Markkinointivinkit tilitoimistolle

#Tapahtumat

Kaiken digitaalisen kanssakäymisen ohella erilaiset seminaarit ja tapahtumat ovat edelleen tehokas tapa saada monimutkaisempikin viesti perille. Sekä nykyisten että potentiaalisten asiakkaiden kohdalla tapahtuma antaa paremmat eväät henkilökohtaiseen kanssakäymiseen.

Tapahtumia ei kuitenkaan kannata lähteä järjestämään vasemmalla kädellä ja kiireessä, koska se vaatii aikaa niin järjestäjältä kuin osallistujaltakin. Nykypäivänä ylimääräistä aikaa ei monelta löydy, joten tapahtuman sisällön tulee olla todella kiinnostava ja tarjota jotain uutta, jotta siihen halutaan sitoutua.

Tavoitteet, viesti ja kohderyhmä

Ensimmäiseksi kannattaakin miettiä, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa, mitä halutaan viestiä ja kenelle. Nykyisiä asiakkaitasi ei välttämättä kiinnosta samat asiat kuin potentiaalisia asiakkaita, eikä ihmisiä saa liikkeelle tarjoamalla kaikkea kaikille. Kohderyhmää miettiessä kannattaa huomioida kutsuttavien kokonaismäärä. Mikäli kutsuttavia kertyy kasaan kymmenen, kannattaa miettiä, olisiko henkilökohtaisen tapaamisen ehdottaminen tehokkaampaa.

Tapahtuman runkoa suunnitellessa on olennaista miettiä, mikä sisältö puhuttelee kohderyhmää. Aikatauluun ei siis kannata mahduttaa kaikkea maan ja taivaan väliltä, vaan keskittyä mieluummin tiettyyn aiheeseen. Vaikka taka-ajatuksena olisikin lisämyynti tai halu käännyttää perinteisiä kirjanpitoasiakkaitasi sähköiseen taloushallintoon, kannattaa myyntipuhe ujuttaa osaksi muuta sisältöä. Mikä asiakkaitasi siis kiinnostaa? Miten sähköinen taloushallinto säästää yrittäjältä aikaa tai auttaa ennakoimaan? Kaipaisivatko he vinkkejäsi verotukseen?

Tapahtumaan kannattaa myös miettiä vierailevia puheenvuoroja omasta verkostosta. Mikäli ohjelmistotoimittajallasi on oma kumppaniohjelma tilitoimistoille, ovat heidän asiantuntijat usein käytettävissä myös tilitoimiston tapahtumiin. Vierailijoiden kanssa kannattaa käydä läpi ajateltu ohjelmarunko ja varmistaa, että puheenvuoroissa säilyy punainen lanka, kuitenkin ilman turhaa toistoa.

Ajankohta ja kutsuprosessi

Kun tiedät tapahtuman tavoitteet, kohderyhmän ja aiheen, on seuraavaksi aika valita ajankohta. Tapahtuman ajankohta vaikuttaa olennaisesti myös osallistujamäärään, joten sitä miettiessä kannattaa ottaa huomioon kohderyhmän työajat. Onko osallistuminen mahdollista todennäköisemmin aikaisin aamulla vai esimerkiksi toimistoajan ulkopuolella? Pystyvätkö kutsuttavat irtautumaan useammaksi tunniksi, vai onko tuntikin arvokasta aikaa yrittäjälle? Ajankohtaa valitessa tulee myös huomioida kutsuprosessi, joka kannattaa aloittaa ajoissa ennen kuin kalenterit ovat ehtineet täyttyä. Tapahtuman ajoittaminen 1,5 kuukauden päähän ei ole ollenkaan liioittelua.

Kutsun sisältö kannattaa tehdä mahdollisimman yksityiskohtaiseksi ja houkuttelevaksi lukijalle, sekä kertoa tarkat ilmoittautumisohjeet, viimeisen ilmoittautumispäivän kera. Mikäli tapahtuma sisältää tarjoiluja, kannattaa niistä mainita ja pyytää osallistujilta tieto mahdollisista ruoka-aineallergioista. Mikäli käytössäsi ei ole tapahtumahallinnan työkalua, on ilmoittautumiset hyvä pyytää sähköpostitse ja kerätä ne esimerkiksi exceliin. Mikäli tapahtumaan tulee muutoksia, on ilmoittautuneille helppo laittaa viestiä. Muista lähettää osallistujille vahvistus joitain päiviä ennen itse tapahtumaa, se toimii samalla myös muistutuksena.

Muistilista tapahtuman järjestäjälle

  • Mieti kohderyhmä ja suunnittele tapahtuman sisältö
  • Varaa aika mahdollisilta ulkopuolisilta puhujilta
  • Valitse kohderyhmälle sopiva ajankohta, mielellään noin 1,5 kuukauden päähän
  • Mikäli tarvitset tapahtumalle erillisen tilan, kannattaa se varata ajoissa
  • Suunnittele kutsuprosessi
    • Kerää osallistujien sähköpostit
    • Suunnittele houkutteleva kutsu, muista mainita ajankohta ja paikka jossa tapahtuma järjestetään
    • Anna tarkat ohjeet ilmoittautumiseen ja mitä tietoja tarvitset, mikäli keräät ilmoittautumiset manuaalisesti
    • Kirjaa ilmoittautumistiedot esimerkiksi exceliin
    • Ajoita itsellesi kalenteriin muistutusviesti, sekä vahvistus ja peruutusviesti
  • Vahvistuksen jälkeen tilaa tai tulosta osallistujille nimikyltit
  • Mieti mistä haet tai tilaat mahdolliset tarjoilut hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Muista ottaa huomioon erityisruokavaliot
  • Valmistele mahdollinen esitys ajan kanssa ja luetuta se kollegallasi. Vähemmän on enemmän - esityskalvoille ei kannata mahduttaa liikaa asiaa, pidä kalvot siisteinä
  • Tarkista tapahtumatila ja tekniikka

Huomioi tuleva tietosuoja-asetus myös tapahtumaa järjestäessä

Muistathan valmistautua myös tapahtumien järjestämisen osalta tulevaan EU:n tietosuoja-asetukseen, joka astuu voimaan toukokuussa 2018. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään henkilötietoja, jota tietosuoja-asetus koskee. Mieti kahdesti, mitä tietoa keräät ja onko kaikki tieto varmasti tarpeellista. Älä kerää mitään ylimääräistä. Varmista myös, että henkilöä, jonka tietoa keräät, on informoitu miten hänen antamiaan henkilötietoja käsitellään. Henkilötietojen käsittelyyn on aina oltava peruste, joka on olemassa olevan asetuksen mukainen.

suunta.visma.fi
Suunta on luotu sinulle, liiketoimintapäättäjä. Se ohjaa sinut ajankohtaisen ja tiivistetyn tiedon lähteelle. Suunnasta löydät oleellista sisältöä liiketoiminnan johtamisen tueksi ja näkemyksiä parhaiden päätösten tekemiseksi.


Tutustu rekisteriselosteeseen
© Visma Software Oy

Hei! Kerätäksemme tietoa sinua kiinnostavasta sisällöstä käytämme sivustolla evästeitä. Niiden sekä lomakkeiden kautta meille antamiesi tietojen perusteella luomme sinusta profiilin, jonka avulla voimme näyttää juuri sinulle räätälöityä sisältöä. Hyväksymällä tämän annat meille oikeuden kerätä ja käsitellä henkilötietojasi turvallisesti ja luottamuksellisesti tässä kuvatulla tavalla.
Lisää kiinnostavia sisältöjä suunta.visma.fi