Kun yritys haluaa parantaa omaa henkilöstöhallinnan prosessiaan, apua löytyy erilaista sähköisistä henkilöstöhallinnan järjestelmistä. Alle olemme koonneet tärkeimmät asiat, jotka on hyvä huomioida, kun yritys valitsee järjestelmätoimittajaa.

Miten haastavaa henkilöstönhallintajärjestelmä on ottaa käyttöön

Prosessi alkaa järjestelmän käyttöönottamisesta. Yrityksen koosta, henkilöstön määrästä, toimialasta ja monesta muusta seikasta riippuu miten aikaa vievä järjestelmän käyttöönotto on. Selvitä ainakin seuraavat asiat:

Käyttöönoton ajantarve

• Kuinka kauan toimittaja arvioi henkilöstöhallintajärjestelmän käyttöönoton keskimäärin kestävän?
  Puhutaanko päivistä vai viikoista?
  Pienimmillään järjestelmät voidaan ottaa käyttöön muutamassa päivässä, mutta tietomäärän kasvaessa myös ajantarve kasvaa.
  Mikä on toimittajaehdokkaan näkemys ajantarpeesta?
  

Työntekijätietojen siirto järjestelmään

• Tietojen siirtäminen järjestelmään on oma työvaiheensa. Varmista, että toimittaja siirtää tiedot järjestelmään, mikäli se on yritykselle paras vaihtoehto. Yritys voi myös halutessaan itse syöttää tiedot.

Käyttöönottovaiheen koulutus

• Järjestelmät ovat erilaisia ja joidenkin järjestelmien käyttöönotto saattaa vaatia paljonkin opettelua. Selvitä miten paljon eri toimittajien järjestelmät vaativat koulutusta ja miten helppokäyttöiset ja intuitiiviset eri järjestelmien käyttöliittymät ovat.
  

Lisäkoulutuksen tarve

• Tarvitaanko lisäkoulutusta kun järjestelmä on otettu käyttöön? Tavallisesti lisäkoulutuksesta joutuu myös maksamaan lisää, joten mitä vähemmän koulutusta tarvitaan sen parempi. Toisaalta on hyvä tietää, että koulutusta on tarjolla, mikäli esimerkiksi uudet käyttäjät tarvitsevat tukea.

Käyttöönotto ”avaimet käteen” -sopimuksella

• Miten itsenäisesti toimittaja pystyy järjestämään ohjelmiston käyttöönoton?
  Kuinka paljon yrityksen on alussa osallistuttava prosessiin ja miten paljon apua toimittaja arvelee tarvitsevansa saadakseen järjestelmän käyttövalmiiksi? Usein siirrettävät tiedot saattavat olla vajavaisia ja toimittaja tarvitsee ostajayritystä päivittämään tietoja. Osaavatko toimittajakandidaatit arvioida kiinteää hintaa käyttöönottoa varten?

Järjestelmän kustannusten arviointi

Kustannusten perusta

• Mihin kustannukset perustuvat? Käyttäjämääriin? Aikaan? Johonkin muuhun? 
  Usein järjestelmien kustannukset perustuvat kuukausimaksuun, joka vuorostaan perustuu työntekijämäärään. Täältä voit tutustua kustannuslaskuriin.  Laskuri helpottaa ymmärtämään, miten yrityksen koko vaikuttaa kustannuksiin.

Kustannusten läpinäkyvyys

• Yrityksille on tärkeä ymmärtää kaikki kustannuksiin vaikuttavat tekijät. Miten läpinäkyvää toimittajan hinnoittelu on? Onko hinta aina vakio? Mikäli yrityksen tilanne ratkaisevasti muuttuu, miten se vaikuttaa kustannuksiin ja voiko hinnoittelua muuttaa? 

Koulutusten hinnat

• Mikäli käyttöönottoa tai käyttämistä varten tarvitaan koulutustukea, on myös hyvä etukäteen tietää miten paljon kustannuksia koulutuksista saattaa syntyä. Onko hinta sidottu tuntimäärään vai päivien määrään? Voiko yritys ostaa täsmäkoulutusta johonkin tiettyyn tarpeeseen ja miten sen hinnoitellaan?  

Kokonaiskustannukset

• Hintaa arvioitaessa yrityksen on ymmärrettävä kokonaiskustannusten suuruus, johon liittyy paljon kysymyksiä. 
  Mitkä kaikki asiat vaikuttavat kokonaiskustannuksiin? 
  Maksaako käyttöönotto erikseen vai onko se liitetty kuukausiveloituksiin? 
  Miten eri toiminnallisuuksien lisääminen vaikuttaa kustannuksiin? 
  Entä integraatiot (yhdistämiset) eri järjestelmiin, miten niiden kustannukset arvioidaan? 
  Laskutetaanko käyttötuen antamisesta erikseen? 
  Kuinka pitkät sopimusjaksot eri toimittajilla on? 
  Mitkä ovat lyhyiden ja pitkien sopimusjaksojen edut?