Saima HR toi ajansäästöä ja helppoutta arkeen: “Kukaan ei halua palata vanhaan”
Mikalo Oy on Mikkelin kaupungin omistama vuokrataloyhtiö, johon kuuluu nykyään myös Mikkelin opiskelija-asunnot Oy (Moas). Työporukka koostuu niin toimistotyöntekijöistä, kiinteistönhoitajista, siivoojista kuin kunnossapidon henkilökunnasta.
Koska henkilöstömäärä yltää kesäisin lähes 100 ihmiseen, oli kaiken tiedon yhteen paikkaan kokoavalle HR-järjestelmälle todella tarvetta. Saima HR otettiin Mikalossa käyttöön vuonna 2018.
Työnteko olisi hirmu paljon työläämpää ilman Saimaa; henkilöstöresursseja tarvittaisiin merkittävästi enemmän.
Kaikki HR-tieto mapeista ja exceleistä yhteen paikkaan
Kun Oittinen aloitti Mikalolla 4 vuotta sitten, oli henkilöstöhallinto papereina mapeissa ja excel-taulukoissa. “Tuolloin tiedon hallittavuus oli todella työlästä. Koko ajan vähän mietitytti, että onkohan kaikki ajan tasalla”, Oittinen muistelee.
Oli selvää, että organisaatioon tarvitaan helppokäyttöinen HR-järjestelmä helpottamaan työtä, lisäämään läpinäkyvyyttä sekä kokoamaan kaikki henkilöstöä koskeva tieto turvallisesti samaan paikkaan.
Mikalossa tehtiin vertailua muutamien eri järjestelmien välillä, tärkeimpänä kriteerinä helppokäyttöisyys – etenkin, kun työntekijöiden keski-ikä on verrattain korkea ja henkilöstön tietoteknisessä innokkuudessa vaihtelua. Saima HR oli Oittiselle tuttu aiemmasta työpaikasta, joten siitä oli ennestään hyviä kokemuksia. Myös kustannustehokkuus painoi päätöksenteon vaakakupissa.
Täytyy kyllä rehellisesti sanoa, että Saiman käyttöönotto oli todella yksinkertaista. Paikalliset konsultit kävivät meillä paikan päällä ja vuorovaikutus heidän kanssaan oli niin mutkatonta, että homma saatiin nopeasti rullaamaan.
Lomat, poissaolot ja palkat helposti työntekijän, esimiehen ja palkanlaskijan saatavilla
Mikalon väki on pitänyt erityisesti Saiman tuomasta läpinäkyvyydestä. Jokainen työntekijä näkee helposti kaikki häntä koskevat tiedot työsopimuksista lomiin, poissaoloihin, kehityskeskusteluihin ja palkkoihin, mikä säästää hurjasti HR-osaston aikaa.
Otimme heti alusta asti lähes kaikki Saiman moduulit käyttöömme. Tykkään siitä, että kaikki tieto on koottu tietoturvallisesti yhteen paikkaan, eikä papereita tarvitse enää kiikutella joka suuntaan
Koska Mikalon palkanlaskenta on Netvisorissa, tarvittiin integraatiota Netvisorin ja Saiman välille. Tuolloin mukana oli niin Netvisorin kuin Saiman asiantuntijat huolehtimassa, että kaikki tieto saatiin synkronoitua.
Mikalolla hyödynnetään ahkerasti myös Saiman muistutusviestejä. Henkilökunnan työvälineet ja pätevyyskortit pysyvät ajan tasalla, kun Saima muistuttaa esimiehiä alkavista ja päättyvistä työsuhteista sekä pätevyyskorttien voimassaolosta.
Palkkojen, lomien ja poissaolojen lisäksi Saima HR helpottaa muun muassa kehityskeskustelujen, exit-keskustelujen ja perehdytysten hallintaa. Seuraavana puhteena Oittisella on aktivoida kaikille työntekijöille käyttöön palvelusvuosilaskenta, jotta jatkossa myös kokemuslisät saadaan koottua kätevästi yhteen paikkaan.
Visma Communityn foorumilta nopeasti tukea ja käyttövinkkejä
Oittinen on pitänyt myös Visma Communityn asiakasviestintäalustasta. Foorumin kautta on näppärää laittaa eteenpäin kehitysehdotuksia, ja yhteisöstä saa käytännönläheisiä käyttövinkkejä HR-työn arkeen. Oittinen kannustaakin Saiman käyttäjiä kommunikoimaan foorumilla yhä ahkerammin.
Olen suositellut Saimaa muillekin useaan otteeseen. Sen tuoma tietoturvallisuus, läpinäkyvyys ja helppokäyttöisyys luovat merkittävää ajansäästöä arkeen, erityisesti pk-yrityksille.
Toivoisitko että teilläkin olisi henkilöstötiedot yhtä hyvässä järjestyksessä? Sen ei tarvitse olla iso kuluerä, saat Saima HR:n käyttöösi alkaen 108 € / kk.
Heräsikö mielenkiinto? Kysy lisää
Jesse Vainio
Sales Manager
Dima Aho
Sales Manager