Milloin kannattaa investoida (uuteen) HR-järjestelmään?

Mitä suuremmaksi yritys kasvaa, sitä kriittisempää on panostaa toimivaan henkilöstönhallintajärjestelmään. GDPR:n myötä ei ole yhdentekevää, missä henkilöstön tietoja säilytetään.

Tässä artikkelissa kerromme, millaisista merkeistä tunnistat, että on aika investoida uuteen henkilöstönhallintajärjestelmään.

Tehdäänkö yrityksessänne matkalaskuja? Tarvitaanko erillinen järjestelmä tuntikirjauksille? Miten palkanmaksu hoidetaan?

Henkilöstön hallintaan on tarjolla monenlaisia järjestelmiä:

Palkanlaskentajärjestelmällä hoidetaan palkanmaksut ja viranomaisvelvoitteet kuten vuosi-ilmoitukset. Selkeät raportit tukevat seurantaa.

Matka- ja kuluhallintajärjestelmällä hallitaan muun muassa matkakulujen seurantaa, kuten päivärahoja, matkalaskuja sekä helpotetaan matkavuorokausien laskemista. Ohjelmistoihin kuuluu myös muiden kulujen seuranta riippumatta kustannusten suuruudesta. Niin neuvottelukahvipullien kuin tietokonehankintojenkin kustannuksia on helppo hallinnoida.

Työajan- ja työvoimanhallintajärjestelmää hyödyntämällä varmistat, että työtuntihallinta ja -seuranta hoituu helposti ja tuntien korvaukset tulevat kirjattua. Eri työehtosopimusten ehdot tulevat huomioiduksi yksinkertaisesti. Myös lomien ja muiden poissaolojen suunnittelu sujuu kätevästi.

Henkilöstönhallintajärjestelmässä vuorostaan hallitaan henkilö- ja työsuhdetietoja, sekä sovelletaan niitä yrityksen kehittämiseen. 

Ideaalitilanteessa nämä järjestelmät muodostavat kokonaisuuden, jossa henkilöstön tiedot löytyvät yhdellä kirjaamisella kaikista tarvittavista paikoista. Hyvin usein totuus on kuitenkin toinen, ja yrityksen henkilöstönhallintajärjestelmät muodostavat loogisen kokonaisuuden sijasta abstraktin järjestelmähimmelin.

Se ei välttämättä ole ongelma pienessä yrityksessä, mutta mitä enemmän organisaatiossa on henkilöstöä, sitä hankalammaksi henkilöstötiedon hallinta ja ylläpitäminen muuttuu, jolloin virheiden riski kasvaa.

Lue lisää: ​​HR-työkalut puntarissa – mitä kaikkia järjestelmiä kasvavan yrityksen HR tarvitsee?

Jos henkilöstöön liittyvät tiedot sijaitsevat edelleen word- tai excel-dokumenteissa, eikä tietoja ole hoidettu järjestelmällisesti, henkilöstönhallintajärjestelmä kannattaa hankkia mahdollisimman pian. 

Henkilötiedon säilyttäminen exceleissä ei ainoastaan lisää manuaalisen työn määrää ja virheiden riskiä, vaan saattaa myös olla vastoin EU:n tietosuoja-asetusta, joka velvoittaa noudattamaan tietosuojaperiaatteita henkilötietojen käsittelyssä.

Useimmiten sähköisen henkilöstöhallinnan työkalujen tehostamistarpeeseen herätään kun:

• yritys on kasvanut nopeasti
• henkilöstön tietoja häviää
• työntekijöiden tietojen etsimiseen kuluu liian paljon aikaa
• yrityksen toimintaan tarvitaan parempaa ennustettavuutta
• yritystoiminnasta tarvitaan selkeämpi kuva 

Kokosimme alle listan haasteista, jotka hyvin rakennettu henkilöstöhallintajärjestelmäkokonaisuus ratkaisee. 

Löydätkö niistä omasi?

HAASTE 1: Työntekijätiedot ovat epäjärjestyksessä

Epäjärjestys ei haittaa ainoastaan esteettistä silmää silloin kun kyseessä on työntekijätietojen hallinta. Tiedon etsintään kuluu turhaa aikaa, mikä on pois HR:n muusta tekemisestä.

Pahimmillaan työntekijöiden tietoihin liittyvät dokumentit, kuten:

• työsopimukset
• sovitut ja käytetyt lomat
• käytettävät työkalut
• osaamisen ja koulutuksen tiedot 

ovat hajallaan ympäri yritystä. Niitä säilytetään eri järjestelmissä, HR-vastaavan mapeissa ja sähköposteissa. Etenkin pitkien työsuhteiden aikana työntekijöiden tiedot ovat saattaneet jopa hävitä.

Etenkin tällaisessa tilanteessa investointi henkilöstönhallintajärjestelmään kannattaa:

• kaikki työsuhdetiedot kuten palkat, lomat, poissaolot, osaaminen ja koulutus löytyvät yhdestä paikasta
• työntekijöiden palkkakehitystä ja esimerkiksi sitä, minkälaisiin koulutuksiin he ovat ottaneet osaa työsuhteen aikana, on helppo seurata
• myös työntekijät itse pääsevät katsomaan omia tietojaan yhdestä ja samasta paikasta, eli kaikilla työsuhteen osapuolilla on samat tiedot käytettävissään
• koska kaikki tiedot ovat pilvipalvelussa, niiden säilyvyys on varmistettu eikä erillisiä varmuuskopiointeja tarvita
• henkilöstön työtyytyväisyys säilyy ja kasvaa

Lue lisää: Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC

HAASTE 2: Työntekijätietoihin ei pääse käsiksi

Erilliset mapit, excel-tiedostot, word-dokumentit ja yrityksen omille tietokoneille ladatut järjestelmät hankaloittavat tiedon etsinnän lisäksi siihen pääsyä. Etätyöt eivät ole enää harvinaisuus, joten työntekijätietoon on päästävä turvallisesti käsiksi myös kotitoimistolta.

Yrityksen johto voi tarvita työntekijätietoja työajan ulkopuolella tai matkoilla. Henkilöstöhallinnon ammattilaisilta voi puuttua tiedot esimerkiksi koulutuksista tai johdon kanssa sovituista muutoksista, jos niitä ei ole muistettu kirjata oikeaan paikkaan, tai HR:llä ei ole pääsyä tietoihin. Tämä vaikeuttaa heidän työtään. 

Sen sijaan silloin kun henkilöstötieto sijaitsee pilvipalvelussa:

• kaikki työntekijätietoja tarvitsevat henkilöt pääsevät tiedon äärelle helposti
• tiedot on kaikkien ulottuvilla 24/7 toimivassa pilvipalvelussa
• tiedot ovat aina hyvässä tallessa pilvipalvelussa eivätkä häviä, vaikka oman tietokoneen tai yrityksen tietokoneympäristössä ilmenee häiriöitä. 

Lue lisää: Länsirannikon Työterveys jätti Excelit historiaan ja hallinnoi nyt henkilöstö­asioita älykkäästi

HAASTE 3: Nykyinen henkilöstöhallinnan ratkaisu ei vastaa EU:n tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia

Toukokuusta 2018 lähtien yritysten on viimeistään tullut noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta, eli GDPR:ää. Se velvoittaa yritykset tarvittaessa osoittamaan, mitä tietoja yrityksellä on työntekijöistään, ja miten heitä koskevia tietoja säilytetään. 

Tietojen säilyttäminen eri henkilöiden erilaisissa mapeissa ja sähköpostilaatikoissa ei ole lainmukaista. Lain noudattamatta jättäminen aiheuttaa yritykselle sakkouhan. 

Sähköistä hallintajärjestelmää käyttävät yritykset pystyvät:

• säilyttämään ja suojaamaan työntekijöiden tiedot lain velvoittamalla tavalla
• noudattamaan henkilötietolakia kaikilta muiltakin osin
• toimimaan lain vaatimalla vastuullisella tavalla. Tätä myös yrityksen työntekijät arvostavat.
• hoitamaan asiat lain mukaisesti

Lue lisää: Millä perustein ja kuinka kauan henkilötietoja on säilytettävä?

HAASTE 4: Tieto ei siirry tarvittaville henkilöille

Huomioidaanko yrityksessänne työntekijöiden syntymäpäivät? Tai palkitsetteko pitkän uran tehneitä esimerkiksi Kauppakamarin ansiomerkillä?

Työntekijöiden muistaminen on tapana monessa yrityksessä, mutta hektisessä työympäristössä tärkeät merkkipäivät saattavat unohtua kiireessä.

Erityisen ongelmallisia unohdukset ovat silloin, kun palkankorotukset, pankkitilimuutokset tai muutokset luontaiseduissa jäävät ilmoittamatta niille sisäisille tahoille, jotka tietoja tarvitsevat.

Tässäkin henkilöstönhallintajärjestelmä auttaa. Voit esimerkiksi:

• automatisoida tärkeiden työsuhdetietojen muistutukset, kuten koeajan tai määräaikaisen työsuhteen päättymisen
• automatisoida työntekijää koskevat henkilökohtaisten tietojen muistutukset ja varmistaa, etteivät tärkeät virstanpylväät, kuten syntymäpäivät, valmistujaiset tai jokin muu tärkeä tapahtuma, jää huomioimatta.
• varmistaa, että kaikki tietoja tarvitsevat henkilöt löytävät viimeiset, päivitetyt tiedot järjestelmästä eikä muistaminen ole yhden henkilön vastuulla
• parantaa siten työntekijöiden työtyytyväisyyttä

HAASTE 5: Työntekijätieto ei ole ajan tasalla

Kun työntekijöitä koskevat dokumentit ovat epäjärjestyksessä ja monessa paikassa, henkilöstön tietojen muutosten kirjaaminen on hankalaa, eikä tietoja välttämättä muisteta päivittää joka paikkaan. 

Tämä taas aiheuttaa muun muassa sen, että kenelläkään ei ole täsmällistä tietoa työntekijöiden lomien pituuksista tai miten lomia on käytetty, työntekijöiden palkkatiedot saattavat olla ainoastaan palkanlaskijan tiedossa, eikä poissaolojen määrää tiedä kukaan.

Tarkat ja päivitetyt työntekijätiedot tarvitaan myös yritysfuusioiden ja yrityskauppojen yhteydessä – helpommin sanottu kuin tehty, jos tieto ei löydy yhdestä ja samasta paikasta.

Toisin on silloin kun yrityksessä on käytössä henkilöstön hallintajärjestelmä:

• työntekijöiden tiedot ovat aina ajan tasalla, koska niitä ylläpidetään yhdessä paikassa.
• tietojen täydentäminen ja päivittäminen ei ole henkilöriippuvaista
• palkat on aina maksettu viimeisimmän tiedon mukaan
• lomien pituudet ja niiden käyttöasteet ovat selkeästi tarkistettavissa
• poissaolot merkitään selkeästi yhteen paikkaan ja ne on helppo tarkistaa jälkeenpäin
• laitteiden, työvaatteiden ja muiden työhön liittyvien työkalujen ostopäivämäärät, käyttöikä ja muut tiedot ovat selkeästi raportoitu, myös uusinta- ja korvausostot

HAASTE 6: Yritystoiminta kärsii puutteellisten työntekijätietojen vuoksi

Yrityksen johdolla on oltava kokonaisnäkemys yrityksen tilanteesta. Jos työntekijöihin liittyvät tiedot ovat epäjärjestyksessä, puutteellisia tai osittain vanhentuneita, työn johtaminen ja toiminnan kehittäminen ei ole yhtä tehokasta kuin se voisi olla. 

Henkilöstönhallintajärjestelmällä voidaan luoda erilaisia raportteja, joiden avulla reaaliaikaisen tilanneanalyysin laatiminen helpottuu. Ne auttavat johtoa ymmärtämään ja arvioimaan yrityksen kulurakenteita, ja kehittämään yritystä haluamaansa suuntaan. 

Järjestelmä auttaa selvittämään muun muassa työntekijöiden:

• ikä- ja koulutusjakauman, joka tarvittaessa antaa osviittaa työtehtävien uudelleen jakamisesta ja koulutustarpeista
• palkkojen keskimääräiset suuruudet ja palkkakehityksen: kokonaisnäkemys auttaa johtoa paremmin käsittämään palkkojen vaikutuksen toimintaan ja tieto helpottaa myös alan palkkojen vertailua
• poissaolojen jakaumat, keskimääräiset pituudet sekä ajankohdat. Näitä tietoja tarkastelemalla johto helposti huomaa mahdolliset henkilöstöhaasteet.
• lomien pituudet ja ajoitukset. Nämä tiedot ovat tärkeitä muun muassa henkilöstön työkuormaa selvitettäessä.
• työhön käytettävien laitteiden ja työkalujen määrät ja niiden käyttäjät yhdellä silmäyksellä

Lue lisää: Analytiikka henkilöstöhallinnossa: mistä HR-dataa saa ja miten sitä voi käyttää?

HAASTE 7: Henkilöstötietojen hallinta ja päivitys vie turhaa aikaa HR-vastaavalta

Monesti yrityksen henkilöstöhallinnolla on vastuu kaikista henkilöstön tietojen muutoksista ja päivityksistä. Uusien työsopimusten laatiminen, palkkamuutoksista tiedon saaminen ja välittäminen eteenpäin palkanlaskentaan, sekä vaikkapa henkilöstön poissaolojen seuranta ja raportointi vievät paljon tehokasta työaikaa. 

Henkilöstönhallintaärjestelmä auttaa muun muassa jakamaan henkilöstövastaavaan työtaakkaa useamman vastuuhenkilön kesken:

• käyttöoikeuksien avulla työtä voidaan jalkauttaa yrityksen muille vastuuhenkilöille, kuten esimiehille, assistenteille tai IT-tuelle
• hyväksynnät voidaan ohjata halutulle henkilölle, jolloin tiedon kierrättäminen ja informointi muutoksista hoituu järjestelmän kautta
• henkilöstöhallintaan liittyvän työn jakaminen muille toimijoille luo järjestelmän avulla toimivat prosessiketjut, jolloin kaikkien toimijoiden työaikaa säästetään ja vapautetaan muulle työlle 

Lue lisää: Case Puutarhaliike Helle: tietojen keskittäminen HR-järjestelmään vapautti kaistaa kehittämiseen

Jos yllä mainitut haasteet tuntuvat kuvaavan yrityksesi arkea liiankin tarkasti ja harkitset uuden henkilöstönhallintajärjestelmän hankintaa, seuraavana vuorossa on järjestelmätoimittajan valinta.

Kokosimme avuksesi muistilistan tärkeimmistä asioista, jotka on hyvä huomioida järjestelmää ja toimittajaa valitessa.

1. Miten haastavaa henkilöstöjärjestelmä on ottaa käyttöön?
Prosessi alkaa järjestelmän käyttöönottamisesta. Yrityksen koosta, henkilöstön määrästä, toimialasta ja monesta muusta seikasta riippuu miten aikaa vievä järjestelmän käyttöönotto on. 

Selvitä ainakin seuraavat asiat:

• Käyttöönoton ajantarve
• Työntekijätietojen siirto järjestelmään
  Käyttöönottovaiheen koulutus
• Lisäkoulutuksen tarve
• Käyttöönotto ”avaimet käteen” -sopimuksella 

2. Järjestelmän kustannusten arviointi

• Kustannusten perusta
• Kustannusten läpinäkyvyys
• Koulutusten hinnat
• Kokonaiskustannukset 

3. Toimittajan tarjoama tuki

• Tuen laajuus
• Tuen kielivaihtoehdot 

4. Järjestelmän integroitavuus ja kehityssuunnitelmat

• Järjestelmän integroitavuus muihin järjestelmiin
• Järjestelmän kehityssuunnitelmat

Haluatko keskustella suoraan asiantuntijan kanssa siitä, millainen henkilöstönhallintajärjestelmä sopisi parhaiten yrityksesi tarpeisiin? Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella – me autamme mielellämme!