Manuaalinen työ väheni ja työ sujuvoitui, kun Saima tuli taloon

Kemin Energia ja Vesi Oy, eli tuttavallisemmin Kenve, on Kemin kaupungin omistama yhtiö, jonka palveluksessa työskentelee yli 60 energia- ja vesialan ammattilaista. Noin puolet henkilöstöstä on toimihenkilöitä, puolet työskentelevät muun maussa kaukolämmön ja asennusten parissa.

Yhtiö vaihtoi syksyllä 2021 excelit ja lomakkeet Saima HR -järjestelmään, eikä paluuta entiseen ole.

Aiemmin lomat, sairauspoissaolot ja saldojen hallinta tapahtui excel-taulukoilla ja erilaisilla lomakkeilla – manuaalista työtä siis riitti. Yhtiössä haluttiin sujuvoittaa erityisesti HR-ihmisten arkea ja jättää aikaa vievä lomakkeiden pyörittäminen historiaan.

Vertailua tehtiin kolmen erilaisen HR-järjestelmän välillä. Vaakakupissa painoi paitsi helppokäyttöisyys, myös mahdollisuus laajentaa järjestelmän käyttöä tulevaisuudessa muihinkin HR-osaston tarpeisiin.

Käyttöönotto sujui Nousiaisen mukaan yllättävänkin sutjakasti, eikä erityisempiä kompastuskiviä tullut vastaan. Apuna tiedonsiirrossa ja käyttöönotossa oli Visman konsultti, jolta sai tukea paitsi alkumetreillä, myös matkan varrella ilmenevissä kysymyksissä.

Käyttöönotto haluttiin aloittaa kevyesti lomien ja poissaolojen hallinnalla, tutustuen järjestelmään palaa kerrallaan. 

Loma- ja poissaolomoduuleja käyttääkin nyt koko henkilökunta; jokainen kirjaa Saimaan lomatoiveensa sekä poissaolonsa, mikä on helpottanut saldojen hallintaa huomattavasti. Nyt kaikki tieto löytyy samasta paikasta, eikä lomakkeita tarvitse enää kierrättää esimiesten ja palkanlaskennan välillä.

Esimiehet saavat Saimasta ilmoituksen, kun joku tekee järjestelmään kirjauksen. Näin myös lomien ja poissaolojen hyväksymismenettely on nopeutunut. Henkilökunta on Nousiaisen mukaan ottanut järjestelmän vastaan mainiosti, eikä negatiivista palautetta ole tullut lainkaan.

Tulevaisuudessa on tarkoitus ajan kanssa katsoa, mikäli Kenvellä olisi tarvetta muillekin Saiman moduuleille, mutta tähän saakka loma- ja poissaolomoduulit ovat riittäneet arjen sujuvoittamiseen.

Integraatio Saiman ja muiden järjestelmien välillä on harkinnassa; esimerkiksi taloushallinnon ja työajanseurannan integrointi saattaa tulla Kenvelle jossain vaiheessa ajankohtaiseksi. Saima HR tarjoaa avoimen rajapinnan, mikä mahdollistaa integraatiot muihin yritysten järjestelmiin.

Kenveläiset ovat tyytyväisiä valintaan, sillä tavoite saavutettiin ja HR-osaston suurin ongelma ratkaistiin. Manuaalisen työn vähenemisen lisäksi myös virheiden määrä on vähentynyt uudistuksen myötä, sillä kaikki tieto on nyt näppärästi yhdessä paikassa.

Nousiainen ja HR-osasto ovat hyödyntäneet myös Visma Communityn asiakasviestintäalustaa Saiman käytön, kehitysehdotusten ja kysymysten osalta. Vismalta on Nousiaisen mukaan saatu tarvittaessa nopeasti tukea ja vastauksia kysymyksiin, mikäli niitä on herännyt matkan varrella.

Toivoisitko että teilläkin olisi henkilöstötiedot yhtä hyvässä järjestyksessä?

Sen ei tarvitse olla iso kuluerä, saat Saima HR:n käyttöösi alkaen 108 € / kk

Varaa demo Saima HR:stä