Järjestelmän käyttöönotto kerralla oikein

Colliers Isännöinti Oy

Ovenia-konsernista tuli Colliers International Finland alkuvuodesta 2018 ja osa kansainvälistä Colliers Internationalia. Colliers Isännöinti Oy vastaa 1200 taloyhtiön isännöinnistä 15 palvelutoimistossa ympäri Suomen.

Mennäänpä ensin ajassa taaksepäin: Vuosi 2013 oli konsernissa suurien uudistusten vuosi ja useiden yrityskauppojen myötä yrityksessä uudistettiin koko isännöinnin palvelukonsepti. Yritysostojen seurauksena erilaisia kiinteistöhallinnan järjestelmiä oli käytössä useita. Yrityksessä todettiin tarve hallinnollisen isännöinnin järjestelmien ja talouspalvelujen selkiyttämiseen ja tehostamiseen yhteisen järjestelmän avulla.

Järjestelmävaihdon taustalla oli halu kehittää asiakaskokemustamme sekä parantaa henkilöstön käytössä olevia työvälineitä. Tavoitteena oli tehostaa toimintaa ja yhtenäistää prosesseja keskittämällä hallinnollisen isännöinnin ja kaikki asiakkuudet yhteen kokonaisjärjestelmään. Samalla yrityksen prosesseja päivitettiin vastaamaan järjestelmän prosesseja, jonka ansiosta toiminnasta saatiin yhtenäistä ja selkeää. Lisäksi tarvittiin työkalu yrityksen liiketoiminnan kasvun pohjaksi.

Nykypäivän asiakkaat osaavat jo odottaa palveluilta, myös isännöinniltä, digitaalisuutta. Sähköinen palvelukokemus on tärkeä osa myös Colliers Isännöinnin palvelukonseptia. Uuden palvelukonseptin ja mm. sähköisten palvelujen ansiosta asiakastyytyväisyys on parantunut merkittävästi.

Tavoitteena oli löytää pitkäaikainen strateginen kumppani tukemaan uudistettua sähköistä palvelukokonaisuutta. Visma nähtiin luotettavana ja sopivan kokoisena kumppanina. Kattavan kilpailutuksen perusteella nähtiin, että Visma Fivaldi aitona pilvipalveluna tarjoaa yhtenäisen työkalun yrityksen liiketoiminnan tueksi. Ohjelman toimittaja kehittää järjestelmää eteenpäin asiakkaita kuunnellen.

Visma Fivaldi nähdään kivijalkana sekä asiakas- että käyttäjätyytyväisyyden positiiviseen kehitykseen myös jatkossa, sillä se tarjoaa tarvitut nykyaikaiset työkalut. Asiakkaat esimerkiksi pääsevät asukassivujen kautta katsomaan oman taloyhtiönsä tilanteen reaaliajassa 24/7. Käyttäjien työ tehostuu kun kaikki asiakkuudet voidaan hoitaa yhdessä järjestelmässä yhden kirjauksen periaatteella.

Projektisuunnittelu ja tämän hetkinen tilanne

Sopimus Visma Fivaldiin siirtymisestä solmittiin alkuvuodesta 2015, jonka jälkeen järjestelmän käyttöönotto tapahtui vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa luotiin projektisuunnitelma, jossa määriteltiin tavoiteaikataulu ja jaettiin vastuut kumppaneiden kesken. Saman vuoden kesällä tehtiin käyttöönoton pohjatöitä, kuten käyttäjien kouluttamista sekä yhtiöiden siirtoa ja perustamista uuteen järjestelmään. Käyttöä laajennettiin useilla kymmenillä käyttäjillä syksyllä 2015.

Kesällä 2016 projekti vietiin päätökseen, kun myös loput taloyhtiöasiakkaat vietiin Visma Fivaldi -järjestelmään. Projekti toteutettiin suunnitelmien mukaisesti pysyen hyvin sekä aikataulussa että budjetissa. Koska Visma Fivaldi on osoittautunut toimivaksi järjestelmäksi, on sen käyttöä laajennettu Colliers International Finlandissa myös B2B-asiakkuuksiin.

Hyvä yhteistyö on voimaa

Vastaavaa järjestelmäprojektia suunnitteleville Colliers Isännöinnillä on vinkki: huolellinen projektisuunnittelu ja seuranta sekä kumppanien välinen avoin yhteistyö ovat järjestelmähankkeen perusta. Kun projektin vaiheet ja vastuut on selkeästi määritelty, on projektin seuranta ja tarkennusten tekeminen mahdollista joustavasti ja oikea-aikaisesti.

Yhteistyö Visman kanssa sujui projektin toteutus- että ohjausryhmätasolla hyvin. Säännöllisellä ja aktiivisella ohjausryhmätyöskentelyllä varmistetaan se, että projekti etenee suunnitellusti, siinä fokusoidaan oikeisiin asioihin ja haasteet taklataan heti niiden ilmettyä.

Nykyisessä tilanteessa ohjausryhmä kokoontuu edelleen muutamia kertoja vuodessa, Colliers Isännöinnin sovellusvastaava ja Visman yhteyshenkilö tapaavat kuukausittain ja viikoittain järjestetään puhelu, jossa tarkastetaan avoimet työpyynnöt ja että kaikki sujuu suunnitellusti. Näin pystymme varmistamaan sen, että tieto kulkee jatkuvasti puolin ja toisin, asiat etenevät sovitusti ja järjestelmää kehitetään asiakkaan toiveiden pohjalta.

Yhteistyön sujuvuuden lisäksi Colliers Isännöinnissä arvostetaan järjestelmän toimivuutta, niin sisäisesti kuin asiakastyössäkin. Yrityksen henkilökunta pitää järjestelmästä kovasti ja järjestelmän tarjoama reaaliaikainen seuranta antaa Colliers Isännöinnille mahdollisuuden tarjota yrityksen asiakkaille ainutlaatuisen asiakaskokemuksen.

Kirjoituksen pohjaksi on haastateltu Colliers Isännöinti Oy:n Business Controller Tea Hodjua, joka toimii Visma Fivaldi -projektipäällikkönä.

 Colliers Isännöinti Visma Fivaldi

 

Asiakas:

Colliers Isännöinti Oy

Visma-ratkaisu: Visma Fivaldi

Haaste

Hallinnollinen isännöinti ja asiakkuudet monissa järjestelmissä.

Ratkaisu

Asiakkuuksien keskittäminen Visma Fivaldi Kiinteistöhallinnan kokonaisjärjestelmään.

Hyödyt

Yhtenäinen prosessi selkiyttää ja tehostaa hallinnollista isännöintiä mahdollistaen asiakaskokemuksen ja työntekijätyytyväisyyden positiivisen kehityksen.

 
Hei! Kerätäksemme tietoa sinua kiinnostavasta sisällöstä käytämme sivustolla evästeitä. Niiden sekä lomakkeiden kautta meille antamiesi tietojen perusteella luomme sinusta profiilin, jonka avulla voimme näyttää juuri sinulle räätälöityä sisältöä. Hyväksymällä tämän annat meille oikeuden kerätä ja käsitellä henkilötietojasi turvallisesti ja luottamuksellisesti tässä kuvatulla tavalla.