Heka
Visma L7 asp

Suomen suurin vuokranantaja luottaa Vismaan

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) sekä sen kaikki 21 tytäryhtiötä käyttävät Visma L7 -ohjelmistoa ASP-ratkaisuna. -Näen suurena etuna ASP:ssa sen, että säästymme ohjelmiston päivittämishuolista. Toinen yhtä merkittävä etu on se, että tuuraukset voidaan järjestää vaivatta, kun omalta koneelta pääsee tekemään vaikkapa toisen yhtiön kirjanpidon, kertoo Hekan kirjanpitäjä Kirsi Weckström.

Heka tarjoaa tällä hetkellä vuokrakodin yli 86 000:lle helsinkiläiselle. Asunnot aiemmin omistaneet 21 erillistä kiinteistöyhtiötä sulautuivat vuodenvaihteessa 2011-2012 kaupungin kokonaan omistamaan Helsingin kaupungin asunnot Oy:ön. Kiinteistöyhtiöiden työtä jatkavat Hekan 21 alueyhtiötä. Heka-konsernin palkkalistoilla on tällä hetkellä yli 600 työntekijää eri puolilla kaupunkia erilaisissa tehtävissä aina toimistotyöntekijöistä huoltohenkilökuntaan asti. Heka ostaa kirjanpidon sekä taloushallintopalvelun tytäryhtiöiltään. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhtiöt hoitavat itse mm. omat laskunsa, kirjaavat lainansa ja tekevät osakirjanpitonsa, joka sitten kootaan Hekassa.


Visman ohjelmistoratkaisu kattaa kaiken tarvittavan 

Hekan kirjanpitäjä Kirsi Weckström on aloittanut työnsä Visma L7:n parissa jo vuonna 2004. Weckström oli yksi ohjelmiston hankintaprojektia valmistelleen atk-työryhmän jäsenistä. Ryhmän tehtävä oli tutustua markkinoilla oleviin ohjelmistoratkaisuihin ja valita tarpeisiin nähden paras ohjelmisto. Ohjelmiston käyttöönottoa edelsi kilpailutus sekä tutustuminen 4-5 eri ohjelmistovaihtoehtoon.

-Visman ratkaisu (silloinen versio Liinos 6) oli ehdottomasti meille sopivin vaihtoehto, sillä se oli ainut ratkaisu, joka pystyi tarjoamaan samassa ohjelmassa kaikki tarvittavat toiminnot. Pääasiassa haimme tuolloin ratkaisua kirjanpitoon, palkanlaskentaan sekä vuokranvalvontaan. Yhtiöistä muutamat lähtivät heti alussa käyttämään Visman ratkaisua ASP:na, mutta sitten oli yhtiöitä, jotka käyttivät samaa ohjelmaa paikallisesti asennettuna, muistelee Weckström.


Yli päivän työ tehdään nykyisin sekunnissa

Kirsi Weckström pitää yhteistyötä Visman kanssa luotettavana ja toimivana. Hän kertoo, että kaikki uudet ohjelmapalikat on ollut helppoa ottaa käyttöön, kun aikoinaan viitsi käyttää aikaa ohjelman perusasioiden opettelemiseen. Weckströmillä on ollut aina mahdollisuus vaikuttaa siihen, miten ohjelmiston käyttöä on kiinteistöyhtiössä laajennettu vuosien kuluessa.

– Olen ottanut varmasti ensimmäisten joukossa sähköiset ostolaskut käyttöön. Muita laajennuksia ovat olleet mm. konsernikäsittely, liikkuvan työn ratkaisut ja sähköinen laskujen kierrätys, luettelee Kirsi Weckström.

Eräs hyvin merkittävä lisäpalikka Visma L7 –ohjelmistoon on ollut vyörytyspalikka. Tätä toimintoa Weckström suosittelee hyvin lämpimästi muillekin Visma L7 –käyttäjille, jotka jakavat kustannuksia eri kustannuspaikoille. Nykyisin kirjanpitäjä voi tehdä sekunnissa sen työn, johon hän joutui käyttämään aikaisemmin enemmän kuin kokonaisen työpäivän. Mutta näinhän se on, että ohjelmiston tuleekin olla yrityksessä renki, eikä isäntä.


Erinomaista yhteistyötä

-Niin kauan, kun Visman tuotteita olen käyttänyt, olen ollut tyytyväinen. Kaikki on toiminut myynnistä lähtien, myös jälkihoito sekä tuki. Vuorovaikutus sekä palautteen antaminen on ehdottoman tärkeää tällaisessakin tapauksessa. Kyllähän jokaisella asiakkaalla täytyy itsellään olla näkemys siitä, miten työtään haluaa helpottaa. Meidän ja Visman yhteistyö pelittää saumattomasti: me esitämme tarpeemme Vismalle ja Vismalta puolestaan esitellään, mitä uutta olisi tarjolla ohjelmistoratkaisuumme, kertoo Weckström.

-Uuden palikan käyttöönotto menee meillä siten, että jos koekäytön jälkeen totean lisäpalikan tuottavan työhömme lisäarvoa, otetaan se käyttöön jokaisessa tytäryhtiössäkin. Tapaamme Visman yhteyshenkilön vähintään pari kertaa vuodessa käydäksemme läpi sen hetkisen tilanteemme. Toki olemme sitten asiakaspalveluun yhteydessä useammin vuoden aikana, mikäli arjessa tulee eteen kysymyksiä, kertoo kirjanpitäjä Weckström. Sen verran täytyy antaa neuvoksi muille ohjelmistoa hankkiville, että kun maltat opetella kerran ohjelman perusasiat kunnolla, nautit ohjelmiston käytöstä sen jälkeen aina, muistuttaa Kirsi Weckström haastattelun päätteeksi.