Visma Fivaldin käyttö tilitoimiston kanssa

Neljä yritystä jakavat kokemuksiaan siitä, miten sähköinen taloushallinto on muuttanut ja tehostanut toimintaa

Lamos Oy - Kaikki maksaa, mutta aika on kaikista kalleinta

Lamos Oy on vuonna 2005 perustettu Naantalin alueella toimiva verkkokauppayritys moottoripyörien, mönkijöiden ja mopojen varaosille. Aiemmin kahden yrittäjän kivijalkamyymälänäkin toiminut yritys pyörii tänä päivänä yrittäjä Lassi Moskajärven voimin.

Lamos Oy on ollut tilitoimisto Tili-Bang Oy:n asiakkaana noin kolme vuotta. Tätä ennen asiakkuus oli toisessa tilitoimistossa, jonka kanssa taloushallintoa hoidettiin perinteisellä tavalla eli toimittamalla tositteet paperilla tilitoimistolle ja kassakirjaa pidettiin Excelissä. Lassin ottaessa yrityksen pyörityksen yksin haltuun, tuli aika vaihtaa tilitoimistoa, jolloin asiakkuus siirrettiin nykyisen Tili-Bangin alle.

Siirtyminen sähköisen taloushallinnon järjestelmään heräsi Lassin omasta tarpeesta hänen pyörittäessään yritystä yksin. Edellinen tilitoimisto sijaitsi hankalassa paikassa, eikä papereiden toimittaminen perinteisesti enää houkuttanut. Tili-Bang tarjosi yritykselle Fivaldin sähköisiä ratkaisuja, joista Lamoksen käyttöön otettiin laskutus, ostolaskujen kierrätys ja maksatus sekä reskontrat. Näiden lisäksi Lamoksella on käytössä Fivaldiin integroitu kuittisovellus, jolla toimitetaan kuitit tilitoimiston hoitoon. Pääasiallisesti Lassi käyttää Visma Fivaldia myyntilaskujen tekemiseen, mutta myös hyväksyy ja maksaa ostolaskut sen kautta. Kaikki toimittajat eivät kuitenkaan lähetä vielä sähköisiä laskuja, joten perinteiset paperilaskut Lassi skannaa itse manuaalisesti ostolaskujen kierrätykseen. Lassi hoitaa myös itse saatavaseurantaa. Saatavia hän seuraa myyntireskontrasta ja maksumuistutuksen hän lähettää asiakkaailleen itse, suoraan Visma Fivaldista.

Sähköinen järjestelmä mahdollistaa myös vanhoihin laskuihin palaamisen ja niiden tarkastelun, jonka takia Lassi maksaakin kaikki laskut sen kautta. Järjestelmästä saatavia raportteja Lassi hyödyntää kuukausitasolla. Tilitoimiston tehtävä on yrityksen kirjanpidon hoitaminen. Pienenä yrityksenä Lassi pitää ajatuksesta, että hän on mahdollisimman hyvin perillä yrityksen tilasta ja hän hoitaa mielellään itse suurimman osan tehtävistä.

Sähköinen järjestelmä on mahdollistanut sen, että Lassi voi halutessaan hoitaa tilitoimistoasiointinsa etänä ja aikaa jää yritystoiminnan pyörittämiseen. Vanhat tositteet löytyvät järjestelmästä ja ne on helposti tarkasteltavissa. Integraation avulla kuitit siirtyvät kuittisovelluksesta kirjanpitoon, eikä Lassin tarvitse enää kuukauden päätteeksi kaivaa vanhoja kuitteja esiin ja järjestellä niitä. Merkittävimpänä hyötynä Lassille sähköinen järjestelmä tarjoaa juurikin aikaa, joka olisi perinteisillä tavoilla pois muusta ajasta kuten yritystoiminnan pyörittämisestä. Kuten Lassi ajatuksensa kiteyttää: “Kaikki maksaa, mutta aika on kaikista kalleinta”.

Käytössä olevat Visma Fivaldi -ratkaisut:

  • Laskutus
  • Myyntireskontra
  • Ostolaskujen kierrätys
  • Ostoreskontra
  • Pankkiyhteys
  • Sähköinen arkisto
  • Raportit
 

Mikt Oy - Sähköinen järjestelmä vapautti aikaa liiketoiminnan harjoittamiseen

Mikt Oy on 2010 osakeyhtiöksi muuttunut Kangasniemeläinen yritys, joka tarjoaa taksi- ja bussikuljetuksia. Yritys toimi toiminimellä ennen osakeyhtiöksi muuttumista ja sen toimintaan on kuulunut taksi- ja bussikuljetusten ohella myös muun muassa lounasravintolatoimintaa.

Mikt Oy on ollut tilitoimisto Tietomylly Oy:n asiakas jo pidemmän aikaa, joskin välissä yritys vaihtoi kertaalleen asiakkuutensa edullisempaan tilitoimistoon. Toisessa tilitoimistossa kirjanpitoa hoidettiin perinteisellä tavalla ja aineistot tilitoimistolle toimitettiin manuaalisesti. Tilitoimiston vaihdos ei osoittautunut Mikt Oy:n kannalta kannattavaksi, eikä yhteistyö tilitoimiston kanssa sujunut toivotulla tavalla. Yritys muutti yhtiömuotonsa osakeyhtiöksi ja samalla Mikt Oy päätti vaihtaa asiakkuutensa takaisin Tietomyllylle, jossa vanha asiakas otettiin vastaan avosylin.

Siirryttyään takaisin Tietomyllyn asiakkaaksi tilitoimisto suositteli Mikt Oy:lle Visma Fivaldin sähköistä taloushallinnon järjestelmää. Sähköisistä ominaisuuksista yrityksessä käytetään Visma Fivaldin laskutusta. Työnjako Mikt Oy:n ja Tietomyllyn välillä on sovittu niin, että yritys hoitaa itse laskutuksen ja muut toiminnot, kuten reskontra, kirjanpito ja palkanlaskenta ovat tilitoimiston vastuulla.

Mika Tiihosesta laskutussovellus on näppärä käytettävä ja erityisesti hän pitää siitä, että voi lisätä liitteitä lähteville laskuille. Laskutuksen lisäksi Mika käy yhdessä tilitoimiston kanssa säännöllisesti läpi Visma Fivaldin tuottamaa kuukausiraporttia yrityksen talouden tilasta. Mika sanoo olevansa tyytyväinen käytössään oleviin sähköisiin toiminnallisuuksiin. Sähköinen järjestelmä on vapauttanut aikaa liiketoiminnan harjoittamiselle.

Mika on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Tietomyllyn kanssa ja kokee palvelun olevan maksamansa hinnan arvoista. Mika summasi ajatuksensa yhteistyöstä lauseeseen: “Hyvä tilitoimisto on yrittäjän paras kumppani”.

Käytössä olevat Visma Fivaldi -ratkaisut:

  • Laskutus
  • Raportit
 

Tähti Katsastus Oy - Sujuvuus yllätti

Tähti Katsastus Oy on Kangasniemellä 2012 perustettu ajoneuvojen katsastuksia tekevä yritys. Toiminta on sittemmin laajentunut Mikkeliin, Pieksämäelle ja Joutsaan. Yritys työllistää tällä hetkellä 10 henkilöä ja sitä pyörittävät Pasi Lahikainen vaimonsa Karoliinan kanssa.

Tilitoimistotaustan omaava Karoliina hoiti alun perin itse Tähti Katsastuksen kirjanpitoa. Yrityksen käytössä olleella kirjanpito-ohjelmalla hoidettiin palkanlaskentaa ja tositteet kirjattiin manuaalisesti kirjanpitoon. Töiden kasaantuminen kuitenkin herätti tarpeen ulkoistaa osa töistä tilitoimistolle ja yritys aloitti yhteistyön tilitoimisto Tietomylly Oy:n kanssa ja yhteistyö on jatkunut nyt noin vuoden.

Yhteistyön alettua tilitoimisto suositteli Tähti Katsastukselle Visma Fivaldin sähköisiä taloushallinnon toiminnallisuuksia ja yrityksessä päätettiinkin kokeilla suositeltuja toiminnallisuuksia. Yrityksessä otettiin käyttöön Visma Fivaldin sähköinen ostolaskujen kierrätys sekä palkanlaskenta. Näiden toiminnallisuuksien lisäksi yrityksellä on käytössään sähköinen katsastusohjelma, jonka kautta hoidetaan myyntilaskutusta.

Yhteistyö Tietomyllyn kanssa on sujunut todella hyvin, josta tilitoimisto saa kiitosta. Työnjako yrityksen ja tilitoimiston välillä on jaettu niin, että yrityksessä hyväksytään saapuvat ostolaskut ja Karoliina vastaa palkanlaskennasta. Tilitoimisto tiliöi ja maksaa hyväksytyt ostolaskut sekä tekee Tähti Katsastuksen kirjanpidon kokonaisuudessaan.

Aluksi ajatus sähköisistä toiminnallisuuksista tuntui työläältä, mutta Karoliina on jopa yllättynyt siitä kuinka sujuvasti toiminnallisuudet ovat käytössä toimineet. Ostolaskujen sähköinen kierrätys on vaivaton käyttää; saapuvia paperisia ostolaskuja ei enää tarvitse avata ja skannata toimitettavaksi tilitoimistolle. Laskut saapuvat suoraan järjestelmään, josta ne on tarkasteltavissa ja hyväksyttävissä tietokoneelta. Kierrätystäkään ei tarvitse tehdä monen henkilön kautta, joten tarpeeton työ yhden laskun takia on loppunut.

Käytössä olevat Visma Fivaldi -ratkaisut:

  • Palkanlaskenta
  • Ostolaskujen kierrätys
 

Konditoria Bake 'n Cake Oy - Sähköinen järjestelmä asiakkuuden edellytyksenä

Leipomo-konditoria Bake 'n Cake Oy on vuonna 2016 perustettu Turussa toimiva leipomo-konditoria. Perinteisten leipomotuotteiden lisäksi yritys valmistaa tilauksista kakkuja ja pitää kahvilaa leipomon yhteydessä.

Perustamisesta lähtien Bake 'n Cake päätti ulkoistaa kirjanpitonsa tilitoimistolle ja siitä lähtien yritys on ollut tilitoimisto Tili-Bang Oy:n asiakas. Tilitoimisto suositteli Bake 'n Cake:lle heti yhteistyön alussa sähköisiä taloushallinnon ratkaisuja, johon yritys tarttui ennakkoluulottomasti.

Bake 'n Cake:lla on käytössään Visma Fivaldin sähköisistä ominaisuuksista ostolaskujen kierrätys ja laskutus. Yrityksen kaikki ostolaskut kiertävät järjestelmän kautta, josta kaikki yrittäjät käyvät niitä hyväksymässä. Yrityksille lähetettävät myyntilaskut, joita tehdään kuukausittain, tehdään Fivaldissa yhden henkilön toimesta. Näiden lisäksi yrityksessä seurataan järjestelmästä saatavia talouden tilan raportteja, jotka tulostetaan kuukausittain. Muut taloushallinnon osa-alueet kuten kirjanpito on uskottu tilitoimiston harteille, joten Tili-Bang on Bake 'n Cake:lle tärkeä kumppani.

Bake 'n Cake:lle sähköisen taloushallintojärjestelmän konkreettiset hyödyt ovat näkyneet paperisen ostolaskusuman käsittelyn loppumisella ja sillä, että laskut on helposti löydettävissä myöhempää tarkastelua varten yhdestä paikasta. Nyt yritys näkee sähköisten ratkaisujen hyödyt niin merkittävinä, että jos yritys vaihtaisi tilitoimistoaan, sähköinen taloushallinnon järjestelmä olisi asiakkuuden edellytyksenä.

Käytössä olevat Visma Fivaldi -ratkaisut:

  • Laskutus
  • Ostolaskujen kierrätys
  • Raportit
  • Sähköinen arkisto