Suunnitelmallinen käyttöönotto on tilitoimistolle panostus tulevaisuuteen

Uuden ohjelmiston käyttöönotto nostaa monessa tilitoimistossa tuskan hien pintaan. Etenkin siirryttäessä on premise -järjestelmistä pilvipalveluun, pitäisi ohjelmiston lisäksi miettiä myös yrityksen tapaa toimia, ja uuden omaksuminen vie aikaa.

Tilitoimistoissa arjen pitää rullata oli tilanne mikä tahansa. Käyttöönotto tehdään olemassa olevilla resursseilla ja muun työn ohella. Mitään taikakeinoja tuskin kukaan voi tilanteeseen luvata, mutta hyvä valmistautuminen ja osaavat konsultit voivat tehdä tilanteesta vähintään siedettävän.

Järjestelmää käyttöönotettaessa on hyvä miettiä kokonaisuutta, eikä vertailla yksittäisiä toimintoja keskenään. Homma lähtee pieleen, jos heti alussa uutta ohjelmistoa verrataan vanhaan. Tilitoimistoissa tehdään edelleen paljon turhia rutiineja, vaikka omaa työtä pitäisi helpottaa ja nämä tavat ovat todella syvään juurtuneet. Pahimmassa tapauksessa koulutuksesta halutaan säästää ja kollega opettaa uudelle työntekijälle eteenpäin vanhentuneet tavat käyttää ohjelmistoa.

Kirjanpidossa ei ole niin väliä tavalla, miten asiat tehdään, vain oikealla lopputuloksella on merkitystä. Visma Fivaldin käyttöönottoja tilitoimistoille tekevä Armi Polo kiteyttää “Sanon aina kirjanpitäjille, että olkaa laiskoja ja antakaa sovelluksen tehdä asioita. Ei kannata tehdä turhaa työtä, jos voi päästä jossain rutiinissa helpommalla.”

Tee "kotiläksyt" huolella

Tilitoimistolle aika on rahaa. Valmistautumalla kunnolla varmistat, että aika käytetään relevantteihin asioihin ja maksat siis asiantuntijuudesta. Konsultit ovat käyttöönoton asiantuntijoita ja paikalla tilitoimistosi tarpeita varten. Käyttöönottoa edeltää info, jossa neuvotaan tekemään tiettyjä asioita ennen käyttöönottoa, koska ne on mahdollista hoitaa ilman konsulttia.

Visma Fivaldi -konsultti Juha-Matti Helmi kertoo kokemuksistaan “Asiakkaat pyrkivät monesti minimoimaan käyttöönotto- ja koulutuskustannukset. Usein käy kuitenkin niin, että koulutuksiin ei olla juurikaan valmistauduttu, eikä ennen koulutuksia toimitettuihin ohjeistuksiin ole tutustuttu kunnolla. Tämä vie väistämättä osan koulutusajasta kun "etukäteistehtäviä" käydään läpi vasta koulutuksen yhteydessä. Valmistautumalla kunnolla käyttöönotosta olisi mahdollista saada irti niin paljon enemmän”.

Avoimin mielin kohti uutta

Konsultin tehtävänä on saada asiakas oppimaan uutta, oli lähtötilanne mikä tahansa. Econetistä Visma Fivaldiin useita tilitoimistoja auttanut Raija Törmänen tietää “Muutokset toisinaan aiheuttavat vastarintaa ja pelkoja. Käyttöönottoa suunniteltaessa koko henkilökunnan kanssa, on uusien asioiden vastaanottaminen silloin helpompaa”.

Pelkoja ja epävarmuutta voi aiheuttaa esimerkiksi:

  • Kiire ja jaksaminen
  • Kehittyvän tekniikan perässä pysyminen
  • Automaatio, joka korvaa rutiinityöt
  • Yhä enemmän konsultoivaan suuntaan muuttuva työ.

Aiemmin etenkin on premise -ohjelmistoja käyttävät saattoivat jäädä käyttöönoton jälkeen hyvinkin yksin ohjelmistojen kanssa. Jos ohjelmistoon liittyen ilmeni jotain kysyttävää, tilattiin konsultti paikalle tai otettiin yhteyttä puhelimitse. Nykypäivänä käytön tukena on paljon itsepalvelumateriaalia, jonka parissa on helpompi jatkaa arkea. Ohjelmiston käyttäjät voivat jakaa kokemuksiaan ja auttaa toisiaan ongelmissa ja asiat voivat ratketa ilman konsultin tai sovellustuen apua.

Vinkit käyttöönottoa miettivälle

  1. Suhtaudu muutokseen avoimin mielin
  2. Valmistaudu huolella; käy porukalla läpi mitä järjestelmän vaihdos vaatii ja varaa tarvittavat resurssit
  3. Suunnittelu käyttöönotto vaiheittain
  4. Tee pyydetyt ennakkotehtävät ennen käyttöönottoa
  5. Muista huolehtia osaamisen ylläpitämisestä - pilvipalvelut kehittyvät nopeasti
Hei! Kerätäksemme tietoa sinua kiinnostavasta sisällöstä käytämme sivustolla evästeitä. Niiden sekä lomakkeiden kautta meille antamiesi tietojen perusteella luomme sinusta profiilin, jonka avulla voimme näyttää juuri sinulle räätälöityä sisältöä. Hyväksymällä tämän annat meille oikeuden kerätä ja käsitellä henkilötietojasi turvallisesti ja luottamuksellisesti tässä kuvatulla tavalla.
Lisää kiinnostavia sisältöjä suunta.visma.fi