
Milloin kannattaa investoida (uuteen) HR-järjestelmään?
Näistä seitsemästä merkistä tunnistat, että on aika investoida uuteen henkilöstönhallintajärjestelmään.
Mitä suuremmaksi yritys kasvaa, sitä kriittisempää on panostaa toimivaan henkilöstönhallintajärjestelmään. GDPR:n myötä ei ole yhdentekevää, missä henkilöstön tietoja säilytetään.
Tässä artikkelissa kerromme, millaisista merkeistä tunnistat, että on aika investoida uuteen henkilöstönhallintajärjestelmään.
Tehdäänkö yrityksessänne matkalaskuja? Tarvitaanko erillinen järjestelmä tuntikirjauksille? Miten palkanmaksu hoidetaan?
Henkilöstön hallintaan on tarjolla monenlaisia järjestelmiä:
Palkanlaskentajärjestelmällä hoidetaan palkanmaksut ja viranomaisvelvoitteet kuten vuosi-ilmoitukset. Selkeät raportit tukevat seurantaa.
Matka- ja kuluhallintajärjestelmällä hallitaan muun muassa matkakulujen seurantaa, kuten päivärahoja, matkalaskuja sekä helpotetaan matkavuorokausien laskemista. Ohjelmistoihin kuuluu myös muiden kulujen seuranta riippumatta kustannusten suuruudesta. Niin neuvottelukahvipullien kuin tietokonehankintojenkin kustannuksia on helppo hallinnoida.
Työajan- ja työvoimanhallintajärjestelmää hyödyntämällä varmistat, että työtuntihallinta ja -seuranta hoituu helposti ja tuntien korvaukset tulevat kirjattua. Eri työehtosopimusten ehdot tulevat huomioiduksi yksinkertaisesti. Myös lomien ja muiden poissaolojen suunnittelu sujuu kätevästi.
Henkilöstönhallintajärjestelmässä vuorostaan hallitaan henkilö- ja työsuhdetietoja, sekä sovelletaan niitä yrityksen kehittämiseen.
Ideaalitilanteessa nämä järjestelmät muodostavat kokonaisuuden, jossa henkilöstön tiedot löytyvät yhdellä kirjaamisella kaikista tarvittavista paikoista. Hyvin usein totuus on kuitenkin toinen, ja yrityksen henkilöstönhallintajärjestelmät muodostavat loogisen kokonaisuuden sijasta abstraktin järjestelmähimmelin.
Se ei välttämättä ole ongelma pienessä yrityksessä, mutta mitä enemmän organisaatiossa on henkilöstöä, sitä hankalammaksi henkilöstötiedon hallinta ja ylläpitäminen muuttuu, jolloin virheiden riski kasvaa.
Lue lisää: HR-työkalut puntarissa – mitä kaikkia järjestelmiä kasvavan yrityksen HR tarvitsee?
Jos henkilöstöön liittyvät tiedot sijaitsevat edelleen word- tai excel-dokumenteissa, eikä tietoja ole hoidettu järjestelmällisesti, henkilöstönhallintajärjestelmä kannattaa hankkia mahdollisimman pian.
Henkilötiedon säilyttäminen exceleissä ei ainoastaan lisää manuaalisen työn määrää ja virheiden riskiä, vaan saattaa myös olla vastoin EU:n tietosuoja-asetusta, joka velvoittaa noudattamaan tietosuojaperiaatteita henkilötietojen käsittelyssä.
Useimmiten sähköisen henkilöstöhallinnan työkalujen tehostamistarpeeseen herätään kun:
Kokosimme alle listan haasteista, jotka hyvin rakennettu henkilöstöhallintajärjestelmäkokonaisuus ratkaisee.
Löydätkö niistä omasi?
Epäjärjestys ei haittaa ainoastaan esteettistä silmää silloin kun kyseessä on työntekijätietojen hallinta. Tiedon etsintään kuluu turhaa aikaa, mikä on pois HR:n muusta tekemisestä.
Pahimmillaan työntekijöiden tietoihin liittyvät dokumentit, kuten:
ovat hajallaan ympäri yritystä. Niitä säilytetään eri järjestelmissä, HR-vastaavan mapeissa ja sähköposteissa. Etenkin pitkien työsuhteiden aikana työntekijöiden tiedot ovat saattaneet jopa hävitä.
Etenkin tällaisessa tilanteessa investointi henkilöstönhallintajärjestelmään kannattaa:
Lue lisää: Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC
Erilliset mapit, excel-tiedostot, word-dokumentit ja yrityksen omille tietokoneille ladatut järjestelmät hankaloittavat tiedon etsinnän lisäksi siihen pääsyä. Etätyöt eivät ole enää harvinaisuus, joten työntekijätietoon on päästävä turvallisesti käsiksi myös kotitoimistolta.
Yrityksen johto voi tarvita työntekijätietoja työajan ulkopuolella tai matkoilla. Henkilöstöhallinnon ammattilaisilta voi puuttua tiedot esimerkiksi koulutuksista tai johdon kanssa sovituista muutoksista, jos niitä ei ole muistettu kirjata oikeaan paikkaan, tai HR:llä ei ole pääsyä tietoihin. Tämä vaikeuttaa heidän työtään.
Sen sijaan silloin kun henkilöstötieto sijaitsee pilvipalvelussa:
Lue lisää: Länsirannikon Työterveys jätti Excelit historiaan ja hallinnoi nyt henkilöstöasioita älykkäästi
Toukokuusta 2018 lähtien yritysten on viimeistään tullut noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta, eli GDPR:ää. Se velvoittaa yritykset tarvittaessa osoittamaan, mitä tietoja yrityksellä on työntekijöistään, ja miten heitä koskevia tietoja säilytetään.
Tietojen säilyttäminen eri henkilöiden erilaisissa mapeissa ja sähköpostilaatikoissa ei ole lainmukaista. Lain noudattamatta jättäminen aiheuttaa yritykselle sakkouhan.
Sähköistä hallintajärjestelmää käyttävät yritykset pystyvät:
Lue lisää: Millä perustein ja kuinka kauan henkilötietoja on säilytettävä?
Huomioidaanko yrityksessänne työntekijöiden syntymäpäivät? Tai palkitsetteko pitkän uran tehneitä esimerkiksi Kauppakamarin ansiomerkillä?
Työntekijöiden muistaminen on tapana monessa yrityksessä, mutta hektisessä työympäristössä tärkeät merkkipäivät saattavat unohtua kiireessä.
Erityisen ongelmallisia unohdukset ovat silloin, kun palkankorotukset, pankkitilimuutokset tai muutokset luontaiseduissa jäävät ilmoittamatta niille sisäisille tahoille, jotka tietoja tarvitsevat.
Tässäkin henkilöstönhallintajärjestelmä auttaa. Voit esimerkiksi:
Kun työntekijöitä koskevat dokumentit ovat epäjärjestyksessä ja monessa paikassa, henkilöstön tietojen muutosten kirjaaminen on hankalaa, eikä tietoja välttämättä muisteta päivittää joka paikkaan.
Tämä taas aiheuttaa muun muassa sen, että kenelläkään ei ole täsmällistä tietoa työntekijöiden lomien pituuksista tai miten lomia on käytetty, työntekijöiden palkkatiedot saattavat olla ainoastaan palkanlaskijan tiedossa, eikä poissaolojen määrää tiedä kukaan.
Tarkat ja päivitetyt työntekijätiedot tarvitaan myös yritysfuusioiden ja yrityskauppojen yhteydessä – helpommin sanottu kuin tehty, jos tieto ei löydy yhdestä ja samasta paikasta.
Toisin on silloin kun yrityksessä on käytössä henkilöstön hallintajärjestelmä:
Yrityksen johdolla on oltava kokonaisnäkemys yrityksen tilanteesta. Jos työntekijöihin liittyvät tiedot ovat epäjärjestyksessä, puutteellisia tai osittain vanhentuneita, työn johtaminen ja toiminnan kehittäminen ei ole yhtä tehokasta kuin se voisi olla.
Henkilöstönhallintajärjestelmällä voidaan luoda erilaisia raportteja, joiden avulla reaaliaikaisen tilanneanalyysin laatiminen helpottuu. Ne auttavat johtoa ymmärtämään ja arvioimaan yrityksen kulurakenteita, ja kehittämään yritystä haluamaansa suuntaan.
Järjestelmä auttaa selvittämään muun muassa työntekijöiden:
Lue lisää: Analytiikka henkilöstöhallinnossa: mistä HR-dataa saa ja miten sitä voi käyttää?
Monesti yrityksen henkilöstöhallinnolla on vastuu kaikista henkilöstön tietojen muutoksista ja päivityksistä. Uusien työsopimusten laatiminen, palkkamuutoksista tiedon saaminen ja välittäminen eteenpäin palkanlaskentaan, sekä vaikkapa henkilöstön poissaolojen seuranta ja raportointi vievät paljon tehokasta työaikaa.
Henkilöstönhallintaärjestelmä auttaa muun muassa jakamaan henkilöstövastaavaan työtaakkaa useamman vastuuhenkilön kesken:
Lue lisää: Case Puutarhaliike Helle: tietojen keskittäminen HR-järjestelmään vapautti kaistaa kehittämiseen
Jos yllä mainitut haasteet tuntuvat kuvaavan yrityksesi arkea liiankin tarkasti ja harkitset uuden henkilöstönhallintajärjestelmän hankintaa, seuraavana vuorossa on järjestelmätoimittajan valinta.
Kokosimme avuksesi muistilistan tärkeimmistä asioista, jotka on hyvä huomioida järjestelmää ja toimittajaa valitessa.
1. Miten haastavaa henkilöstöjärjestelmä on ottaa käyttöön?
Prosessi alkaa järjestelmän käyttöönottamisesta. Yrityksen koosta, henkilöstön määrästä, toimialasta ja monesta muusta seikasta riippuu miten aikaa vievä järjestelmän käyttöönotto on.
Selvitä ainakin seuraavat asiat:
2. Järjestelmän kustannusten arviointi
3. Toimittajan tarjoama tuki
4. Järjestelmän integroitavuus ja kehityssuunnitelmat
Haluatko keskustella suoraan asiantuntijan kanssa siitä, millainen henkilöstönhallintajärjestelmä sopisi parhaiten yrityksesi tarpeisiin? Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella – me autamme mielellämme!
Muuttuva työelämä edellyttää uusia taitoja, ja organisaatioiden puuttuva osaaminen uhkaa muodostua jopa kasvun esteeksi. Miten yritykset ja HR-ammattilaiset voivat rakentaa oppimiskulttuuria ja varmistaa yrityksen kilpailukyvyn nyt ja tulevaisuudessa?
Kesän kynnyksellä olemme täynnä odotusta ja intoa, mutta lomafiilikseen pääseminen voi olla haastavaa kiireisen kevään jälkeen. Kokosimme HR-ammattilaisten kesälomavinkit rentoutumiseen ja työasioista palautumiseen.
Varhaisen tuen keskustelun tavoitteena on tunnistaa työntekijän haasteet ja tarjota hänelle tukea mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta työkyky voidaan säilyttää.