Saima HR ja Tiima helpottavat henkilöstö- ja työaikatietojen hallintaa Nefabissa

Kun räätälöityjä pakkausratkaisuja tarjoavalla Oy Nefab Ab:llä tuli eteen nopean kasvun vuosi, piti myös HR- ja työajanseurantajärjestelmät miettiä uusiksi. Aiemmin globaalin Nefab-konsernin Suomen-yksikkö oli työllistänyt vain kymmenkunta henkeä, joten asioita oli ollut helppo hallita Excelin ja muiden simppeleiden systeemien avulla. 

Kasvun myötä yhtiöön tuli muun muassa kokonaan uusi yksikkö ja toimiala, ja samalla henkilöstömäärä moninkertaistui. Tarvittiin kehittyneempiä ratkaisuja. Valinta kohdistui ohjelmistoyhtiö Visman Saima HR- ja Tiima-järjestelmiin.

Kaikki tiedot löytyvät helposti samasta paikasta

Saima HR:ää käytetään Nefabissa henkilöstötietojen hallintaan. Sen kautta seurataan tulijoita ja menijöitä ja käytyjä ensiapu- ja muita kursseja sekä pidetään kirjaa työntekijöille luovutetuista tarvikkeista ja työvaatteista.

– Lisäksi siellä ovat työsuhde- ja palkkatiedot ja kaikki niiden muutokset. Yhden henkilön tiedot ovat nyt siis kaikki samassa paikassa, eikä niitä tarvitse kaivaa erikseen esiin sopimusarkistosta, sanoo Nefabin kirjanpitäjä Elina McMenamin.

Uudet järjestelmät otettiin käyttöön syksyllä 2021, ja tiedot siirtyvät sujuvasti Saimasta Tiimaan sekä M2-kulu- ja matkalaskuohjelmaan. Erityisesti Tiima on Nefabilla monipuolisessa käytössä. Työntekijät leimaavat sillä itsensä sisään ja ulos, ja tarkoitus on ottaa tuotantopuolella käyttöön myös työtuntien kohdennus viivakoodien avulla.

– Vaadimme Tiimalta aika paljon. Lomat ja poissaolot hyväksytään sen kautta. Esimiehet tarkastavat ja hyväksyvät työ- ja ylityötunnit kuukausittain. Yhdessä yksikössä sen avulla myös hallinnoidaan työvuoroja, Elina kertoo.

Työajan tulkinta säästää aikaa ja varmistaa tietojen oikeellisuuden

Nefabilla on pienehköstä koostaan huolimatta paljon erilaista henkilöstöä tuotannosta ja varastonhallinnasta logistiikkaan ja toimihenkilöihin. Siksi myös työehtosopimuksia on käytössä useita. Osa henkilöstöstä ei ole minkään TES:n piirissä. Tässä tilanteessa on apua Tiiman tulkintatyökalusta, joka tulkitsee työehtosopimuksia ja muodostaa työaikakirjauksista tai leimatiedoista tulkittuja palkkatapahtumia. Tulkinnat siirtyvät liittymän avulla suoraan palkkoihin.

– Tiima tekee tulkintoja esimerkiksi siitä, miten työntekijät ovat tehneet ylitöitä ja iltavuoroja. Palkanlaskenta on meillä kyllä ulkoistettu mutta palkanmaksuaikataulu on aika tiukka, joten jo pelkästään materiaalin kasaaminen ja tietojen oikeellisuuden varmistaminen on tällä henkilöstömäärällä haastavaa. Tulkinnan avulla tiedot saa kätevästi palkanlaskentaan, Elina sanoo.

Elinan kokemuksen mukaan Tiima toimii erinomaisesti myös Nefabilla kattavassa käytössä olevan liukuvan työajan kanssa. 

– Meillä on eri henkilöstöryhmillä eri malleja siitä, miten liukuvaa työaikaa seurataan. Tiiman ansiosta työntekijöillä on tunne, että he voivat itse seurata saldojaan ja ovat niistä vastuussa.