Energent Oy siirtyi paperittomaan ostolaskujen käsittelyyn

Jo kuukauden kokemuksella voitiin Energent Oy:ssä syksyllä 2013 todeta ostolaskujen käsittelyn sähköistämisen kannattaneen. Uudesta paperittomasta toimintamallista on yrityksellä erittäin positiivisia kokemuksia.

- Halusimme ostolaskujen käsittelyn mahdollisimman helpoksi. Nyt kaikki laskut kulkevat sähköisinä Visma Softwaren ohjelmistojen kautta, niin saapuvat kuin lähtevätkin, kertoo toimistosihteeri Anne Rahkola.

Paperittomuus tarkoittaa Energentissä vähemmän paperia, arkistointia ja skannausta sekä nopeampaa laskujen kiertoa. Erityisesti Anne Rahkolan työtehtäviin ostolaskujen sähköistäminen toi ison muutoksen. Nyt on aikaa paneutua muihin töihin ja mikä parasta, päällekkäisestä työstä on päästy eroon.

- Olen nyt jonkin aikaa käyttänyt ostolaskujen sähköistä vastaanottoa, kierrätystä ja täsmäytystä ostotilauksiin. Pääsin helposti Visma Softwaren ratkaisuun sisälle ja tykkään siitä tosi paljon, kertoo Rahkola.

Yrityksen kasvu sai uudistamaan prosesseja

Matalaenergiailmastointikoneita valmistava Energent Oy teki vuonna 2011 yrityskaupan, jonka myötä Anne Rahkolan työmäärä taloushallinnossa kasvoi merkittävästi. Lisäksi toiminta kahdella paikkakunnalla toi arkeen uudet haasteet. Ostolaskujen paperiton käsittely oli Rahkolalla mielessä kauan, mutta oikea aika sille tuli vasta, kun molempiin toimipisteisiin saatiin käyttöön sama Visma Softwaren toiminnanohjausjärjestelmä Visma Nova.

Paperisten ostolaskujen käsittely oli aikaa vievää

Ostolaskut tulivat aikaisemmin osittain paperisina ja osittain verkkolaskuina. Kaikki ostolaskut kuitenkin tulostettiin ja jaettiin paperisina oikeille henkilöille tarkastettavaksi. Oulaisten toimipisteeseen ostolaskut lähetettiin tarkastettavaksi skannattuina sähköpostin liitteenä. Siellä vastuuhenkilö tulosti ja jakoi laskut sekä valvoi tarkastuksen etenemistä. Hän ilmoitti tarkastuksen jälkeen Rahkolalle Ilmajoelle oliko erä oikein vai oliko siinä jotain huomioitavaa.

Paperittomuuden myötä päällekkäisestä työstä on päästy eroon, eikä toisessa toimipisteessä tarvita resursseja laskujen hoitoon. Pilvipalveluna toimivan ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä ratkaisun ansiosta molemmissa toimipisteissä työskentelevien sekä etätyötä tekevien on helppo hoitaa velvollisuutensa.

Siirtymä sähköiseen prosessiin oli yllättävän helppo

Kun päätös paperittomuudesta oli tehty, aloitettiin käyttöönottoprojekti, jossa apuna oli Visma-partner Anvia Yrityspalvelut Oy.

- Asennus ja käyttöönotto menivät hyvin. Uusi toimintatapa omaksuttiin käyttöön todella nopeasti; ensimmäiset ostolaskut palautuivat hyväksyttyinä muutamassa minuutissa. Merkittävää tämä on siksi, että kaikki hyväksyjät ottivat ohjelman käyttöön itsenäisesti, kommentoi Anvia Yrityspalvelut Oy:n Sirpa Mattila.

Siirtymä toteutettiin porrastetusti. Ensin valituilta 50 toimittajalta pyydettiin laskut uutta kanavaa pitkin ja muutama viikko myöhemmin myös muille toimittajille tiedotettiin laskutuskäytännön muutoksesta.

- Siirtymävaihe meni kivuttomasti, ajattelin muutoksen olevan paljon hankalampi toteuttaa. Laskut tulivat alusta asti uutta kanavaa pitkin hyvin läpi, kertoo Rahkola.

Visma Softwarelta hyvää palvelua

Energentissä kaikki ostolaskujen sähköistä tarkastusta käyttävät pystyivät aloittamaan ratkaisun käytön itsenäisesti.

- Visman ratkaisun helppokäyttöisyys tuli yllätyksenä. Ohjelmien käyttö oli helppo omaksua, Rahkola muistelee.

Rahkola kertoo olevansa muutenkin tyytyväinen Visma Softwaren palveluihin. Tuesta on saanut apua ja ongelmat ovat aina selvinneet. Muutoksen jälkeen kaikki taloushallinnon rutiinit hoituvat Energentillä yhden henkilön toimesta.

- Suosittelen lämpimästi paperittomuutta. Sähköistäminen kannattaa oikeasti, kannustaa Rahkola.



Visma-asiakas
Energent Oy

Visma-ratkaisu
Visma Nova
Visma.net AutoInvoice
Visma Document Center

Tarpeet

    • nopeampi ostolaskuprosessi
    • päällekkäisen työn karsiminen
    • kahden toimipisteen välisen tiedonkulun kehittäminen

      Ratkaisu

        • ostolaskujen vastaanotto sähköisenä
        • ostolaskujen sähköinen tarkastus ja hyväksyntä
        • ostolaskujen täsmäytys ostotilauksiin

          Hyödyt

            • laskujen tarkastuksen ja hyväksynnän nopeus
            • resurssien vapautuminen
            • ostolaskuprosessin parantunut hallinta

            Tutustu Visma Novaan

            Ota käyttöön Visma.net AutoInvoice