TKA Kuljetus
Visma Business

TKA Kuljetus Oy tehosti toimintaansa Visma Business -järjestelmällä

Turkulaisen TKA Kuljetus Oy:n ohjelmistoprojektissa tavoitteena oli tehokkuus. Voittajayhdistelmä löytyi, kun nykyaikaiseen Visma Business -kokonaisjärjestelmään integroitiin logistiikka-alan tarpeisiin erikoistuneen Log Master Oy:n kuljetustilausjärjestelmä. Kokonaisuus vastaa modernin kuljetusyrityksen järjestelmävaatimuksiin.

- TKA Kuljetus on  kotimainen kuljetusyritys, jonka kuljetuksista suurin osa on elintarvikekuljetuksia. Hoidamme mm. erään hampurilaisketjun kylmäkuljetukset 160 liikkeeseen ympäri Suomen. Lisäksi hoidamme Varsinais-Suomen alueella huonekaluliikkeiden kotijakelua ja käymme yli 300 kotitaloudessa viikossa. Pienet ja suuret kuljetukset, yrityksille tai yksityisille - meiltä onnistuu, kertoo TKA Kuljetuksen toimitusjohtaja Jari Kuusela.

- Syksyllä 2009 meillä virisi ajatus talous- ja palkkahallinnon tuomisesta lähemmäs itse liiketoimintaa. Päädyimme ottamaan käyttöön omat taloushallinto- ja laskutusohjelmat, jotka ovat  tilitoimiston ja ulkopuolisen laskuttajan hoidossa. Hankinta aloitettiin keväällä 2010 ja projekti jatkuu 2011 puolelle.

Integroitu järjestelmäkokonaisuus tehostaa tietovirtaa

Nykyaikainen Visma Business -järjestelmä mukautuu yrityksen omiin prosesseihin ja toimintatapoihin. Koska lisäosien liittäminen järjestelmään on helppoa, on sen avulla mahdollista huomioida yrityksen yksilölliset kilpailuedut ja tarpeet.

TKA Kuljetuksessa Visma Business -toiminnanohjausjärjestelmällä ja sen lisäosilla hoidetaan nyt talous- ja palkkahallinto, sähköinen laskutus, sähköinen ostolaskujen kierrätys ja hyväksyntä, raportointi sekä SEPA-muotoinen maksuliikenne.

Visman kumppanina TKA Kuljetuksen toiminnan tehostamisessa on logistiikka-alan tietojärjestelmiin erikoistunut ohjelmisto- ja palveluyritys Log Master Oy. Yhdistettäessä Logmasterin selainpohjainen kuljetustilausjärjestelmä Visma Business -kokonaisjärjestelmään saatiin kattava ja moderni kokonaisuus.

Tiedonkulku on kokonaisuuden eri osien välillä tehokasta säästäen aikaa ja vaivaa. Logmasterin järjestelmään kerätyt ajotiedot siirretään Visma Businessiin ja laskutetaan sähköisesti. Ostolasku taas kierrätetään ja hyväksytään sähköisesti, ja siirretään sitten Visma Businessiin maksettavaksi.

Järjestelmän käyttöönotto ei ollutkaan vaikeaa

TKA Kuljetuksessa järjestelmän käyttöönotto eteni nopeasti ja samaan ajankohtaan osui myös tilikauden vaihde. Järjestelmää pyöritettiin muutama kuukausi päällekkäin tilitoimistopalvelujen kanssa. Kuusela muistelee tilannetta aikamoisena sekamelskana, mutta koki käyttöönoton silti helpoksi. Asennukset hoituivat ammattilaisilta nopeasti ja henkilökunta koulutettiin muutamassa eri ryhmässä neljänä koulutuspäivänä.

”Olemme säästäneet viikon aikaisempaan verrattuna!"

Visma Business on Kuuselan mukaan selkeä, nopeasti omaksuttava ja toimiva ohjelmisto.

- Ennen kaikki kirjattiin manuaalisesti Excel-taulukkoon, ja raportointi oli todellista hakuammuntaa. Nyt yhteistyökumppanimme kirjanpitäjä pitää huolen tileistä etäkäyttäen Visma Business -järjestelmää. Laskutusjakson päätyttyä saadaan heti raportit oikeilla tiedoilla ja päästään suunnittelemaan toimintaa faktojen pohjalta. Olemme saavuttaneet mitä halusimme, sanoo Kuusela.

- Toiminta ja rutiinit ovat ehdottomasti tehostuneet. Hyvä esimerkki siitä on kaksi kertaa kuukaudessa tehtävä laskutus. Nyt laskut lähtevät asiakkaille kolme päivää laskutusaineiston saamisen jälkeen, ja minusta parempaan ei voisi pystyä. Olemme siinä kirineet kiinni viikon päivät aikaisempaan verrattuna, kehuu Jari Kuusela.

Tulevaisuuden suunnitelmat ovat kuljetusalan ammattilaiselle selvät.

- Seuraavaksi kokeilemme tietokoneiden sijoittamista autoihin, aloitamme nettipohjaisen kuljetustilauslomakkeen testauksen ja yritämme sitten päästä eroon rahtikirjasavotasta. Maailman muuttuessa on yrityksenkin pakko modernisoitua, toteaa Kuusela painokkaasti ja jatkaa:

- Kuljetusyritysten tarpeisiin luotu järjestelmäkokonaisuus on nyt käytössämme testattu ja viimeistelty toimivaksi. Voin suositella Visman ja Log Master Oy:n kumppanuutta myös muille alan ammattilaisille lämpimästi.

TKA Kuljetus Oy on luotettava kuljetusalan liike, joka suorittaa erilaisia kuljetuksia kaupan ja teollisuuden eri toimijoille, sekä yksityisille henkilöille ja kotitalouksille. TKA Kuljetus Oy syntyi vuonna 2008, kun kaksi kuljetusalan yrittäjää yhdisti voimansa. Taustalla oleva kuljetusalankokemus juontaa kuitenkin juurensa jo 30 vuoden taakse. Yritys työllistää tällä hetkellä vakituisesti 30 henkilöä, johon lisänsä tuo vaihteleva määrä osa-aikaisia keikkatyöntekijöitä.