Opas: Tehokas toiminnanohjaus energia-alan yrityksissä

Opas energia-alan yritysten liiketoiminnan kehittämisen tueksi.

Haastavassa markkinatilanteessa sekä kovan kilpailun keskellä kannattavuudesta huolehtiminen ja kilpailukyvyn säilyttäminen on yritykselle ensiarvoisen tärkeää. Hintojen korottaminen ei useinkaan ole vaihtoehto kannattavuuden parantamiseksi, jolloin ainoaksi keinoksi jää hyödyntää nykyiset resurssit tehokkaammin. 

Toiminnanohjausjärjestelmistä (ERP) saadut hyödyt eivät energiaalalla enää tänä päivänä tule pelkästään sähköisestä laskutuksesta vaan siitä, kuinka tehokasta projektien resursointi on ja kuinka tehokkaasti monimuotoisen toimijaverkoston yhteistyötä pystytään hallitsemaan. Prosessien ja tiedonkulun integroinnilla on suuri merkitys. Sen avulla jokapäiväinen liiketoiminta ja päätöksenteko pohjautuu oikeaan ja ajantasaiseen tietoon. 

Toimintamallien nykyaikaistuminen ja sähköistyminen, kuten sähkönkulutuksen etäluku, ovat muuttaneet toimialan käytäntöjä. Asiakastietojärjestelmät ovat tärkeitä työkaluja alalla, joten saumaton tiedonkulku niiden ja toiminnanohjausjärjestelmän välillä ovat tärkeitä. 

Tämä opas on kirjoitettu niille energia-alan yrityksille, jotka haluavat saada lisää selkeyttä ja hallittavuutta omaan toimintaansa tehokkaan toiminnanohjauksen avulla. Talous- ja palkkahallinnon tarpeet on huomioitu oppaassa, mutta erityistarkastelussa ovat ne energia-alan yritykset, jotka urakoivat eli tekevät myös verkonrakennusta ja laskutöitä. 

Toiminnanohjaus energia-alan yrityksissä perustuu tehokkaaseen projektin- ja tiedonhallintaan. Näiden avulla rakennetaan yhteistyön edellytykset yritysten moniportaisissa alihankintaverkostoissa, joihin yleensä liittyy myös pääurakoitsijan lisäksi useita eri aliurakoitsijoita ja tavarantoimittajia. 

Energiayrityksen tehokkuudelle on tärkeää, että useista eri toiminnoista muodostuvaa tietoa pystytään hyödyntämään ja hallitsemaan selkeästi, ilman tietojen tallentamista useaan kertaan. Lisäksi kun työmaajohdolla on reaaliaikainen ja kokonaisvaltainen näkymä projektin eri osa-alueisiin, on projektin etenemisen hallinnointi, kustannusten seuranta ja siihen varattujen resurssien hyödyntäminen tehokkaampaa.

Suurimmat kipupisteet energia-alan yritysten toiminnassa

Projektien valvonta on yksi energiayritysten suurimpia kipupisteitä ja usein syynä yrityksen muihin tehottomiin toimintoihin. 

Ilman tehokasta seurantaa yritykseltä puuttuu: 

  • Selkeä kuva urakoiden etenemisestä 
  • Tieto projektikustannusten kehityksestä 
  • Tieto työntekijäresurssien käyttöasteesta 
  • Tieto jo tehdyistä, laskutettavissa olevista töistä 
  • Tieto kannattamattomista toiminnoista 

Energia-alan projektitoiminta on monimuotoisuudessaan vaikeasti hallittavaa ja ennustettavaa. Muutosalttius vaikeuttaa kustannusten ja katteen hallintaa.

Suurimmat kipupisteet:

  • Projektin valvonta 
  • Resursointi 
  • Kokonaiskuvan puute 
  • Kustannusten hallinta

Mistä tunnistaa huonosti toimivan toiminnanohjauksen?

Kuinka moni alla mainituista väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi? 

Nämä merkit kertovat siitä, että yrityksen olisi mahdollista tehostaa omaa toimintaansa varsin merkittävästi tehokkaan toiminnanohjauksen avulla. Kaikki erillisten työkalujen, kuten Excelillä, paperilla tai sähköpostilla, avulla hoidettava tiedonkulku on mahdollista hoitaa yhdessä yhteisessä ERP-järjestelmässä. 

Kun yrityksen työntekijät hyödyntävät yhteistä järjestelmää ja toimivat yhteisen tiedon pohjalta, saadaan virheet ja viivästykset minimoitua sekä tehostetaan toimintaa.

Kuinka moni väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi? 

  • Samoja tietoja kirjataan useaan eri kertaan ja monin eri tavoin 
  • Projektikohtaisten aikataulujen ja kustannusten seuranta sekä ennakointi on vaikeaa 
  • Projektien kannattavuutta ei pystytä ennakoimaan projektin aikana 
  • Projektien viivästymisen syyt ovat epäselviä 
  • Projektipäälliköllä ei ole yhtä selkeää rekisteriä työmaalla toimivista henkilöistä 
  • Projektien ja työmaiden tiedot ovat hajallaan tai vain yhden henkilön takana ja tiedonkulku aiheuttaa haasteita 
  • Työhön liittyvien tietojen raportointi on hidasta eikä asiakkaita saada laskutettua halutussa aikataulussa 
  • Tärkeät talouden raportit joudutaan laskemaan järjestelmän ulkopuolella

Tehokkaan toiminnanohjauksen kulmakivet energia-alan yrityksessä

Projektinhallinta ja -valvonta

Urakoihin liittyvät muutokset ja lisätyöt aiheuttavat yleensä yrityksille sellaisia lisäkuluja, joita ei välttämättä saadakaan laskutettua tilaajalta. Tällöin työn kate luonnollisesti pienenee. Jos projektien etenemisen seuranta on heikolla tasolla, on myös kustannusten hallinta haastavaa. 

Useiden yhtäaikaisten ja hajallaan olevien työmaiden seurantaa helpottaa merkittävästi se, jos ERP-järjestelmää on mahdollista käyttää suoraan työmailta käsin. Tällöin integroituun ERP-järjestelmään kerääntyy töiden, tuntien, materiaalien ja ostojen tietoja sitä mukaan, kun niitä kirjataan. Projektipäällikkö pystyy näin koko ajan valvomaan projektin toteumaa suunniteltuun budjettiin nähden ja tekemään ennusteita siitä, mihin suuntaan esimerkiksi juuri kustannukset muuttuvat. 

Kokonaisseurantaa varten ERP-järjestelmään tulisikin saada tallennettua kaikki hajallaan oleva tieto projektin vaiheistuksista, resursseista ja vaikka myös dokumentit työmaapöytäkirjoista. Kun tiedot tallennetaan aina samaan järjestelmään, saadaan projektista kattava kuva, joka päivittyy töiden edetessä ja joka mahdollistaa kannattavuuden nostamisen.

Tuntikirjaukset ja työnohjaus

Energia-alalla työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta, eli niin sanotusti ”kentällä”. Valitettavan monissa tapauksissa työnjohdolla ja työntekijöillä ei kuitenkaan ole käytössään liikkuvan työn hallintaan sopivia yhteisiä työkaluja. 

Jos työt ja tilaukset toimitetaan työntekijöille paperilla, sähköpostitse tai puhelimitse, käy pahimmassa tapauksessa niin, että suurin osa projektiin liittyvistä tiedoista on hajallaan erillisillä lapuilla, Exceltiedostoissa tai työntekijöiden sähköposteissa. Tällöin työnjohdolta puuttuu reaaliaikainen näkymä projektien tilanteeseen. 

Kun tiedot tilauksista tai työtehtävistä välitetään siihen tarkoitetun sähköisen järjestelmän avulla, pysyy sekä työnjohto että työntekijät ajan tasalla siitä, mitä on tehty, mitä tehtäviä on työjonossa, kuka ne hoitaa ja milloin. 

Tehokas tiedonkulku edellyttää, että työntekijät pystyvät kirjaamaan tehdyt työt, tunnit ja käytetyt materiaalit pääjärjestelmään suoraan työn tekemisen paikalta. Kullakin työmaalla tulee siis olla huolehdittu internetyhteyden saatavuudesta ja siitä, että kirjauksia varten on käytössä tarvittavat laitteet ja jokin selainpohjainen järjestelmä. Yritykselle on myös iso etu siitä, että tuntikirjaukset saadaan siirtymään suoraan palkanlaskennan tietoihin ja laskutukseen.

Myynti- ja laskutustoiminnot

Energia-alalla sähköinen yhteistyö aliurakoitsijoiden ja tavarantoimittajien kanssa on varsin kehittynyttä. Materiaalien hinnastot ja saatavuustiedot on usein mahdollista saada suoraan yrityksen omaan ERP-järjestelmään. 

Yhteisen järjestelmän ansiosta työntekijöidenkin on mahdollista toimia yhteneväisesti. Asiakkaan historiatietojen saatavuus tukee myynnin toimintaa ja tiedonkulun parantumisen vuoksi työnjohdossa tiedetään myynnin ja asiakkaan sopimukset. Näin työntekijänkin on mahdollista toteuttaa työ sovitusti. 

Integroidun ERP-järjestelmän ansiosta yrityksen asiakaspalvelu paranee ja laskutuksesta tulee virheetöntä sekä nopeaa. Myös muutoksista aiheutuneet lisäkulut saadaan varmemmin tilaajan maksettavaksi.

Ostotoiminnot

Ostotoiminnan heikko hallinta voi johtaa vääriin materiaalitilauksiin tai -toimituksiin sekä aiheuttaa haasteita projektiaikataulujen pitävyydelle. Kun tarjouslaskennasta saadaan projektissa tarvittavien materiaalien tiedot suoraan ostotilauksiin, on ostojen paikkansa pitävyys varmempaa. 

Automaattiset yhteydet tukkuliikkeiden kanssa nopeuttavat ostotoimintaa kuten myös mahdollisuus tehdä tilauksia mobiilisti suoraan työmaalta. Tämä yhdessä automaatioiden kanssa edistää pienimpienkin ostokulujen saamista projektilaskuille. Ostolaskujen paperiton käsittely on yksi sähköisen taloushallinnon tehokkaimmista osa-alueista. 

Sähköinen ostolaskujen vastaanotto sekä mahdollisuus täsmäyttää ostolaskut automaattisesti ostotilauksiin tekee prosessista hyvin kustannustehokkaan verrattuna manuaaliseen käsittelyyn.

Henkilöstöhallinta ja palkanlaskenta

Kun suurin osa yrityksen työntekijöistä tekee liikkuvaa työtä, kannattaa toiminnassa hyödyntää teknologian tarjoamat tehostusmahdollisuudet. Palkanlaskentatietojen saaminen tuntikirjausten kautta nopeuttaa ja helpottaa palkanlaskijan työtä. 

Paperisten palkkalaskelmien tulostaminen ja postittaminen on resursseja kuluttavaa ja siitä aiheutuu kustannuksia. Kun työntekijät saavat palkkakuittinsa paperisen sijasta sähköisessä muodossa, tehokkuus on huipussaan. Myös työntekijät ovat yleensä tyytyväisiä, kun myös vanhojen palkkalaskelmien tarkastelu tulee helpommaksi. 

Tehokkaaseen henkilöstöhallintoon kuuluu myös ajantasainen henkilöstön osaamis- ja koulutusrekisteri, jonka ylläpito onnistuu helposti yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän kautta. 

Tiesitkö? Energia-alan palveluntuotanto kasvaa voimakkaasti ja sen henkilöstötarpeen on arvioitu jopa kaksinkertaistuvan vuoteen 2020 mennessä. Siksi henkilöstön kouluttamisesta ja ammattitaitoisten resurssien saatavuudesta huolehtiminen on ensiarvoisen tärkeää. Lähde: Energiateollisuuden työmarkkinaskenaario 2020

Integraatiot asiakastietojärjestelmiin

Asiakastietojärjestelmässä toteutetaan asiakkaiden sähkölaskutus. Järjestelmä tuo etälukumittarin kautta tiedot asiakkaan kulutuksesta, jonka perusteella laskutus tapahtuu. Integraatio yrityksen asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmän taloushallinnon välillä onkin tärkeää, jotta tallennettu tieto löytyy yhdellä kirjauksella joka paikasta. 

Ennen integraation toteuttamista prosessi ja tiedonsiirron rajapinnat on syytä kuvata tarkasti. On tärkeää määrittää miten ja minkälaisella aikavälillä tiedot päivittyvät järjestelmien välillä, halutaanko päivitetyt tiedot esimerkiksi päivittäin vai viikoittain. Tekniset vaatimukset on myös hyvä selvittää hyvissä ajoin asiakastietojärjestelmän toimittajalta.

Tehokkaan toiminnanohjauksen hyödyt energia-alan yrityksille

Kun toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmää käytetään oikein, on yrityksen toiminnasta mahdollista saada tietoa, jonka pohjalta kyetään paitsi vahvistamaan yrityksen kannattavia osa-alueita, myös tunnistamaan kannattamattomat toiminnot. 

Energia-alan yrityksissä tämä tarkoittaa sitä, että on mahdollista helpottaa projektien ja työmaiden seurantaa ja sitä kautta helpottaa resursointia, parantaa tiedonkulkua sekä saada parempaa projektikohtaista kustannustietoa. ERP-järjestelmän avulla energiayrityksen on mahdollista toimia tehokkaammin ja siten parantaa toimintansa kannattavuutta.

ERP-järjestelmän hyödyt energia-alan yrityksille 

  • Rahavirtojen kiertonopeus kasvaa 
  • Tiedonkulku parantuu 
  • Työnohjaukseen, työsuorituksiin tai tavarantoimitukseen liittyvien virheiden ja viivästysten määrä vähenee 
  • Kustannusseuranta saadaan reaaliaikaiseksi 
  • Henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi

Lue lisää Energia-alan yrityksille suunnatusta tehokkaasta toiminnanohjausjärjestelmästä, Visma L7:sta. L7:n laajat ominaisuudet takaavat, että toiminnanohjaus vastaa juuri sinun toiveitasi.

Tutustu toiminnanohjausjärjestelmä L7:aan