Proffice
Visman Ulkoistamispalvelut ja Visma Business

Visma Business – joustava työkalu tehokkaaseen taloushallintoon

Proffice Finland Oy, Pohjoismainen henkilöstöpalvelualan asiantuntijayritys, ulkoisti taloushallinnon palvelut Vismalle syksyllä 2009 ja sai siten myös käyttöönsä Visman tehokkaat työkalut. Ville Tervola, Business Controller Proffice Finland Oy:stä, on hyvin tyytyväinen Vismaan taloushallinnon kumppanina.

- Hyvä yhteistyö lähtee ihmisistä, Tervola korostaa. Kaikki, jotka ovat olleet uusien järjestelmien käyttöönottohankkeissa mukana, tietävät, että projekteissa on aina omat haasteensa. Proffice Finland Oy:llä on nyt lähes puolitoista vuotta ollut käytössä Visman taloushallinnon järjestelmät, joihin olen tyytyväinen. Koen kuitenkin, että vahvana onnistumisen siemenenä ovat olleet juuri ihmiset järjestelmien takana. Vismalla meillä on omat nimetyt yhteyshenkilöt, jotka ovat hyvin palvelualttiita sekä paneutuneet tarvittavalla tavalla yrityksemme toimintaan ja kuunnelleet toivomuksiamme. Keskustelu on siis oikealla tasolla, mikä johtuu osaltaan siitä, että Vismalla henkilöstön koulutustaso on korkea. Tunnen myös, että emme ole vain yksi asiakas muiden joukossa, vaan meihin oikeasti panostetaan ja että yhteyshenkilöllämme on aito halu auttaa

Proffice Finland Oy:n kirjanpito hoidetaan Visman toimesta Visma Business -järjestelmällä. Proffice Finland Oy:lla on käytössä selainpohjaiset Visma Workflow -ostolaskujen sähköinen kierrätysjärjestelmä sekä Visma Reporting -raportointimoduuli. Paperiset ostolaskut skannataan ja esitiliöidään Vismalla, jonka jälkeen ne lähtevät Profficelle tarkistus- ja hyväksyntäkierrokselle.

Integraatioystävällinen järjestelmä

Visma tarjoaa Profficelle taloushallinnon palveluita myös muissa Pohjoismaissa. Visma Business -järjestelmä, jota käytetään Norjassa ja Suomessa, ylläpidetään Oslossa Visman omassa palvelinkeskuksessa. Visma Business on myös hyvin joustava integraatioiden suhteen. Integraatiot on toteutettu Visman järjestelmien ja Profficen Pohjoismaisten järjestelmien välillä.

- Meillä on käytössä Profficella henkilöstövuokrausalalle suunniteltu järjestelmä, jota käytetään yrityksessämme kaikissa Pohjoismaissa. Visman toimesta tästä on rakennettu integraatio Visman järjestelmiin, joiden kautta saadaan tietoa suoraan Visman talous- ja palkkahallintoon. Tämän lisäksi myös myynnin työkalumme on integroitu Visma Business -järjestelmään. Saamme siis suoraan tietoa Visma Business –järjestelmästä omaan myynnin työkaluumme. Visma Business -järjestelmän joustava IT-arkkitehtuuri on mahdollistanut tehokkaan työskentelyn, ja sen myötä poistanut turhat työläät manuaalivaiheet. Useita toimialoja nähneenä, uskon, että Visma Business sopii siis monelle eri toimialalle, kun integraatiot järjestelmien välille on kunnolla rakennettu, Tervola jatkaa.

Sähköinen laskutus

- Sähköinen taloushallinto ja sähköiset laskut ovat olleet ajankohtainen puheenaihe jo vuosia, Tervola toteaa. - Visman yhteistyökumppanin, Maventan kautta, voimme tarjota asiakkaillemme sähköisiä laskuja. Ne ovat asiakkaiden halutessa vain napinpainalluksen päässä. Proffice Finland Oy:n laskuista 34 prosenttia lähetetään tänä päivänä sähköisesti ja 66 prosenttia manuaalisesti. Uskon kuitenkin sähköisten laskujen kysynnän kasvavan tulevina vuosina, Tervola jatkaa.

Hallittu ulkoistus – molemmin puolin

- Hyvät järjestelmät helpottavat ja tehostavat toimintaa, mutta hyvien ihmisten merkitystä ei saa unohtaa. Proaktiivinen yhteistyökumppani on ulkoistavan yrityksen toivetila, ja koen, että valitsemalla Visman olemme saavuttaneet paljon, Tervola toteaa.

- Yhteyshenkilömme, sekä laskenta- että palkkapalveluissa, eivät ainoastaan tuota dataa vaan ottavat pyydettäessä kantaa asioihin, Tervola korostaa. Monet yritykset saattavat pelätä ulkoistamisen johtavan toiminnan etääntymiseen ja kasvottomuuteen. Vismalla tähän haasteeseen vastataan korostamalla hallitun ulkoistuksen merkitystä kaikissa ulkoistusprojekteissa. Aloitusprojektissa varmistetaan, että kaikki prosessiin osallistuvat henkilöt tuntevat tehtävänsä ja vastuunsa sekä luodaan hyvä yhteishenki muutoksen toteuttamiselle. Visman laadunseurantajärjestelmä sekä asiakkaan kanssa sovittujen yhteisten tavoitteiden saavuttamisen jatkuva seuranta varmistavat palveluiden tehokkuuden ja jatkuvan kehittymisen

- Yhteistyö on mielestäni juuri oikea sana kuvaamaan Profficen Finland Oy:n ja Visman suhdetta. Ulkoistuksessa yritys ei saa toisaalta unohtaa omaa vastuutaan. Asiakkaana meillä on vastuu ohjata yhteistyökumppania siihen suuntaan, johon toivomme meidän yhdessä menevän sekä varmistaa, että se tieto, jonka yhteistyökumppanille toimitamme, on oikeanlaista. Yritykselle on siis erityisen tärkeää ennen ulkoistusprojektin aloittamista, määritellä omat prosessinsa sekä varmistaa, että nämä ovat kunnossa, Tervola lopettaa.

Proffice konserni

Proffice Konserni on pohjoismainen henkilöstöratkaisuihin ja rekrytointiin erikoistunut pörssiyhtiö, joka on toiminut henkilöstöpalvelualalla aktiivisesti jo vuodesta 1960. Proffice kehittää palvelujaan jatkuvasti vastatakseen työmarkkinoiden tarpeisiin. Konsernin liikevaihto vuonna 2010 oli 457 miljoonaa euroa ja se työllistää yli 10 000 henkilöä.

  • Proffice tarjoaa erikoistuneita ja ammattimaisia ratkaisuja teollisuuden ja logistiikan sekä taloushallinnon, toimistotöiden ja asiakaspalvelun henkilöstöresurssointiin
  • Ala- ja tehtävälähtöisesti erikoistuneet rekrytointi-, arviointi- ja koulutuspalvelut
  • Ura- ja kehityspalvelut (Outplacement)
  • Erikoistuneet henkilöstövuokrauspalvelut vaihteleviin henkilöstötarpeisiin
  • Alan parhaat takuut
  • Yli 100 toimipistettä pohjoismaiden suurimmissa kaupungeissa
  • Henkilöstöpalveluyritysten Liiton, HPL:n, jäsen