4 askelman polku ostolaskujen paperittomaan käsittelyyn

Paperisten ostolaskujen käsittelyyn, hyväksyntään ja arkistointiin kuluvia resursseja pystytään säästämään tietojärjestelmiä hyödyntämällä. Suurin osa yrityksistä ei kuitenkaan tätä mahdollisuutta paperittomuuteen vielä käytä, vaikka osa lähettää ja vastaanottaa laskut pdf-muodossa.  Pdf-lasku ei sähköisestä muodostaan huolimatta ole kuitenkaan verkkolasku. Se ei poista laskujen tietojen kirjaamiseen kuluvaa aikaa ja vaivaa, eikä eliminoi inhimillisiä virheitä laskujen tietojen syötössä.

Tässä artikkelissa esittelemme neljän askelman polun paperisten ostolaskujen muuttamiseksi verkkolaskuiksi.

1. Tarkista taloushallinnon prosessit ja ohjelmistot

Aluksi on hyvä tarkistaa, miten yrityksessä ostolaskut käsitellään tällä hetkellä. Hoidetaanko ostolaskujen maksatus itse vai kenties tilitoimiston toimesta? Ostolaskuprosessi on mahdollista muuttaa paperittomaksi kummassakin tapauksessa.

Yrityksen hoitaessa maksatuksen itse, on hyvä selvittää tukeeko käytössä oleva taloushallinto-ohjelmisto verkkolaskujen vastaanottoa. Tarkista myös onko laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen mahdollista tehdä selaimessa eli paperittomasti? On hyvä muistaa, että kirjanpitolaki asettaa omat vaatimuksensa sähköisten tositteiden arkistoinnille. Taloushallintojärjestelmän on kyettävä vastaamaan lain vaatimuksiin.

Siinä tapauksessa, että tilitoimisto hoitaa maksatuksen, kannattaa selvittää voiko tilitoimisto tarjota selainpohjaista ostolaskujen kierrätyspalvelua. Tällöin laskut voidaan ottaa vastaan suoraan tilitoimistoon ja asiakkaan on mahdollista tarkistaa, hyväksyä ja tehdä tiliöintitoiminnot paperittomasti tilitoimiston kanssa yhteisestä järjestelmää käyttäen.

Paras hyöty laskujen sähköisestä käsittelystä saadaan, kun prosessin kaikki osa-alueet on integroitu toisiinsa.

Paras hyöty laskujen sähköisestä käsittelystä saadaan, kun prosessin kaikki osa-alueet on integroitu toisiinsa. Esimerkiksi ostolaskujen käsittely- ja kierrätysohjelmiston on hyvä kyetä käyttämään suoraan taloushallintojärjestelmän tilikarttaa, kustannuspaikkoja ja muita perusrekistereitä, jotta vältytään tuplatyöltä. Aidosti paperiton lasku kulkee lähettävältä yritykseltä sähköisessä muodossa vastaanottajalle, jossa se tarkastetaan, hyväksytään, maksetaan ja arkistoidaan sähköisesti samassa järjestelmässä.

2. Avaa verkkolaskutustili

Verkkolaskun välittäjänä voi toimia tehtävään erikoistunut operaattori tai pankki. Sopimuksen laskujen välittämisestä tekee verkkolaskuoperaattorin kanssa parhaimmillaan 15 minuutissa. Pankkien kanssa sopimuksen teko vie yleensä kauemmin. Verkkolaskutuskanavien aukeamiseen on hyvä varata noin viikko aikaa.

Verkkolaskujen välittäjää valitessa kannattaa huomioida perustamiskustannukset, transaktioiden hinnat sekä käyttöönoton kustannukset. Kannattaa myös selvittää onko laskun alkuperäisen kuvan ja liitetiedostojen vastaanottaminen mahdollista pankilta tai operaattoriltasi ostolaskujen käsittelyohjelmaasi.

Tällä hetkellä yli puolet suomalaisista yrityksistä voi lähettää verkkolaskuja, mutta osa toimittajista tulee todennäköisesti lähettämään laskunsa jatkossakin paperimuodossa. Mikäli yritys haluaa vastaanottaa kaikki laskut sähköisessä muodossa, tarjoaa osa operaattoreista skannauspalvelua. Toimittaja lähettää laskunsa yrityksen sijasta skannauspalveluun, joka muodostaa paperilaskusta verkkolaskuaineiston ja kuvan alkuperäisestä laskusta. Laskuja on tarvittaessa voitava syöttää sähköiseen järjestelmään myös itse skannattuna.

3. Ohjeista toimittajat uuteen laskutusmalliin

Käytännössä uusi laskujen vastaanottomalli ja operaattorin valinta näkyy uutena laskutusosoitteena, joka täytyy tiedottaa kaikille laskuttajille. Muutosta helpottaa uuden vastaanottotavan käyttöönotto toimittaja kerrallaan. Ostolaskujen sähköistä käsittelyä voi opetella rauhassa muutaman toimittajan kanssa ennen kuin ohjeistaa sähköistä toimintatapa laajemmin.

Usein toimittajat ovat hyvin halukkaita siirtymään omien myyntilaskujensa sähköiseen lähetykseen.

4. Ohjeista henkilöstö uuteen laskujen tarkastus ja hyväksyntä malliin

Koska paperittomuus ostolaskuissa on yrityksen henkilökunnallekin iso muutos, takaa henkilökunnan huomioiminen ja riittävä tiedottaminen onnistumisen.

Koska paperittomuus ostolaskuissa on yrityksen henkilökunnallekin iso muutos, takaa henkilökunnan huomioiminen ja riittävä tiedottaminen onnistumisen. Verkkolaskutukseen siirtyminen vaikuttaa paitsi reskontranhoitajan työhön myös laskujen tarkastajiin ja hyväksyjiin. Uuden opettelua helpottaa, mikäli sitä harjoitellaan ensin vanhan toimintatavan ohessa.

Paperittomassa prosessissa laskut odottavat tarkastusta selainsovelluksessa. Reskontranhoitaja näkee ostolaskuohjelmasta uudet saapuneet laskut ja laittaa ne kierrätykseen oikeille tarkastajille ja hyväksyjille. Tarkastajat ja hyväksyjät saavat laskusta sähköpostimuistutuksen. Itse tarkastus ja hyväksyntä sekä laskun tiliöinti tehdään selaimen kautta sähköisesti. Oikeelliseksi todetut ja hyväksytyt laskut siirtyvät suoraan taloushallintojärjestelmään, josta ne maksetaan. Lasku ja siihen liittyvät kommentit jäävät arkistoon sähköiseen järjestelmään mahdollista myöhempää tarkastelua varten.

Kiinnostaako paperiton ostolaskuprosessi?

Paperiton toimisto on mahdollista toteuttaa nykyteknologialla. Tututu maksuttomaan pikaoppaaseemme, jossa kerrotaan, millaisten vaiheiden kautta sähköiseen taloshallintoon siirtyminen tapahtuu käytännössä. Tutustu pikaoppaaseen alla olevasta napista.

6 askelta sähköiseen taloushallintoon