Opas Visma Payroll palkanlaskentaohjelman hankintaan

Opas palkanlaskenta­ohjelman hankintaan

Mietitkö palkanlaskentaohjelman hankintaa? Tästä oppaasta löydät vinkkejä pohdintojen tueksi

Hoidettiinpa palkanlaskenta itse tai ulkoistettuna palveluna, palkanlaskijan työnkuva muuttuu entistä enemmän asiantuntijapalveluja tarjoavan ammattilaisen suuntaan. Manuaaliset aikaavievät työvaiheet, paperiset liput ja laput, ylimääräiset selvittelyt ja kyselyt alkavat olla historiaa.

Uuden palkanlaskentaohjelman hankinta ja käyttöönotto voi kuulostaa isolta ponnistukselta kaiken kiireen keskellä; asiaan perehtymiselle ei tunnu löytyvän aikaa ja sen tuomat hyödyt on vaikea hahmottaa.

Nämä vinkit on tarkoitettu pohdintojen tueksi siinä vaiheessa, kun tarkastelet palkanlaskennan prosesseja ja mietit uuden palkanlaskentaohjelman hankkimista.

Oppaassa käsiteltävät aiheet:

1. Mitä kannattaa huomioida palkanlaskentajärjestelmää hankittaessa? 

  • Nykytilan kartoitus
  • Valmistautuminen muutokseen
  • Vaihtoehtojen vertailu ja valinta
  • Käyttöönoton suunnittelu
  • Tiedotus ja koulutukset

2. Millainen on hyvä palkanlaskentaohjelma?

  • Käytettävyys
  • Perustiedot
  • Palkkatapahtumat
  • Palkkojen laskenta
  • Raportointi
  • Yhteenveto

Millainen on hyvä palkanlaskentaohjelma

1. Mitä kannattaa huomioida palkkajärjestelmää hankittaessa?

Nykytilan kartoitus

Aloita kartoittamalla yrityksen palkanlaskentaprosessin nykytila, sen eri vaiheet, mitä hyvää ja mitä ongelmakohtia tai haasteita löytyy. Kiinnitä erityistä huomiota manuaalisiin ja aikaa vieviin vaiheisiin. Onko prosessissa pullonkauloja? Liikkuuko tieto riittävän nopeasti ja oikein? Kartoitus auttaa myös hahmottamaan, kuinka paljon aikaa ja resursseja kuluu eri vaiheissa. 

Muistilista kartoitukseen: 

  • Mitä tarpeita yrityksen käytännöt tai esim. lainsäädäntö tuovat palkanlaskennalle?
  • Millaisia raportointitarpeita on?
  • Mitä eri järjestelmiä/toimintoja nykyinen kokonaisuus pitää sisällään, onko se riittävä?
  • Mistä järjestelmistä halutaan välittää tietoa palkanlaskentaan ja päinvastoin?
  • Mitä hyvää ja/tai huonoa nykyisessä prosessissa ja järjestelmissä on? Mitkä asiat tulisi toimia toisin?
  • Ovatko nykyiset resurssit ja osaaminen riittävää? 

Kartoituksen avulla syntyy kokonaiskäsitys siitä, millaiset yrityksen tarpeet ovat.

Valmistautuminen muutokseen

Uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä tulee aina uutta opittavaa ja totutut rutiinit muuttuvat. Nykytilanteen kartoitus ja tahtotilan määrittäminen ovat hyviä keinoja työstää asiaa yhdessä päätöksentekijöiden ja palkanlaskennan ammattilaisten kanssa. Tällöin osapuolilla on yhteinen ymmärrys siitä, miksi ja miten muutos halutaan toteuttaa.

Customer score - orange.png

Vaihtoehtojen vertailu ja valinta

Kun tiedetään mitä ollaan etsimässä, voidaan lähteä kartoittamaan markkinoilla olevia vaihtoehtoja. Ohjelman ja sen toimittajan valinnalla on merkitystä. 

Järjestelmän valinnassa tulee huomioida se, että se vastaa yrityksen tarpeisiin. Sen liitettävyys toisiin järjestelmiin on hyvä tarkistaa. Ohjelmiston tulisi olla myös helppokäyttöinen ja selkeä, ja prosessien tulisi olla mahdollisimman automatisoituja. Pilvipalveluina tarjottavien ohjelmien etuna on se, että niitä voidaan käyttää myös etänä, ne eivät ole aikaan ja paikkaan sidottuja. 

Pelkkä ohjelma ei yksistään ratkaise kaikkea, on hyvä varmistaa myös millaiset resurssit ja palvelut toimittajalla on ohjelmiston käyttöönottoon ja käyttötukeen, sekä itse ohjelmiston kehitykseen ja ylläpitoon. Kannattaa myös kysyä, onko ohjelmalla referenssiasiakkaita. 

Eri järjestelmien hinnoittelussa on eroja eivätkä ne ole suoraan verrattavissa toisiinsa. Kustannukset ovat helpommin ennustettavissa, mikäli hinnoittelu perustuu esim. palkansaajien määrään ja pitää sisällään mm. päivitykset ja sovellustuen.

Käyttöönoton suunnittelu

Käyttöönottoon on hyvä nimetä resurssit sekä yrityksen että toimittajan puolelta. Kannattaa myös selvittää etukäteen, miten esimerkiksi tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen on käytännössä hoidettavissa. 

Käyttöönoton kesto vaihtelee, mutta pienimmillään se voi tarkoittaa 1-2 päivää. Palkkajärjestelmän käyttöönoton ajankohta kannattaa miettiä yritykselle parhaiten sopivaan hetkeen. Käyttöönottoa ei ole välttämätöntä tehdä vuodenvaihteessa, sen voi tehdä myös kesken vuotta. 

Käyttöönottotoimien lisäksi käyttöönottokoulutus on tärkeää, jotta uutta järjestelmää osataan käyttää alusta asti tehokkaasti ja virheiltä vältytään. Käyttöönotto ja koulutus onkin hyvä palastella osiin, jotta uutta asiaa on helpompi sisäistää. Mikäli halutaan varmistaa prosessin toimivuus, voidaan tarvittaessa vanhaa ja uutta järjestelmää käyttää hetken aikaa rinnakkain. 

Sujuva käyttöönotto on mahdollista silloin, kun koko prosessi on suunniteltu hyvin ja odotusarvot ovat selkeät ja realistiset.

Tiedotus ja koulutukset

Ennen uuden palkkajärjestelmän käyttöönottoa tulee myös tiedottaa henkilöstöä muutoksista, jotka heitä koskevat. Totuttu käytäntö saattaa muuttua, esimerkiksi kun otetaan käyttöön uusi toimitustapa palkkalaskelmille tai mikäli laskelman ulkoasu muuttuu. 

Koko henkilöstön koulutusten suunnittelu on tärkeää, mikäli muutokset koskevat myös järjestelmiä, joita muutkin kuin palkanlaskijat käyttävät. Esim. paperilappusten sijaan henkilöstö kirjaa omat tietonsa suoraan työajanseurantajärjestelmään. Tai matka- ja kululaskut kuitteineen syötetään paperilomakkeiden sijaan suoraan järjestelmään.


Deadline - orange.png

Tutustu maksutta Visma Payroll palkanlaskenta­ohjelmaan. Maksuton kokeilu ei sido sinua mihinkään eikä vaadi luottokorttitietojen antamista.

Aloita maksuton kokeilu

2. Millainen on hyvä palkanlaskenta­ohjelma?

Käytettävyys 

Selkeä ja helppokäyttöinen ohjelma tehostaa palkanlaskijan työtä. Kun käyttöliittymä on suunniteltu käyttäjää ohjaavaksi, ei aikaa mene asioiden etsimiseen. Myös suoraan käyttöliittymästä löytyvät ohjeistukset helpottavat arkea. Monikielinen käyttöliittymä nousee tärkeään rooliin, mikäli yrityksessä on tarve käyttää ohjelmaa myös muilla kielillä kuin suomi. 

Pilvipalveluna käytettävä palkanlaskentaohjelma tarjoaa selkeitä hyötyjä. Työtä voi tarvittaessa tehdä etänä, tehtäviä voi jakaa eri käyttäjille. Käytettävissä on aina viimeisin ohjelmaversio eikä ohjelmapäivityksistä tai asennuksista tarvitse itse huolehtia. 

Perustiedot 

Palkanlaskentaohjelman pääkäyttäjä - yleensä palkanlaskija - ylläpitää ja hallinnoi järjestelmän perustietoja ja määrityksiä, joiden avulla palkat lasketaan. Perustietojen tulee olla ajan tasalla, jotta laskenta toimii oikein. Osaa ohjelman perustiedoista saatetaan ylläpitää myös ohjelmatoimittajan toimesta, esimerkiksi vuodenvaihteen lakisääteiset muutokset. Usein perustietoja on tarve välittää myös HR- tai taloushallinnon järjestelmästä. Hyvä palkkaohjelma tarjoaa myös tietojen ylläpitoon ja välitykseen tehokkaat työkalut.

Education - orange.png

Palkkatapahtumat 

Palkkatapahtumia voi muodostua monella tapaa. Niitä voidaan syöttää järjestelmään, muodostaa ns. vakiotapahtumista tai välittää muista järjestelmistä. Mitä enemmän näitä toimintoja voidaan automatisoida, sen tehokkaampi, virheettömämpi ja reaaliaikaisempi prosessista saadaan. 

Palkkojen laskenta 

Tehokas palkanlaskentaohjelma mahdollistaa laskentakaavojen ja -sääntöjen hyödyntämisen, jonka perusteella itse laskenta tapahtuu. Laskennassa on otettava huomioon monia eri tekijöitä kuten työehtosopimusten vaatimukset. Kun laskentaa saadaan ohjelman avulla automatisoitua, voi palkanlaskija keskittyä tiedon tulkintaan ja mahdollisten poikkeamien seurantaan. 

Raportointi 

Palkkojen maksatus sekä raportointi, niin viranomaisille kuin yrityksen sisällä, ovat myös tärkeä osa prosessia. 

Integraatio pankkiohjelmaan poistaa yhden manuaalisen vaiheen, tällöin maksuaineisto välittyy suoraan palkkaohjelmasta maksettavaksi pankkiohjelmaan.

Tulorekisterin myötä iso osa viranomaisraportointia on keskittynyt ja muuttunut reaaliaikaiseksi. Raportoinnin toimivuuden ja tietojen oikeellisuuden merkitys siis korostuu entisestään. Sillä on suuri merkitys, kuinka automaattisesti viranomaisraportointi saadaan hoidettua, kun Tulorekisterin myötä on siirrytty maksukohtaiseen ilmoittamiseen.

Palkanlaskennan tulisi tuottaa ajantasaista tietoa myös mm. yrityksen taloushallintoon ja johdolle. Hyvä palkanlaskentaohjelma pystyy tuottamaan tarkkaa tietoa yrityksen palkkakustannuksista. Raportoinnin avulla voidaan tarkastella yrityksen lomapalkkavelkaa, lomia ja poissaoloja, seurata kustannuksia seurantakohteittain huomioiden myös palkkojen sivukulut. Integraatio kirjanpitojärjestelmän kanssa vähentää manuaalisia työvaiheita. 

Paperitulosteena postitettava palkkaerittely ei ole enää tätä päivää - palkkaohjelmissa onkin tarjolla vaihtoehtoisia, kustannustehokkaita ja tietoturvallisia tapoja. Moderneissa palkkaohjelmissa on mahdollista välittää palkkalaskelmat esimerkiksi joko palkansaajan verkkopankkiin tai mobiilisovellukseen, jolloin palkansaaja saa ne helposti käyttöönsä.

HR - division - team - orange.png

Yhteenveto

  • Uuden palkkajärjestelmän käyttöönotto on hetkellinen ponnistus etenkin palkanlaskijalle, mutta pitkässä juoksussa se tuo monia etuja koko yritykselle
  • Turhia ja aikaa vieviä vaiheita vähentämällä työ tehostuu ja virheiden määrä vähenee
  • Palkanlaskija voi keskittyä enemmän asiantuntijatehtäviin
  • Modernit tavat välittää palkansaajien palkkalaskelmat
  • Luotettavaa, tarkkaa ja ajantasaista raportointia sekä viranomaisille että yritykselle itselleen

Tutustu Visma Payroll palkanlaskenta­ohjelmaan – kokeile ohjelmaa maksutta 14 päivän ajan.

Aloita maksuton kokeilu