5 vinkkiä pk-yrityksen laadukkaaseen liiketoimintatietoon

Laadukas liiketoimintatieto ei ole enää vain isojen yritysten yksinoikeus. Näillä vinkeillä varmistat pk-yrityksen laadukkaan liiketoimintatiedon, joka lisää taloudellisen tiedon läpinäkyvyyttä, yleistä ymmärrystä yrityksen toiminnasta ja tuo ennustettavuutta myös liiketoimintaan.

1. Panosta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön

Kun pk-yrityksessä halutaan saada parempaa tietoa omasta liiketoiminnasta, on ensimmäinen tärkeä tehtävä huolehtia siitä, että yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä on laaja-alaisesti yrityksen käytössä. Toisin sanoen; huolehditaan siitä, että ERP-järjestelmää oikeasti käytetään yrityksen arjessa. Laaja-alaisen ja aktiivisen käytön lisäksi on myös varmistettava, että ERP-järjestelmän asetukset oikeasti vastaavat yrityksen toimintaa ja sen rakenteita. Lisäksi on tärkeää, että kaikki asiakkaisiin ja toimittajiin liittyvä tieto löytyy ERP-järjestelmästä eikä esimerkiksi työntekijöiden sähköposteista tai heidän omista kansioistaan.

2. Varmista tiedon luotettavuus

Kun toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä on tullut koko yritykselle toimiva rutiini, on lisäksi varmistettava myös se, että järjestelmään syötetty tieto on luotettavaa – järjestelmään viedyn tiedon laatu määrittää luonnollisesti myös järjestelmästä ulos saatavan tiedon laatua. Yrityksessä on siis syytä pitää huolta siitä, että toiminnanohjausjärjestelmään viety tieto on oikeaa ja paikkaansa pitävää, tietoa päivitetään yhteisesti sovittujen toimintatapojen mukaisesti ja lisäksi tieto on aina ajankohtaista ja tuoretta.

3. Hahmota liiketoiminnan ja tietokannassa olevan tiedon yhteys

Sekä toiminnanohjausjärjestelmän että analytiikkatyökalujen käytön kannalta on tärkeää, että yrityksen henkilöstöllä on ymmärrystä yrityksen liiketoiminnan ja tietokannassa olevan tiedon yhteydestä – eli mitä nuo tiedot tarkoittavat käytännössä ja miten jotkin yksittäisetkin luvut näkyvät yrityksen liiketoiminnassa. Ennen analytiikkatyökalun käyttöönottoa, yrityksessä kannattaakin pitää esimerkiksi yhteinen workshop, jonka aikana käydään läpi, miten yrityksen ERP-järjestelmässä olevat tiedot kuvaavat reaalimaailmaa. Tämä auttaa analytiikkatyökalua käyttäviä henkilöitä lopulta hyödyntämään työkalua parhaalla mahdollisella tavalla.

4. Hanki omaa yritysympäristöä tukevat työkalut

Liiketoimintatiedon analysointi vaatii myös siihen sopivat analytiikkatyökalut. Pk-yrityksen kannalta on tärkeää, että työkalun käyttö on helposti omaksuttavissa, eikä sen käyttöönotto vaadi liikaa resursseja. Työkalun valinnassa kannattaa myös pyrkiä siihen, että työkalu tukee yrityksen liiketoimintaympäristöä. Tällä hetkellä markkinoilla on pääsääntöisesti tarjolla joko tiettyihin toiminnanohjausjärjestelmiin integroituja tai sitten niin sanottuja itsenäisiä BI-ohjelmistoja. Itsenäiset BI-ohjelmistot vaativat yleensä erillisen ja raskaan käyttöönottoprojektin, jonka kustannukset ovat varsin suuret. Toiminnanohjausjärjestelmiin integroidut BI-ohjelmistot puolestaan saadaan integroitua ERP-järjestelmään hyvin nopeasti ja pienillä resursseilla.

5. Etsi ja hae tietoa rohkeasti ja ennakkoluulottomasti

Kun pk-yritys on ottanut BI-työkalun käyttöönsä, kannattaa yrityksestä saatavaa tietoa alkaa etsiä rohkeasti ja ennakkoluulottomasti. Tietoa ei siis kannata etsiä pelkästään ongelmien tai trendien näkökulmasta vaan työkalun avulla kannattaa tutkia hyvin laaja-alaisesti ja syvällisesti, mitä kaikkea tietoa yrityksestä ylipäätään löytyy. Mitä paremmin yritysjohto tietää, millaista tietoa yrityksen toiminnasta on mahdollista saada, sitä paremmin he oppivat tuntemaan yrityksen liiketoimintaakin ja siihen vaikuttavia tekijöitä. Tiedon etsimiseen ja analysointiin kannattaa siis ottaa niin sanottu luova ote – etsi ja nuuski rohkeasti, mikä saa yrityksesi tikittämään.

Suositeltavaa luettavaa, lataa omasi:

Liiketoimintatiedon ja BI:n hyödyntäminen pk-yrityksissä

Lataa maksuton opas

suunta.visma.fi
Suunta on luotu sinulle, liiketoimintapäättäjä. Se ohjaa sinut ajankohtaisen ja tiivistetyn tiedon lähteelle. Suunnasta löydät oleellista sisältöä liiketoiminnan johtamisen tueksi ja näkemyksiä parhaiden päätösten tekemiseksi.


Tutustu rekisteriselosteeseen
© Visma Software Oy