A&D Automation Oy
Ulkoistettu taloushallinto

A&D Automation Oy

A&D Automation Oy toimittaa teollisuudelle prosessi- ja koneautomaatiota sekä kiinteistöautomaatiota ja auttaa siten asiakkaitaan parantamaan tuotteidensa laatua, energiatehokkuutta sekä henkilöstön työhyvinvointia ja turvallisuutta.   Toimitukset sisältävät suunnittelun, ohjausjärjestelmän, käyttöönoton ja koulutuksen sekä elinkaaripalvelut. Yritys on perustettu vuonna 1994.

Visma Services Oy:n on huolehtinut A&D Automation Oy:n taloushallinnosta kokonaisvaltaisesti pitkään, vuodesta1998 alkaen. Sekä taloushallinnon että toiminnanohjauksen järjestelmänä toimii Visma L7.

Yhdessä uuteen järjestelmään

Kolme vuotta sitten A&D Automationilla oli selkeästi tarvetta toiminnanohjausjärjestelmälle: tavoitteena oli saada sähköisyys ja sen mukanaan tuomat hyödyt käyttöön. Lisäksi projektiseuranta haluttiin virtaviivaistaa, koska projekteja seurattiin Excelillä. Työajan seuranta tuli saada samaan järjestelmään ja työntuntien kohdentaminen laskutukseen ja projekteille. Luotettava valinta näihin haasteisiin oli Visma L7 toiminnanohjausjärjestelmä.

Järjestelmän vaihdon myötä myös Visma Services siirtyi palvelutuotannossa käyttämään samaa järjestelmää. Siirymä ja Visma L7 taloushallinnon käyttöönotto toimivat sujuvasti. Tutut kirjanpitäjät opettelivat järjestelmän ja tuki oli koko ajan käytettävissä.

Hyödyt näkyviksi

A&D Automation Oy:n hallituksen puheenjohtajan Pekka Aunolan mielestä on tärkeää, että taloushallinto on samassa järjestelmässä kuin projektiseuranta ja toiminnanohjaus. Näin yrityksellä on koko ajan käytössä reaaliaikainen tieto yrityksen tilanteesta.

Tarkkuutta tarjouslaskentaan

Projektien taloudellinen loppuselvitys käydään yhdessä läpi projektihenkilöiden kanssa Visma L7 hyödyntäen ja käytettyjä tunteja verrataan tarjouslaskentaan. Aikaisemmin tuntimäärät arvioitiin ja manuaalisten tuntiseurantojen vertaaminen toteutuneeseen oli mahdotonta. Nyt korjaukset voidaan tehdä heti seuraavia tarjouksia ajatellen.Työajan seurannan kautta nähdään myös todellinen ajankäyttö. Laskujen seuranta on tarkentunut, mm. rahtikulut ja pientoimituskulut on nyt osattu huomioita tarjouksissa. Tämä on tärkeää, koska A&D Automation Oy:llä ei ole varastoa. Kaikki piilokustannukset on saatu mukaan tarjouslaskentaan ja laskennan tarkkuus on parantunut. Etenkin pienikatteisissa projekteissa, joissa kilpailu on erityisen kovaa, tämä on tärkeää. Visma L7 on käytössä koko prosessissa ja työntekijät hyödyntävät mobiili-sovellusta kirjauksissa. Yhteinen järjestelmä Visma Servicesin kanssa on mahdollistanut nopeat raportointiaikataulut, kun taloushallinnon asiantuntijat tekevät taloushallinnon reaaliajassa.

Taloustilanteen seuranta on parantunut

Aunola kertoo muutoksesta seuraavaa: ”Enää ei tarvitse toimittaa mappia tilitoimistoon tai kantaa laskuja pöydältä toiselle hyväksyttäväksi. Se on selvää ajan säästöä. Se huono puoli reaaliaikaisessa järjestelmästä on, että olisi mukavaa käydä välillä tilitoimiston tyttöjä katsomassa”, nauraa Aunola.

Ostolaskujen hyväksymisprosessi on sähköinen ja maksatus hoidetaan Vismalla. Sähköinen arkisto on hyödyllinen. ”Jos jonkin tuotteen hinta täytyy saada selville, riittää kun muistaa toimittajan tai projektin, missä kyseistä tuotetta on käytetty. Tieto löytyy helposti järjestelmästä ja hyllymetrejä säästyy arkistoinnilta”. Aikaisemmin otettiin kaikista ostolaskuista kopiot itselle, kun mappi tuotiin tilitoimistoon. Nyt kaikki tällainen ylimääräinen manuaalinen työ on jäänyt pois. Vapaapäivinä hoidan laskutuksen mökiltä käsin pilvipalveluna. Varmuuskopioinneista ei tarvitse itse huolehtia, eikä myöskään ohjelmapäivityksistä”, kertoo Aunola.

Aunolan mukaan taloustilanteen seuranta on parantunut selvästi: ”Laskennalliset erät, poistot ja palkkojen sosiaalikulut, kirjataan kirjanpitoon tilitoimistossa kuukausittain. Palkat ovat myös samassa järjestelmässä. On helppo katsoa Visma L7:sta kaikki tiedot, palkkatietoja ei tarvitse erikseen viedä mihinkään kustannuslaskentaan. Myös kassavirtalaskelma on tärkeä työväline ja jatkuvassa käytössä.”

 -----------------------------------------------------

Taloushallinnon Visma L7-palvelutiimi Lappeenrannassa

Ulkoistuspalveluiden kysyntä on viime vuosina lisääntynyt. Tämä tarve johti myös Visma L7-järjestelmää käyttävien asiakkaiden palvelemiseen erikoistuneen tiimin perustamiseen.Visma L7-yksikkö on toiminut Visma Servicesin Lappeenrannan toimistossa pian viisi vuotta.

Visma L7-tiimissä työskentelee tiimiesimiehen lisäksi kuusi kirjanpitäjää. Tiimissä hoidetaan kokonaisvaltaisesti taloushallinnon tehtäviä ostolaskujen kierrätyksestä ja maksatuksesta konsernitilinpäätöksiin. Palvelu räätälöidään asiakkaan tarpeiden ja aikataulujen mukaan ja työnjakoa voidaan tarvittaessa muuttaa joustavasti. Lappeenrannan palkkayksikössä hoidetaan myös asiakkaiden palkanlaskenta samassa Visma L7-järjestelmässä. Asiakasyritysten on myös mahdollista järjestää esim. lomatuurauksia Visma Servicesin kanssa, jolloin aikaa vapautuu enemmän varsinaiseen yritystoimintaan.

Asiakasyritysten toimialat vaihtelevat teollisuuden yrityksistä palvelu-, suunnittelu ja energia-alan yrityksiin. Tyypillisesti Visma L7-järjestelmää käyttävät asiakkaat hyödyntävät ohjelman varasto- ja projektiseurantaa. Useilla toimialoilla on siirrytty käyttämään entistä enemmän sähköistä työajanseurantaa ja ostolaskujen kierrätystä, jotka ovat molemmat saatavilla Visma L7-ympäristössä.