Netvisor Reskontravahti automatisoi Alina-ketjun saatavienhallinnan

Hoiva-alan palveluyritys Alina tarjoaa kotityö-, hoiva-, kotisairaanhoito- ja etälääkäripalveluja. Yritys perustuu ketjumalliin – kaikki Alinan noin 30 yksikköä ovat paikallisten yrittäjien vetämiä yrityksiä. Alina-ketjun missiona on parantaa ikääntyvien tai muuten huolenpitoa tarvitsevien ihmisten elämänlaatua ja hyvinvointia ja Alina kehittääkin jatkuvasti palveluitaan tämän mission tukemiseksi.

 

Osana Norlandia Groupia toimivassa Alina-ketjussa on käytössä hoiva-alan tarpeisiin suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä Hilkka, johon tarvittiin kuitenkin lisäominaisuuksia laskutukseen liittyen. Ketjussa otettiinkin vuonna 2013 käyttöön taloushallinnon ohjelma Netvisor, joka rajapintojen kautta saatiin sujuvasti liitettyä olemassa olevaan toiminnanohjausjärjestelmään.

Netvisor on tuonut tarvittua sujuvuutta Alina-yritysten taloushallinnon arkeen jo useita vuosia. Saatavienhallinnan, maksuvalvonnan ja perinnän osalta on tilanne kuitenkin ollut ketjussa hajanainen. Saatavienhallinnan tehtävät olivat nimittäin jääneet jokaisen Alina-yrittäjän itse valitsemallaan tavalla hoidettaviksi, mikä oli johtanut erilaisiin toimintatapoihin ja tehottomuuteen.

Tehoton saatavienhallinnan prosessi aiheutti haasteita

Vuosikausia jatkuneessa tilanteessa Alinan lähettämien laskujen maksuvalvonta tapahtui manuaalisesti ja ensimmäinen maksumuistutus saattoikin lähteä kuusi kuukautta tai jopa vuoden laskun eräpäivän jälkeen.

Manuaalityönä tehtävässä saatavienhallinnassa oli sijaa myös tunteille – manuaalisesti tilitoimiston kanssa suorituksia valvoessaan yrittäjät ehtivät miettiä, viitsiikö muistutuksia edes lähettää.

Saatavien hitaan kotiutumisen lisäksi tilanteessa oli myös maineenhallinnallinen näkökulma.

”Tilanne aiheutti paljon reklamaatioita asiakkailta ja asiakkaiden omaisilta. Ihmeteltiin, millaista toiminta on, kun maksumuistutuksissa saattaa kestää jopa vuosi”, kertoo Alinan toimitusjohtaja Satu Jäntti.

Netvisor Reskontravahti lisäominaisuutena nykyiseen järjestelmään

Visman ehdotus saatavienhallinnan ulkoistamisesta ja automatisoinnista tulikin todella tarpeeseen – manuaaliset työvaiheet ja tehottomuus eivät voineet enää jatkua. Alina-yritysten toiminta perustuu korkeaan laatuun ja on tärkeää, että koko yrityksen toiminta, taloushallintoa myöten puhuu laadukkuuden ja osaamisen puolesta.

Ratkaisuna Netvisor Reskontravahti sopi Alinan tarpeisiin erinomaisesti, sillä se ei vaatinut tuotannonohjausjärjestelmän eikä taloushallinnon ohjelmiston vaihtamista, vaan oli mahdollista integroida lisäominaisuutena jo käytössä olevaan järjestelmään.

Koska Alina perustuu ketjumalliin, päädyttiin palvelu ottamaan käyttöön ensin pilottina yhdelle Alina-yritykselle, jonka kokemuksien pohjalta pian laajennettiin palvelun käyttö kaikkiin Alina-yrityksiin.

Käyttöönottoprosessi sujui sopimusvaiheesta alkaen hyvin.

”Asiantuntija esitteli palvelun selkeästi niin, että asiakkaana varmasti ymmärsin asian. Vaikka varsinaista käyttöönottoa hieman lykättiinkin, tuntui asiakkaana, että ostoprosessi ei keskeytynyt, vaan se pysyi sujuvasti käynnissä”, kertoo Jäntti kokemuksestaan.

Alinan tapauksessa varsinainen käyttöönotto tapahtui tilitoimiston kirjanpitäjien toimesta. Tilitoimistoilla onkin omat master-tunnuksensa järjestelmän käyttöön ja he huolehtivat tarvittavista maksuvalvontaan liittyvistä toimenpiteistä, mikäli yrittäjä näin haluaa. Myös Alina-ketjun yrittäjille järjestettiin koulutus Netvisor Reskontravahti -palvelun käyttöön.

Resursseja vapautunut ydintoimintaan

Yksi merkittäviä etuja Reskontravahti-palvelun käyttöönotossa onkin ollut se, ettei palvelun käyttö varsinaisesti näy yrittäjien arjessa.

”Yrittäjien ei enää tarvitse huolehtia maksuvalvonnasta ja sitä seuraavista toimenpiteistä, vaan he maksavat mielellään, että joku muu hoitaa ne ja he saavat keskittyä omaan ydintekemiseensä, operatiiviseen toimintaan”, kertoo Jäntti.

”Maksuvalvonnan ulkoistaminen on myös signaali ulospäin, että toimimme ammattimaisesti varsinaisen hoitotyön lisäksi myös liiketoiminnan ja taloushallinnon osalta”, Jäntti jatkaa.

Tehokas prosessi ehkäisee luottotappioita

Maksumuistutuksista ei ole uuden prosessin myötä tullut reklamaatioita ja maksumuistutus kulkee nyt luontevana osana laskutusprosessia. Maksuvalvonta ja maksumuistutusten tai maksukehotusten lähettäminen ei ole enää yksittäisen yrittäjän ehtimisen tai muistamisen varassa, kun Netvisorin ja Reskontravahdin yhteispelillä tämä kaikki hoituu automaattisesti.

”Asiakkailta ei muutoksesta ole juurikaan tullut palautetta ja esimerkiksi maksupäiviin liittyvät yksityiskohdat on selvitetty Visman tekemän räätälöinnin avulla. Käytännössä tämän on tarkoittanut esimerkiksi pidennettyä maksuaikaa”, kertoo Jäntti.

Yksi merkittävistä tuloksista siinä, että maksuvalvonta tapahtuu nyt suoraan Netvisorista automaation avulla, on erääntyneiden laskujen merkittävä väheneminen ja sitä kautta luottotappioiden riskin pieneneminen. Aiemmin luottotappioihin saatettiin kirjata merkittäviäkin summia, kun saatavat ehtivät vanhentua tai tilanteeseen reagoitiin vasta, kun yksittäisellä asiakkaalla oli jo merkittäviä maksuvaikeuksia.

”Reaaliaikaisen seurannan ja maksumuistutusten kautta tällaista tilannetta ei enää pääse syntymään”, toteaa Jäntti.

Maksukäyttäytyminen voi paljastaa yllättäviä asioita

Yllättäviäkin näkökulmia on huomattu automaattisen maksuvalvonnan käyttöönoton myötä. Kun toimialana on sosiaali- ja terveysala ja asiakkaina ikääntyviä ihmisiä, voidaan maksuvalvonnalla huomata muutoksia asiakkaan maksukäyttäytymisessä.

”Kykenemättömyys hoitaa omia talousasioitaan voi olla ensimmäisiä oireita esimerkiksi muistisairauksissa. Maksuvalvonnan avulla voidaan huomata tällainen muutos asiakkaan maksukäyttäytymisessä ja päästä näin kiinni tilanteeseen jo varhain”, kertoo Jäntti.