestelmä tulee olemaan yrityksen mukana useiden vuosien ajan, joten on tärkeää, että palvelun jatkokehitykselle sekä tukipalveluille on olemassa varmuus myös tulevina vuosina.

3.  Järjestelmän tekninen käyttöympäristö

Myös ERP-järjestelmän teknisen käyttöympäristön tulee palvella asiakkaan tarpeita nyt ja tulevaisuudessa. Useimmissa tapauksissa yritysten toiminnanohjaus pystytään tekemään pilvipalvelun avulla, mutta toisinaan yrityksen omalle palvelimelle asennettu järjestelmä voi olla yrityksen muun strategian kannalta järkevin ratkaisu. Pilvipalvelukaan ei siis ole mikään itseisarvo vaan järjestelmän tekninen käyttöympäristö tulee aina valita asiakkaan tarpeiden pohjalta.

4. Järjestelmän hinta ja takaisinmaksuaika

Hinta on luonnollisesti yksi kiinnostavimmista seikoista ERP-järjestelmän valinnassa, sillä etenkin pk-yrityksillä on usein varsin rajalliset resurssit järjestelmähankintojen suhteen.

Hinta on kuitenkin harvoin hyvä valintaperuste ERP-järjestelmälle: jos edullisesti ostettua järjestelmää ei saadakaan sulautettua yrityksen arkeen, on investointi ollut vähintäänkin kannattamaton. Hintojen syynäämisen sijaan asiakkaan tulisi pyrkiä varmistamaan järjestelmän sopivuus yrityksen tarpeisiin - tällöin järjestelmä tulee varmemmin maksamaan itsensä takaisin toiminnan tehostumisen ja prosessien automatisoinnin myötä.
Järjestelmän takaisinmaksuaikaa kannattaa tarkastella suhteessa järjestelmän avulla saataviin hyötyihin. Jos yrityksen tavoitteena on esimerkiksi automatisoida oma laskutusprosessi ja siten säästää vaikkapa 50 prosenttia siihen kuluvasta työajasta, kuinka paljon tuo säästö tulee olemaan 10 vuoden aikana? Järjestelmätoimittajan tehtävä on auttaa asiakasta takaisinmaksuajan laskemisessa.

5. Rahoitusvaihtoehdot

Jos ERP-järjestelmän hankinta kertainvestointina on yritykselle liian suuri kuluerä, on järjestelmille yleensä olemassa myös monia erilaisia rahoitusvaihtoehtoja. Järjestelmätoimittajilta kannattaakin selvittää, millaisia rahoitusvaihtoehtoja heidän järjestelmäänsä on olemassa ja kuinka rahoitus hoidetaan silloin, jos esimerkiksi palkanlaskenta on tarkoitus ulkoistaa asiakkaan omalle tilitoimistolle. Järjestelmätoimittajilta on myös syytä selvittää, onhan heidän ERP-järjestelmänsä mahdollista ottaa käyttöön vaiheittain.

6. Käyttöönottoprojekti

Käyttöönottovaihe on yksi tärkeimmistä vaiheista koko ERP-projektin aikana. Sen aikana käytännössä pidetään huoli siitä, että järjestelmä saadaan sulautumaan yrityksen toimintaan ja yrityksen henkilöstö saa riittävän osaamisen järjestelmän käyttöä varten.
Järjestelmätoimittajia onkin syytä pyytää kertomaan, millainen käyttöönottoprojekti tulee olemaan, millaisten eri vaiheiden kautta siinä on tarkoitus edetä, mitkä ovat käyttöönoton suurimmat riskitekijät sekä millaiset henkilöt vastaavat käyttöönottovaiheen toteutuksesta. Hyvä järjestelmätoimittaja osaa kuvata selkeästi, miten käyttöönottoprojekti toteutetaan käytännössä. 

7. Arki toimittajan kanssa

Toiminnanohjausjärjestelmä tulee olemaan yrityksen käytössä usein yli kymmenenkin vuotta. Tästä syystä on tärkeää, että arjen yhteistyö järjestelmätoimittajan kanssa tuntuu sujuvalta ja mutkattomalta.
ERP-järjestelmän valintavaiheessa onkin olennaista selvittää, sopivatko järjestelmätoimittajan tarjoamat ylläpito- ja tukipalvelut omalle yritykselle, kuinka helposti palvelua voidaan muuttaa esimerkiksi yrityksen liiketoiminnan kasvaessa ja kuinka hyvin toimittaja vastaa järjestelmän kehitystoiveisiin. Myös henkilökemioiden sujuvuuteen on syytä kiinnittää huomiota.

Perehdy ERP-järjestelmän hankintaan

Syvennä artikkelissa käsiteltyjä aiheita lukemalla ERP-järjestelmän ostajan opas, jossa on kuvattu toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan liittyviä vaiheita ja tärkeitä tehtäviä niiden aikana.
Lataa ERP-järjestelmän ostajan opas